La gestion des frais de voyage d'affaires peut s'avérer complexe. C'est pourquoi nous vous expliquons tout ce que vous devez savoir. En commençant par le début : Que sont exactement les frais de voyage d'affaires ?
Nous nous pencherons ensuite sur les défis auxquels nous sommes tous confrontés en matière de frais de voyage d'affaires, notamment sur la manière de réduire les coûts et de fixer une limite de dépenses adaptée à votre entreprise.
Alors, attachez vos ceintures, faites tourner le moteur … c'est parti !
Si votre travail vous oblige à vous déplacer ailleurs que sur votre lieu de travail habituel - pour rendre visite à des clients ou à d'autres succursales de l'entreprise, par exemple - les frais que vous engagez pendant ce déplacement sont appelés frais de voyage d'affaires. En d'autres termes, ils représentent de l'argent que vous n'auriez pas eu à dépenser si vous aviez travaillé sur votre lieu de travail habituel.
Les frais de voyage d'affaires comprennent le coût de tous les moyens de transport que vous utilisez pour vous rendre à destination - les plus populaires étant les proverbiaux avions, trains et automobiles. La liste des frais de déplacement professionnel ne s'arrête cependant pas là, puisque l'hébergement, les repas et tout équipement nécessaire à l'accomplissement de votre travail en dehors de votre domicile peuvent également être inclus.
Pourquoi est-il important de savoir ce qui est considéré comme des frais de voyage d'affaires ? En termes simples, si vous travaillez pour une entreprise, vous pouvez raisonnablement vous attendre à ce que celle-ci vous paie ou vous rembourse les frais que vous avez engagés et qui sont directement liés à votre voyage d'affaires.
Le suivi des frais de voyage d'affaires est important pour les entreprises et les indépendants. Pourquoi ? Parce que ces frais sont généralement déductibles du revenu imposable et peuvent être utilisés pour réduire le montant de l'impôt à payer.
Les entreprises qui doivent effectuer de nombreux voyages d'affaires disposent généralement d'une politique en matière de voyages d'affaires et de dépenses. Cette politique les aide à suivre les frais de voyage légitimes tout en veillant à ce qu'ils restent à un niveau raisonnable, ce qui peut être un exercice d'équilibre délicat.
« Combien puis-je réclamer pour mes frais de voyage d'affaires ? » En tant que salarié, cela dépend de l'endroit où vous vous rendez et des détails spécifiques de la politique de voyage de votre entreprise.
Si vous êtes un travailleur indépendant ou une société, cela dépendra de la réglementation spécifique du pays dans lequel vous êtes résident fiscal. Les frais de voyage des travailleurs indépendants et des sociétés à responsabilité limitée sont soumis à des règles strictes, et les entreprises doivent donc s'y conformer.
Plus les frais de voyage d'affaires sont nombreux, plus il est difficile d'en assurer le suivi. Pour un travailleur indépendant qui voyage quelques fois par an, il peut suffire de disposer d'un seul compte ou d'une seule carte de crédit pour toutes ses dépenses professionnelles.
Si vous voyagez plus régulièrement ou si vous êtes une entreprise qui envoie plusieurs employés en voyage d'affaires, vous devrez probablement envisager de faire appel à une société de gestion des voyages ou à un logiciel de gestion des voyages et des dépenses. Chacune de ces solutions présente des avantages particuliers et votre choix dépendra de votre situation.
Le recours à une société de gestion des voyages est une bonne solution si vous ne disposez pas du temps et des ressources nécessaires au sein de votre entreprise pour gérer les réservations, les politiques et les dépenses liées à vos voyages d'affaires. Il s'agit essentiellement d'externaliser un service de voyages d'affaires qui s'occupera de toute l'administration liée à vos voyages d’affaires.
Si vous préférez garder le contrôle de vos voyages d'affaires et de vos dépenses, le logiciel de gestion des voyages et des dépenses est une excellente alternative.
Il existe sur le marché de nombreux fournisseurs de logiciels de gestion des voyages et des frais, dont la convivialité et les fonctionnalités varient. La plupart sont conçus pour les grandes entreprises qui emploient un ou plusieurs Travel Managers.
Les Travel Managers ont souvent besoin d'une formation spécifique pour les utiliser efficacement. Si vous recherchez le meilleur logiciel de gestion des frais de déplacement professionnel en termes de facilité d'utilisation et de flexibilité, et qui peut être utilisé par des entreprises de toutes tailles, consultez FREENOW for Business.
