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La gestion et la budgétisation des besoins de déplacement des employés peuvent demander beaucoup de temps. De nombreuses entreprises font le choix de la sous-traitance qui peut prendre la forme d’une agence de gestion des voyages d’affaires (TMC pour ses sigles en anglais) ou d’un logiciel de voyages d’affaires (BTS pour ses sigles en anglais). Chacune de ces solutions de gestion des voyages d’affaires offre différents types d’assistance et d’avantages. Observons ce que sont ces deux solutions et ce qu’elles peuvent vous offrir.
Une Agence de Gestion de voyages d’affaires (ou TMC dans ses sigles en anglais) est une agence indépendante qui offre des services de gestion des voyages d’affaires à des entreprises. Cela inclut la réservation de vols, d’hôtels, voitures, salles de réunion, taxis et restaurants. Des TMC proposent également des services supplémentaires comme la rédaction de politiques de déplacement, les frais de gestion et l’offre d’un service d’assistance au client pour traiter tout événement imprévu avant et pendant le déplacement. Elles disposent généralement d’une équipe d’agents de voyage qui offrent un soutien et des conseils aux entreprises.
Le principal avantage d’une TMC est qu’elle fournit une solution globale avec un soutien personnalisé. Votre entreprise n’aura pas besoin de déployer ses employés pour organiser un voyage d’affaires. Pour l’essentiel, vous externaliserez un service de gestion des voyages. Bien que les TMC peuvent généralement vous trouver les meilleures aubaines et vous faire économiser de l’argent sur les vols, l’hébergement, etc. vous aurez à rémunérez leurs services tout en réalisant des économies.
Le logiciel de voyages d’affaires (BTS dans ses sigles en anglais) est une solution technologique pour la gestion des voyages d’affaires qui met vos employés dans le contrôle de l’organisation de leurs déplacements. Il offre une interface simple, facile d’utilisation contenant une gamme flexible d’options de voyage. Les processus sont rationnalisés et exhaustifs, permettant à vous et à vos employés à tout moment de contrôler vos préparatifs de voyages d’affaires moyennant un effort minime.
Outre les déplacements et les réunions d’affaires, le logiciel peut :
Gérer les trajets quotidiens et les heures après le travail
Evénements d’entreprises
Voyage client
Le logiciel vous permet également d’établir et de faire appliquer des politiques de voyage de l’entreprise et individuelles. Grâce à des fonctionnalités comme les outils de réservation en ligne, le suivi des dépenses et la gestion du profil de voyageur.se, un BTS peut rendre la gestion d’un voyage d’affaires plus aisée, meilleur marché et plus efficace.
Le choix d’une TMC ou d’un BTS dépend des besoins et des préférences spécifiques de votre voyage d’affaires. La TMC et le BTS offrent à votre entreprise une solution de gestion de voyage d’affaires, avec différentes approches et avantages. Néanmoins, si l’idée de contrôler totalement tous les besoins et les frais de déplacement vous convient, pourquoi ne pas aller plus loin en découvrant notre app, le dernier logiciel de voyages d’affaires, Business Travel Software, présenté par l’app Mobility Super App avec le plus grand choix de véhicules pour les consommateurs européens.
Le logiciel de gestion des voyages d’affaires (BTS dans ses sigles en anglais) est un outil essentiel pour les entreprises dont les employés se déplacent régulièrement et pour ceux et celles qui doivent voyager une fois de temps en temps.
Il permet à vos employés plus de flexibilité lorsqu’ils se déplacent, leur donne plus de visibilité sur l’évolution de votre entreprise et supprime le stress des justificatifs manuels des déplacements.
Le logiciel de gestion des voyages d’affaires est un outil puissant et souple, vous permettant de contrôler facilement votre voyage d’affaires, tout en vous concentrant sur le plus important pour votre entreprise. Découvrez les cinq raisons pour lesquelles un BTS pourrait bien vous aider à répondre aux besoins de votre entreprise.
FREE NOW for business est un BTS qui s’appuie sur une imposante flotte de véhicules de location confortables et privés.
Comprenant la principale entreprise de transports non polluants d’Europe, fournissant une expérience des voyages plus agréable et efficace pour vos employés tout en minimisant l’empreinte carbone de votre entreprise et en remplissant vos objectifs de développement durable.
L’app FREENOW Mobility Super App incorpore plusieurs autres fonctionnalités telles que la réservation et l’enregistrement mobiles, la gestion des déplacements et les alertes aux voyageurs, tout en améliorant l’expérience de vos employés. Vous pouvez aussi l’utiliser pour que votre équipe rentre saine et sauve après avoir travaillé tard ou à l’occasion de la fête de Noël. Le Web Booker vous permet aussi de réserver un taxi pour vos clients sans avoir à télécharger l’app.
