Voyages d`affaires

Choisir son partenaire transport : 9 critères essentiels pour l’entreprise

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Aug 9, 2023

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Quand on sait que les transports représentent le deuxième poste de dépenses des entreprises (après l’hébergement, selon une enquête INSEE) on comprend aisément que le choix d’un partenaire VTC soit une étape clef. Économies, contrôle des coûts, satisfaction des voyageurs… autant de KPI sur lesquels le Travel Manager est jugé et évalué. Voici donc quelques conseils avisés pour vous aider dans cette mission : découvrez 9 critères essentiels dont il faut tenir compte !

1. Un service de qualité

Difficile d’avoir une idée de la qualité de service d’un partenaire transport avant de l’avoir testé… À vous de poser les bonnes questions, celles qui vous importent le plus, lors d’un rendez-vous : le nombre de véhicules, le temps d’attente moyen, la notation des chauffeurs, la typologie de véhicules… Chez FREENOW, nous sommes fiers de nos chauffeurs, parmi les meilleurs de la profession !

2. Une plateforme adaptée aux gestionnaires

Si l’application mobile est un outil très pratique pour le collaborateur, la possibilité d’avoir une interface web pour la gestion quotidienne des déplacements professionnels n’est pas négligeable pour l’entreprise ! Chez FREENOW for Business, nous avons développé une interface de réservation intuitive (notamment pour commander une course pour un tiers, un invité ou un collaborateur de l’entreprise) sur laquelle vous pouvez suivre les courses en un coup d'œil et recevoir des notifications lorsque le chauffeur est arrivé.

3. Une solution avec une UX simple

Vos voyageurs doivent pouvoir commander, modifier, planifier en quelques clics, peu importe où ils se trouvent et en toute autonomie. La simplicité est un critère primordial pour le voyageur dans l’adoption d’un partenaire, surtout quand il n’est pas technophile !

4. Un service sécurisé

Sur le plan de la sécurité, il est important que vous ayez accès aux données concernant vos voyageurs, comme par exemple au suivi d’une course, à la visibilité sur la géolocalisation des collaborateurs en déplacement. Grâce au Web Booker FREENOW for Business, vous pouvez suivre les déplacements de vos collaborateurs en temps réel et savoir où ils se trouvent et même laisser des commentaires pour lui donner des instructions spécifiques au moment de la prise en charge.

5.Un service client humain et empathique

Tout bon service n’est pas infaillible ! Il est important de le choisir en connaissance de la qualité de son service client, notamment pour pouvoir offrir aux gestionnaires de mobilité ainsi qu’aux voyageurs un accompagnement tout au long du partenariat.

6. La possibilité de satisfaire les comptables

Les premiers concernés par la gestion compliquée des dépenses liées aux déplacements professionnels et notamment, le calvaire des notes de frais. Le tableau de bord FREENOW for Business développé par nos soins offre aux gestionnaires un reporting avec le nombre total de courses, la répartition des coûts… Tout pour une visibilité claire et précise des dépenses qui colle parfaitement au process de votre entreprise !

7. Un service connecté

Afin d’optimiser les process internes, opter pour des fournisseurs qui s’intègrent et se complètent est un critère clef. Ainsi, pour tous vos trajets, il est intéressant d’opter pour une solution qui se lie avec votre outil de gestion des notes de frais pour automatiser et dématérialiser cette pénible tâche. En contractant avec FREENOW for Business, vous vous débarrassez de tout votre système de notes de frais grâce à l’intégration de la solution avec SAP Concur.

8. Une offre personnalisable

Pour maîtriser les dépenses, il est malin d’instaurer des règles dès la commande ! Chez FREENOW for Business, nous vous proposons d’appliquer des restrictions ou autorisations à chacun de vos voyageurs : vous pouvez définir des limitations d'heure ou de dates pour vous assurer que vos collaborateurs réservent uniquement aux heures autorisées et respectent votre politique de mobilité.

9. Un accompagnement tout du long

Et pas seulement à la signature du partenariat ! Mettre en place une politique de mobilité n’est pas simple et il est important de compter sur son partenaire mobilité pour un accompagnement vers le changement. Miser sur un fournisseur est une vraie valeur ajoutée car il permet de centraliser l’usage des collaborateurs afin d’avoir une vision globale du budget. Chez FREENOW for Business, vous bénéficiez d’un chargé de projet qui vous suit, vous conseil et vous tient au courant des nouveautés ou possibilités d’optimisation de la solution. En d’autres termes : un vrai partenaire !

À très vite, à bord de nos véhicules !

Allison de l’équipe FREENOW for Business

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