5 types de voyages d’affaires et leurs spécificités
Après la crise de la COVID-19, les voyages d’affaires ont fait leur grand retour en 2022 et devraient continuer d'augmenter en 2023.
Même si Zoom est entré dans les habitudes, la plupart des entreprises ont conscience de l’importance des rendez-vous en physique. Après tout, rien de tel qu’une poignée de main pour sceller un accord !
Nous entendons déjà certains d’entre vous dire que les déplacements professionnels peuvent plomber un budget, mais s’ils sont bien gérés, ils peuvent se transformer en avantage et en levier de motivation pour votre personnel.
Il n’y a pas une, mais une multitude de mobilités d’entreprise. Elles varient selon la forme, la taille et les besoins des organisations. Que vous souhaitiez établir une relation commerciale ou un partenariat pour promouvoir vos produits et services, trouvez le type de mobilité qui vous convient selon ses spécificités et avantages recherchés.
Voici une liste non exhaustive de raisons de se déplacer pour le travail, ainsi qu’un aperçu des avantages et défis spécifiques à chacune d’entre elles.
Aujourd’hui, les entreprises se démènent pour instaurer une cohésion au sein de leurs équipes et impliquer leurs collaborateurs. Des sorties dépaysantes sont un excellent moyen de réaffirmer les valeurs de votre entreprise, créer des relations au sein de vos équipes et vivre la collaboration.
La créativité et l’innovation nécessitent de « changer d’air ». Quoi de mieux que d’extraire vos équipes de leur routine et de les emmener dans un endroit inhabituel ?
Une sortie d’entreprise réussie nécessite une solide organisation, surtout s’il y a des kilomètres à faire. Vous devez tout prévoir de A à Z : l’aller-retour, l’hébergement, les repas, les activités, etc. Si vous souhaitez que vos collaborateurs et collaboratrices se sentent considérés, motivés et inspirés, évitez les endroits difficilement accessibles ou les hébergements et les repas « douteux ».
Pour mettre toutes les chances de votre côté, un voyage d’entreprise nécessite une bonne dose d’organisation, mais cela ne veut pas dire que vous devez vous ruiner. De nombreux prestataires d’activités de team-building proposent des tarifs de groupe intéressants pour les clients professionnels. Et les agences de voyages d’entreprise ne manquent pas pour vous aider à optimiser votre budget.
Le mot « bleisure » est la contraction de « business », travail, et « leisure », loisirs. Ce concept consiste à combiner voyage d’affaires et temps pour soi. En proposant à vos équipes la possibilité de profiter de leur temps libre au cours d’un déplacement professionnel, vous augmentez l’attrait de ce type de déplacement auprès de vos collaborateurs.
Ces derniers sont ainsi plus concentrés pendant les heures de travail, au lieu d’essayer de tout caler tant bien que mal dans leur programme pour pouvoir faire un peu de tourisme.
Le « bleisure » est un avantage au personnel qui ne coûte rien à l’entreprise, car vos collaborateurs paient généralement eux-mêmes la partie loisirs du voyage.
Le seul investissement supplémentaire de votre part est le temps nécessaire pour coordonner les détails du voyage avec votre collaborateur. Alors que de plus en plus de personnes ont droit au télétravail, en autorisant vos équipes à transformer leur voyage d’affaires en séjour de « bleisure », elles n’auront même pas à utiliser des jours de congés.
Si les rendez-vous sont programmés en début de semaine, les collaborateurs peuvent télétravailler le reste de la semaine, puis profiter du week-end pour découvrir la ville ou la région. Ainsi, assurez-vous d’actualiser vos règles de voyage pour inclure le « bleisure » si vos collaborateurs vont souvent en voyage d’affaires !
Avec la mondialisation galopante et l’omniprésence d’Internet, nombre d’entreprises cherchent des clients de plus en plus loin, parfois même à l’étranger.
Dans ce cas, la collaboration se fait principalement à distance. Mais instaurer, préserver et intensifier une relation nécessite d’avoir des contacts plus directs. C’est ce qui permet d’établir des liens solides.
Ainsi, que ce soit pour aller à l’autre bout de la ville, du pays ou du monde, la plupart des entreprises allouent une partie de leur budget mobilité pour aller à la rencontre de leurs clients.
Ici, vous devez commencer par chercher la solution la moins chère pour arriver à destination. Aujourd’hui, avec les enjeux climatiques, vous ne pouvez plus vous concentrer uniquement sur le triptyque « Avion, train et voiture », mais pensez également à inclure des moyens de transport plus durables comme les vélos et scooters électriques. Vous devez aussi réfléchir à l’endroit de la rencontre. Dans certains cas, l’entreprise de votre client n’offre pas un cadre convenable ou n’est pas pratique. Optez alors pour un café ou un restaurant par exemple. Si vous devez garantir la confidentialité de vos échanges, louez une salle de conférence dans un hôtel ou profitez d’un des nombreux tiers lieux qui fleurissent partout.
Participation à une conférence
Les conférences et les salons professionnels représentent un autre pan des voyages d’affaires. Il s’agit d’une excellente manière d’entretenir et d’étendre votre réseau, de promouvoir vos produits et vos services, et de vous assurer que vos équipes restent au diapason des évolutions dans votre secteur.