Un BTS comme Admin Panel de FREENOW for Business offre une gamme de fonctionnalités utiles telle qu’aider les entreprises à économiser sur les frais de déplacement. Vous pouvez garder le contrôle de vos dépenses en comparant les prix de plusieurs vendeurs et en créant et en suivant les politiques des voyages spécifiques et les centres de coûts.
Un BTS peut simplifier le voyage d’affaires grâce à une plate-forme unique où les employés peuvent chercher et réserver des vols, hôtels, voitures de location, autobus, trains et une gamme d’autres services. Ce processus de réservation rationnalisé économise du temps et réduit le risque d’erreurs ou de duplication. Par ailleurs, tous les paiements sont centralisés, avec des rapports détaillés des dépenses et une seule facture mensuelle. Il élimine les tâches ennuyeuses du traitement des dépenses. Vous pouvez suivre les déplacements en temps réel via un tableau de bord central.
Les utilisateurs de FREENOW for Business bénéficient d’informations actualisées sur leurs itinéraires. Cela permet aux employés d’adapter leurs plans rapidement et d’éviter une perte de temps. Ils peuvent également choisir les options les plus appropriées à leur voyage. Si des plans sont modifiés pour quelque raison que ce soit, ils peuvent facilement réserver une voiture de location via l’app, voir la date de leur arrivée et la durée de leur voyage.
Le logiciel FREENOW suit l’empreinte carbone de chaque employé en voyage d’affaires et fournit des rapports détaillés sur le CO2. Vous pouvez utiliser ces données pour élaborer vos objectifs de développement durable et dynamiser votre stratégie de la RSE. Il permet d’effectuer aisément des ajustements à vos politiques de voyage en vue de réduire les émissions.
Ces cinq points ne sont que des exemples de la façon dont le BTS comme FREENOW for Business vous aide à préparer vos voyages d’affaires. Avec un BTS :
Vous économiserez du temps et de l’argent,
Vous faciliterez la vie de vos voyageurs,
Vous observerez vos voyages d’affaires en temps réel et garderez le contrôle de vos frais de déplacement.
Vous démontrerez le compromis de votre entreprise en matière de voyages d’affaires durables.
Le logiciel FREENOW Business Travel, l’Admin Panel, offre une large variété de fonctionnalités qui aideront vos besoins en matière de gestion des voyages, à savoir :
Gestion des comptes de l’entreprise – FREENOW est une agence de voyages d’affaires offrant une plate-forme de gestion des voyages centralisée pour la gestion des comptes des voyages d’affaires, permettant aux entreprises d’ajouter et de supprimer facilement des employés, d’élaborer des politiques de voyages et de contrôler les frais de déplacement.
Covoiturage et réservation de taxis – FREENOW permet aux employés de réserver facilement des voitures de location et des taxis pour leurs voyages d’affaires via une plate-forme, en réduisant le besoin de multiples app ou services.
Suivi des dépenses en temps réel – contrairement à d’autres fournisseurs de voyages d’affaires, FREENOW suit les frais de voyage en temps réel, procurant aux employés un aperçu exact et exhaustif de leurs dépenses et en facilitant la soumission de notes de frais.
Paiement via app – FREENOW offre des options de paiement via app, en réduisant les besoins des employés de transporter de la monnaie ou des cartes de crédit pendant leurs voyages d’affaires et de leur permettre de payer tous les frais de déplacement avec une facture mensuelle.
Soutien en faveur du développement durable – FREENOW propose des options de voyage durables comme les véhicules électriques, les eMopeds et le covoiturage, en promouvant plus de voyages d’affaires écologiques, ainsi que des rapports détaillés de sorte à suivre votre empreinte carbone et à atteindre les objectifs RSE.
Création et application de politiques de voyage – FREENOW vous permet de créer des politiques de voyage spécifiques et des centres de coûts pour chaque équipe ainsi que de suivre les dépenses en temps réel afin de vous assurer de garder contrôle de vos dépenses.
Si vous avez des doutes quant à la solution de la gestion des voyages pour vous, examinez la plate-forme FREENOW for Business et commencez gratuitement. La plate-forme globale du logiciel de voyages d’affaires offre des solutions de gestion des voyages d’entreprises qui apportent un appui en matière de gestion des comptes, de covoiturage et de réservation de taxis. Elle aide au suivi des dépenses, des paiements, de la durabilité et bien plus encore. Gérer vos voyages d’affaires n’a jamais été aussi facile – pour découvrir comment vous pouvez aider vos employés à circuler librement sans problèmes tout en économisant du temps et de l’argent.