Avec des fonctionnalités telles que des outils de réservation en ligne, le suivi des dépenses et la gestion des politiques de voyage d'entreprise et individuelles, une application de voyage d'affaires comme celle fournie par FREENOW peut rendre la gestion de vos voyages d'affaires et de vos dépenses plus facile, plus efficace et moins coûteuse.
L'application de voyage d'affaires de FREENOW, Admin Panel, est l'une des meilleures applications de suivi des frais de voyage. Elle met l'organisation des voyages d'affaires entre les mains de ceux qui en ont besoin, sans ajouter de stress supplémentaire.
Vous-même ou vos employés pouvez organiser des voyages de la manière qui vous convient le mieux tout en restant synchronisés avec un système de gestion central. Il permet de suivre les dépenses et de s'assurer que votre politique de voyage est respectée.
Les dépenses simplifiées - obtenez des rapports de dépenses détaillés en cliquant sur un bouton, centralisez vos paiements et payez avec une seule facture mensuelle. De plus, les grands comptes sont simplifiés grâce à l'automatisation des dépenses via les intégrations SAP Concur et Amadeus Cytric.
Réduisez les coûts - créez et suivez des politiques de voyage et des centres de coûts individuels pour vous assurer de garder le contrôle de vos dépenses.
Réduction de l'empreinte carbone de votre entreprise - FREENOW se targue d'avoir l'une des plus grandes flottes de véhicules électriques et à zéro émission d'Europe pour aider à réduire l'empreinte carbone de votre entreprise. Son logiciel permet de suivre l'empreinte carbone de chaque voyageur d'affaires et de fournir des rapports détaillés sur les émissions de CO2. Ces informations peuvent être utilisées pour fixer vos objectifs en matière de développement durable et alimenter votre stratégie RSE, vous permettant ainsi d'apporter des ajustements à vos politiques de voyage afin de réduire votre empreinte.
Budget de mobilité - lorsque vos employés utilisent l'app FREENOW pour leurs déplacements professionnels, vous pouvez également leur offrir un avantage qui rivalise avec le fait de disposer de leur propre voiture de fonction. Ils obtiennent un budget mensuel à dépenser pour leurs déplacements personnels, qu'il s'agisse de trajets domicile-travail, de soirées ou de vacances.
Bien qu'ils constituent souvent un élément essentiel des activités de votre entreprise, les frais de voyage peuvent facilement devenir incontrôlables et finir par vous coûter plus cher que nécessaire.
Pour éviter cela, il convient d'élaborer une politique en matière de frais de voyage qui indique clairement les catégories de frais de voyage d'affaires à prendre en compte et fixe des plafonds de dépenses.
Voici quelques conseils pour fixer des limites de dépenses équitables à la fois pour l'entreprise et pour les voyageurs :
● Transport
Voyages aériens - la plupart des voyageurs d'affaires acceptent de voyager en classe économique pour les vols court-courriers.
Transports terrestres - encouragez les voyageurs à utiliser les moyens de transport les plus rentables et les plus rapides.
● Hébergement - donnez aux employés le choix d'une chambre standard dans un hôtel d'un certain niveau d'étoiles ou fixez un prix maximum par nuit.
● Repas
Allocation journalière - fixez une allocation maximale par jour, ce qui permet à vos employés de choisir le montant qu'ils consacreront à chaque repas.
Alcool - la plupart des entreprises précisent que les boissons alcoolisées ne sont pas incluses, à moins qu'elles ne fassent partie de la réception d'un client.
Pourboires - adaptez votre politique en matière de pourboires à chaque pays, c'est-à-dire que lorsque le pourboire est attendu, comme aux États-Unis, couvrez le montant standard, s'il n'est pas déjà inclus dans la facture en tant que frais de service.
● Divertissements - la plupart des entreprises les gèrent en fixant une limite ou une fourchette par client.
● Extras - précisez quels sont les extras nécessaires qui sont inclus, par exemple l'accès Wifi, le parking, l'impression, etc.
Avec le logiciel de voyage d'affaires FREENOW, vous pouvez facilement établir vos politiques de voyage et vous assurer qu'elles sont respectées.
Il vous suffit de définir vos règles et restrictions de voyage l’app Admin Pan. Vous pouvez limiter les déplacements en fonction du lieu, du type de véhicule, du type de paiement et plus encore, en personnalisant votre compte en fonction des besoins de votre entreprise.
