Vous dirigez une petite entreprise ou une organisation à but non lucratif ? Vos employés ou vous-même voyagez-vous à des fins professionnelles ?
Si vous avez répondu « oui » à ces questions, alors mettre en place une politique régissant vos frais de déplacement et ceux de vos employés est une bonne idée. Vous n'y avez pas encore réfléchi ? — Pas de panique ! — Poursuivez votre lecture afin d’obtenir toutes les informations dont vous avez besoin.
Une politique sur les frais de déplacement pour les petites entreprises définit les règles relatives aux dépenses et aux rapports des employés lors de leurs déplacements professionnels. Elle permet de gérer et de contrôler les frais de déplacement professionnels, en s’assurant qu'ils correspondent aux objectifs de votre entreprise ainsi qu’à ses limites financières.
Une politique sur les frais de déplacement contribue à la responsabilité financière, à l'efficacité opérationnelle et à la satisfaction des employés au sein de votre organisation. Elle assure la cohérence et la transparence, et aide à la planification financière et la budgétisation.
De plus, la présence d'une telle politique offre à votre organisation un certain niveau de protection juridique. Elle atteste que vous disposez de lignes directrices et de processus clairs, ce qui peut s'avérer utile en cas de litiges ou d'enquêtes judiciaires liés aux frais de déplacement.
Les petites entreprises et les organisations à but non lucratif ont besoin d'une politique sur les frais de déplacement afin de guider leurs dépenses lors des déplacements professionnels. Elle vous aide à gérer intelligemment les fonds limités dont vous disposez, en veillant à ce que vos dépenses soient efficaces et respectent les limites établies. Elle garantit également l'équité entre vos employés, clarifie ce qui est autorisé et facilite le remboursement des dépenses de votre personnel.
En définitive, elle renforce la confiance au sein de votre organisation, encourage les dépenses responsables et garantit la conformité avec la législation et les réglementations fiscales. Enfin, une politique sur les frais de déplacement contribue de manière générale à la santé financière, à la transparence et à l'efficacité de votre petite entreprise ou de votre organisation à but non lucratif.
Une politique complète sur les frais de déplacement professionnel doit apporter des directives claires aux employés et assurer une gestion efficace des dépenses.
Pensez à tous les scénarios de dépenses possibles auxquels vos employés pourraient être confrontés et assurez-vous qu'ils savent exactement quelles dépenses sont couvertes, comment ils doivent procéder à la réservation et au paiement de leur déplacement, comment ils seront remboursés ce qu'ils ont payé eux-mêmes et toutes les restrictions afférentes auxquelles ils doivent penser.
Voici une sélection des différentes sections que vous pourriez vouloir inclure dans la politique sur les frais de déplacement de votre petite entreprise.
Objectif et champ d'application : énoncez clairement l'objectif de la politique et précisez son champ d'application, notamment quels types de dépenses sont couverts.
Autorisation et validation : décrivez la procédure à suivre afin d’obtenir une autorisation avant d'organiser un déplacement. Définissez la hiérarchie de validation et les personnes responsables de la validation des déplacements programmés.
Frais de transport : détaillez les lignes directrices relatives à la réservation et au remboursement des frais de transport, notamment les billets d'avion, de train et les véhicules de location. Précisez les éventuelles restrictions de classe ou de siège.
Frais d'hébergement : apportez des lignes directrices en matière de sélection et de remboursement des frais d'hébergement, notamment les options acceptables et les limites de tarif journalier des chambres.
Repas et frais accessoires : définissez des indemnités journalières pour les repas et les frais accessoires. Précisez les types de dépenses considérées comme accessoires et celles éligibles à un remboursement.
Transports terrestres : abordez les dépenses liées aux transports locaux lors du déplacement professionnel, comme les taxis, les services de covoiturage ou les transports publics.
Frais de communication : précisez les lignes directrices relatives au remboursement des frais de communication, tels que les frais de téléphonie mobile ou les frais d'accès à Internet lors du déplacement.
Frais de divertissement : guidez les frais de divertissement encourus au cours d'un déplacement professionnel, notamment les éventuelles limites ou exigences de validation.
Justification des dépenses : décrivez clairement les justificatifs nécessaires au remboursement, notamment les reçus pour l'hébergement, les transports, les repas et les autres dépenses admissibles.
Procédures de remboursement : détaillez la procédure de soumission et de traitement des demandes de remboursement des frais de déplacement. Précisez le délai de soumission et la méthode de remboursement.
Limites de dépenses : définissez des limites pour certaines dépenses afin de contrôler les coûts, par exemple des limites journalières ou par repas.
Déplacements internationaux : abordez les aspects spécifiques des déplacements internationaux, notamment le change de devises, les exigences en matière de visa et d'autres considérations transfrontalières.
Respect de la politique : insistez sur l'importance du respect de la politique sur les frais de déplacement. Communiquez les conséquences du non-respect de cette politique.
Mises à jour et communication : établissez un processus de mise à jour de la politique et de communication des modifications aux employés. Assurez-vous que les employés connaissent et comprennent la politique.
Enregistrement des données : encouragez les employés à tenir des comptes précis de leurs dépenses à des fins d'audit et de rapports.
Conformité juridique : veillez à ce que la politique respecte les réglementations fiscales et les autres réglementations en vigueur afin d'éviter tout problème juridique.
Exceptions et circonstances particulières : définissez les circonstances pouvant mener à envisager des exceptions à la politique. Décrivez le procédures de demande et de validation des exceptions.
Responsabilités des employés : définissez clairement les responsabilités des employés concernant le respect de la politique, notamment en matière la soumission des notes de frais dans les délais impartis et l'exactitude des justificatifs.
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