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Le propre de l’entreprise est l’interaction et pour un voyage d’affaires, maîtriser correctement l’étiquette peut faire la différence entre atteindre vos objectifs et gaspiller du temps et de l’argent!
Comme toute autre forme d’interaction sociale, elle peut parfois apparaître comme un champ de mines, notamment si vous n'en êtes qu'à vos débuts ou si vous souhaitez élargir votre participation dans l’économie mondiale.
Si vous songez à établir vos activités à un autre niveau dans un nouveau domaine voire même d’un pays… pas de panique ! Suivez simplement ces règles des étiquettes des voyages d’affaires et vous serez alors sur la bonne voie pour de nouvelles et fructueuses relations d’affaires.
Tout groupe social a certaines attentes sur la façon dont ses membres se comportent s’ils veulent être acceptés par le groupe.
Les affaires ne sont pas différentes. L’étiquette des affaires fait simplement référence aux exigences et aux attentes généralement admises chez les professionnels. Elles peuvent légèrement varier d’une culture à l’autre. Mais vous serez soulagé d’entendre que les principes de base sont les mêmes.
Que vous vous prépariez pour un important entretien d’embauche ou pour embarquer dans votre premier voyage d’affaires, ces règles essentielles de l’étiquette des affaires vous aideront à faire bonne impression.
Les règles de l’étiquette des affaires sont basées sur les bonnes manières et sur le traitement des personnes avec respect. Vous trouverez ci-après des exemples de base sur l’étiquette des affaires que nous vous suggérons de suivre:
Être à l’heure – que ce soit pour un entretien d’embauche ou pour une réunion d’affaires, il est important d’être à l’heure. Être ponctuel est une preuve de respect envers les personnes et leur temps. Si vous êtes inévitablement empêché, le leur faire savoir et présenter vos excuses.
Saluer en se serrant la main – c’est la norme reconnue dans le monde entier et cela donne le ton de la rencontre. Penser toujours à tendre la main.
Respecter le code vestimentaire – être toujours vêtu professionnellement à moins de savoir avec certitude que vous pourrez porter des vêtements décontractés.
Appeler les personnes par leur nom – cela montre votre intérêt pour elles. Ne pas craindre de demander leur nom en cas d’oubli.
Frapper à la porte avant d’entrer dans un bureau – ne penser pas que c’est bien d’interrompre quelqu’un en train de travailler. Frapper à la porte, dites “bonjour” et demander poliment à la personne si elle a du temps à partager avec vous.
Confirmer votre présence à des manifestations et des réunions – veiller à toujours informer les personnes dès que possible que vous assisterez ou non et ne pas confirmer votre participation si vous n’allez pas vous y rendre.
Vérifier vos envois avec le plus grand soin – contrairement à WhatsApp ou à iMessage, un courriel, une fois transmis, ne peut être repris, il est donc recommandé de l’examiner très soigneusement avant d’appuyer sur le bouton d’envoi. S’assurer que le ton est approprié et qu’il n’y a pas de fautes d’orthographe et de grammaire. Même en écrivant à quelqu’un de façon informelle, veiller à ce que le ton employé soit professionnel et poli.Nous allons maintenant nous familiariser avec les bases. Voici comment vous pouvez affirmer votre étiquette des affaires en voyage d’affaires et lors des rencontres avec des clients.
Lors des voyages pour rendre visite à vos clients, vous-même et votre entreprise avez déjà beaucoup investi pour établir des relations. La dernière chose à faire est d’abandonner cet investissement à cause du manque de l’étiquette des voyages d’affaires.
Toutes les règles relatives à l’étiquette des affaires dont nous avons parlé plus haut s’appliquent aussi lorsque vous faites un voyage d’affaires et l’une des plus importantes est la ponctualité.
Voyager peut prendre du temps et entrainer des retards inattendus, aussi veiller à planifier votre voyage en tenant compte de cet aspect et prévoir suffisamment de temps pour vous rendre à votre réunion à l'heure convenue.
Voici quelques conseils supplémentaires en matière d'étiquette pour que vos voyages d'affaires produisent les résultats positifs que vous espérez:
Prendre connaissances des coutumes et des règles d’étiquette locales – assurez-vous de connaître les coutumes locales et les attentes du lieu où vous vous rendez. Même si vos négociations se déroulent en anglais, le fait d'apprendre à saluer dans la langue locale et de connaître les choses à faire et à ne pas faire montre que vous êtes conscient d'être un invité et que vous respectez la culture locale. Prêtez une attention particulière aux coutumes locales en matière d'alimentation et de boisson, qui peuvent être très différentes d'un pays à l'autre.
Éviter les sujets controversés – En règle générale, il est préférable d'éviter la religion et la politique, mais veillez également à ne pas vous prononcer sur des questions locales sensibles ou à ne pas aborder des sujets dont il n'est pas habituel de parler dans un cadre professionnel.
Connaître la politique de voyage de votre entreprise – veillez à lire et à comprendre les politiques de votre entreprise en matière de voyages d'affaires et à communiquer avec vos compagnons de voyage. Soyez particulièrement attentif à qui organise quoi et ne vous contentez pas de supposer que quelqu'un d'autre a organisé les choses. Connaissez votre emploi du temps et assurez-vous que les personnes qui vous attendent le connaissent également.
L'étiquette des affaires n'est pas différente lorsque vous voyagez. Les voyages d'affaires peuvent être stressants et il est facile d'oublier les personnes lorsque l'on est concentré sur ce que l'on veut accomplir. Pourtant, les personnes et les relations sont au cœur des voyages d'affaires. Voici donc les 3 règles de l'étiquette des affaires pour nous aider à ne pas oublier les personnes que nous sommes venus rencontrer.
Reconnaissance : nous voulons tous être vus et appréciés, tant sur le plan personnel que professionnel. Accorder du temps et de l'attention aux personnes, reconnaître le temps qu'elles prennent pour vous rencontrer et s'intéresser à elles vous permettra de construire des relations professionnelles fructueuses.
Respect : Aretha Franklin l'a chanté et nous l'attendons tous, mais nous devons commencer par le donner. Nous faisons preuve de respect en étant ponctuels et polis, en reconnaissant l'importance du travail, du temps et de la culture de chacun, en effectuant nos recherches et en nous écoutant les uns les autres.
Réponse : la communication est à double sens. Le moyen le plus sûr de nuire à une relation est d'ignorer quelqu'un ou de le laisser à l'écart. Répondez toujours poliment aux demandes et avec respect, même si la réponse doit être "non". Si possible, essayez d'anticiper les informations dont les autres auront besoin pendant votre voyage et informez-les à l'avance, avant même qu'ils n'aient besoin de les demander.
Voilà donc les principes de base de l'étiquette des affaires dans votre pays et en voyage. S’ils sont respectés, ils vous permettront non seulement de naviguer avec succès sur les eaux agitées de la vie professionnelle et des voyages d'affaires, mais aussi, nous l'espérons, de créer des eaux plus calmes dans lesquelles nous pourrons tous nous épanouir.
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