Participer à une conférence ou à un salon implique souvent des investissements conséquents, mais ils portent généralement leurs fruits sur le long terme. C’est ce qui explique sûrement pourquoi on voit apparaître ce type d’évènements un peu partout ces dernières années. Beaucoup de ces conférences et salons ont traversé la pandémie grâce à des programmes virtuels, mais elles sont revenues aussi rapidement que possible à des formats plus traditionnels.
Vous pouvez déléguer des pans entiers de cette organisation à des organisateurs de conférence, p. ex. pour ce qui est de l’hébergement, des repas, des transferts, etc.
Toutefois, les entreprises qui souhaitent contrôler de près leur budget peuvent choisir de s’en occuper elles-mêmes. Et si vous envisagez d’envoyer une ou deux personnes, voire une équipe entière sur une conférence, pourquoi ne pas le combiner avec du bleisure ou même un team-building ?
Aujourd’hui, les voyages d’entreprise ne se limitent pas qu’aux courts voyages d’affaires. De nombreuses grandes entreprises ont des bureaux dans le monde entier et il n’est pas rare qu’elles mutent des collaborateurs pour une certaine période.
Dans certains domaines très spécialisés et de niche, les entreprises assistent leurs clients implantés dans d’autres villes et pays en expatriant des membres de leur personnel le temps nécessaire. Si votre activité nécessite ce type d’expatriation, votre budget alloué à la mobilité inclura très probablement la prise en charge du transport, de l’hébergement et peut-être même des repas pour les collaborateurs que vous dépêchez à l’étranger.
Mobilité professionnelle et moyens de transport
Lorsque vous élaborez vos règles de voyage, pensez aux aspects suivants :
- Coûts
- Distance
- Durabilité
- Accessibilité
- Nombre de voyageurs
Voici les différents moyens de transport possibles selon vos réponses à ces cinq critères.
Voitures de société : cette solution est proposée traditionnellement par les entreprises dont les collaborateurs se déplacent souvent dans leur zone ou leur pays.
Il peut s’agir d’une voiture de votre parc arborant le logo de votre entreprise et réservée uniquement aux déplacements professionnels. Cette option réduit le nombre de véhicules nécessaires et vous fait de la publicité sur les routes, mais elle peut être difficile à gérer si plusieurs collaborateurs souhaitent utiliser la même voiture au même moment.
L’autre solution consiste à fournir un véhicule de société personnel en tant qu’avantage en nature. Le revers de la médaille : c’est une source de complications bien connue avec les impôts.
Quoi qu’il en soit, lorsque l’on prend en compte l’entretien et la décote, les voitures de société ne sont jamais vraiment rentables. Cela explique pourquoi les entreprises se détournent de plus en plus de cette solution.
Transports publics : cette option écologique est souvent plus économique que de posséder son propre parc de véhicules de sociétés.
Toutefois, à cause des horaires fixes, de l’affluence aux heures de pointe, des itinéraires parfois difficiles et des incidents éventuels, cette solution est rarement privilégiée, car elle peut être extrêmement stressante pour le personnel.
Taxis : les taxis permettent généralement d’arriver rapidement et directement à destination.
En ville, il est habituellement assez simple d’arrêter un taxi dans la rue ou d’appeler une compagnie pour réserver un trajet. Et vos collaborateurs et collaboratrices peuvent profiter du trajet pour lire leurs e-mails et leurs messages, passer un appel important ou préparer leur prochain rendez-vous.
Cependant, la facture peut se révéler très salée après avoir hélé un taxi dans la rue et les collaborateurs doivent souvent avancer les frais et se faire rembourser par la suite en remplissant de nombreux formulaires.
Applications de mobilité : utiliser une application de mobilité comme FREENOW est une solution très pratique permettant de combiner les transports publics, les taxis et les VTC, ainsi que d’autres options plus récentes et plus écologiques comme les trottinettes et les scooters électriques. L’attrait de ce type d’applis est de centraliser différents moyens de transport. Ainsi, vos équipes ont la possibilité de les combiner pour arriver rapidement à destination dans les meilleures conditions possibles.
Ces applications vous permettent aussi d’avoir l’historique de tous les trajets professionnels et de comparer rapidement les tarifs entre les différents services pour optimiser votre budget. Par ailleurs, tous les frais de mobilité sont centralisés avec des rapports détaillés et une seule facture mensuelle. Ainsi, les notes de frais ne sont plus un problème et vos équipes n’ont plus besoin d’avancer de l’argent.
Avec le Mobility Budget de FREENOW, vous proposez à vos collaborateurs et collaboratrices un avantage qui vient rivaliser avec leur voiture de société. Ils disposent d’un forfait mensuel qu’ils peuvent dépenser pour leur mobilité personnelle que ce soit pour aller au travail, pour rentrer de soirée ou en vacances. En plus, FREENOW dispose du plus grand parc de véhicules électriques et zéro émission d’Europe. Ainsi, elle vous aide à atteindre vos objectifs de développement durable. Son logiciel performant calcule l’empreinte carbone de chaque collaborateur et fournit des rapports détaillés pour consolider votre stratégie RSE.
Un app de mobilité comme celle de FREENOW vous permet d’économiser du temps et de l’argent, de faciliter la vie de vos collaborateurs en déplacement, de suivre les trajets professionnels en temps réel et de tourner la page des notes de frais chronophages.
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