Les voyages d'affaires sont une activité importante. Chaque année, des milliers de personnes se déplacent pour des raisons professionnelles et même les petites entreprises sont désireuses de profiter de l'économie mondiale. Pourtant, les voyages d'affaires ne sont pas bon marché et les petites entreprises doivent soigneusement évaluer si l'investissement en vaut la peine.
Le coût moyen d'un voyage d'affaires peut varier énormément en fonction de la destination. En ce qui concerne l'avion, un vol entre deux villes européennes peut coûter entre 200 et 500 euros si vous optez pour un vol régulier, ou à peine 10 euros si vous optez pour un vol économique et que vous attendez les bonnes affaires. En revanche, si vous optez pour un vol long-courrier en classe affaires, vous pouvez vous attendre à un prix à quatre chiffres.
Les taux kilométriques pour les trajets en voiture varient également d'un pays à l'autre, allant de 0,19 € en Espagne à 0,53 € en Finlande. Les écarts sont encore plus marqués pour les taxis, avec un trajet de 3 km allant de moins de 1 € à New Delhi à plus de 20 € à Zurich.
Hormis les frais de transport, la dépense quotidienne moyenne en Europe est d'environ 400 à 500 euros, alors qu'elle est un peu moins élevée aux États-Unis, où elle se situe aux alentours de 300 à 400 euros. C'est en Asie que les voyages d'affaires sont les moins chers, New Delhi affichant une fois de plus l'un des prix les plus bas avec environ 200 euros par jour.
Les voyages d'affaires peuvent être extrêmement rentables pour une entreprise - sinon, ils ne seraient pas si importants ! En prenant le temps de vous assurer que vous ne dépensez pas plus que nécessaire, vous en ferez un investissement encore plus rentable. Voici donc quelques conseils pour vous aider à réduire vos frais de voyage d'affaires :
Élaborer une politique claire et complète en matière de voyages d'affaires et de dépenses.
Encouragez la flexibilité des déplacements pour profiter des meilleures offres de voyage.
Si vous êtes enregistré à la TVA, n'oubliez pas de la réclamer sur vos frais de voyage.
Encouragez l'utilisation des transports publics ou partagés lorsque cela est possible.
Proposez des incitants aux employés soucieux de leurs déplacements pour les encourager à faire des économies.
Utiliser une application de voyage d'affaires comme FREENOW for Business pour obtenir les meilleurs tarifs et garder le contrôle de vos dépenses.
Si vous ne savez toujours pas quels frais entrent dans la catégorie des frais de voyage d'affaires, voici quelques exemples de frais de voyage d'affaires que vous pouvez déduire fiscalement
Voyage en avion, en train, en bus ou en voiture entre votre domicile et votre lieu de travail. (Si un billet vous est fourni ou si vous voyagez gratuitement dans le cadre d'un programme pour voyageurs fréquents ou d'un programme similaire, votre coût est nul).
Les tarifs des taxis ou autres types de transport entre :
o l'aéroport ou la gare et votre hôtel
o l'hôtel et le lieu de travail de vos clients, le lieu de votre réunion d'affaires ou votre lieu de travail temporaire.
L'expédition de bagages et de matériel d'échantillonnage ou d'exposition entre votre lieu de travail habituel et votre lieu de travail temporaire.
L'utilisation de votre voiture pendant que vous êtes à votre destination professionnelle. Vous pouvez déduire les dépenses réelles ou le taux kilométrique standard, ainsi que les péages et les frais de stationnement liés à l'activité professionnelle. Si vous louez une voiture, vous ne pouvez déduire que la partie correspondant à l'utilisation professionnelle pour les dépenses suivantes
Hébergement et repas non liés à des divertissements
Nettoyage à sec et blanchisserie en dehors de votre domicile
Les appels professionnels pendant votre voyage d'affaires (cela inclut les communications professionnelles par fax ou autres appareils de communication).
Les pourboires que vous payez pour des services liés à l'une de ces dépenses.
D'autres dépenses ordinaires et nécessaires similaires liées à votre voyage d'affaires (ces dépenses peuvent inclure le transport vers et depuis un repas d'affaires, les frais de location d'un ordinateur, le stationnement d'une voiture, etc.).
En conclusion, adopter des outils modernes comme l’app Admin Panel de FREENOW pour les voyages d'affaires n'est pas seulement une décision intelligente, c'est aussi une stratégie pour gérer efficacement les dépenses liées aux voyages d'affaires. Découvrez ici comment nos voyages d'affaires peuvent transformer vos processus.
