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Informativa sulla Privacy dei Passeggeri (Italia)
La presente Informativa sulla privacy fornisce una panoramica su chi è FREE NOW e su come FREE NOW raccoglie, condivide e utilizza i tuoi dati personali quando utilizzi l’applicazione FREE NOW per i passeggeri per la prenotazione di corse (l’“App”). Inoltre, spiega come esercitare i propri diritti ai sensi della legge sulla protezione dei dati.
Clicca sui pulsanti sottostanti per saperne di più.
Il titolare del trattamento dei dati personali che raccogliamo attraverso l’App è: Mytaxi Italia S.r.l. (indicata nella presente Informativa come “FREE NOW”). La sede principale di FREE NOW si trova in Via Privata del Gonfalone n. 2, 20123 Milano. È possibile contattarci tramite lettera a questo indirizzo.
FREE NOW ha un responsabile della protezione dei dati. È possibile contattare il nostro responsabile della protezione dei dati più facilmente tramite la pagina di supporto sul nostro sito web disponibile all’indirizzo: https://support.free-now.com/hc/requests/new. In alternativa, puoi scrivere all’indirizzo sopra indicato, indirizzando la lettera all’attenzione del “Responsabile della protezione dei dati”.
Per “dati personali” si intende tutte le informazioni relative a una persona vivente identificata o identificabile. Ciò significa che i “dati personali” comprendono informazioni che ti identificano direttamente (come il tuo nome e cognome, l’indirizzo postale, l’indirizzo e-mail e il numero di telefono), nonché informazioni che consentono di identificarti se combinate con altre informazioni (come l’indirizzo IP).
Per “trattamento” si intende qualsiasi operazione eseguita sui dati personali, indipendentemente dal fatto che tali operazioni siano o meno automatizzate - ad esempio, la raccolta, l’organizzazione, il salvataggio e la cancellazione dei dati personali sono tutti tipi di trattamento (così come una serie di altri tipi di attività).
Per “viaggio” si intende l’itinerario richiesto da un passeggero attraverso l’App.
Un “titolare del trattamento” dei dati personali è l’organizzazione o la persona che decide come e perché trattare i dati personali, da solo o insieme ad altri.
Un “responsabile del trattamento” dei dati personali agisce per conto e su istruzione del titolare del trattamento in relazione al trattamento dei dati personali.
I dati personali che raccogliamo e il modo in cui li utilizziamo variano a seconda di tu come interagisci con la nostra App. In questa sezione abbiamo illustrato i vari scopi per i quali utilizziamo i dati personali raccolti attraverso la nostra App.
Se hai domande o necessiti di ulteriori informazioni in merito alla base giuridica sulla quale raccogliamo e utilizziamo i tuoi dati personali, compreso il modo in cui bilanciamo i nostri interessi legittimi con i tuoi diritti e libertà, ove applicabili, ti preghiamo di contattarci utilizzando i dettagli forniti nella sezione 1 di cui sopra.
1. Per registrarti come utente dell’App
Quando ti registri come utente dell’App, ti chiederemo di fornire informazioni personali di base per configurare il tuo account e verificare i dati del tuo account via SMS.
Categorie di dati personali utilizzati per questa finalità:
La nostra base giuridica per il trattamento di questi dati personali: è necessario per l’esecuzione del contratto. Se non ci fornisci queste informazioni, non saremo in grado di registrarti come utente dell’App. Nel caso in cui tu abbia scelto di fornire le informazioni sopra elencate come “facoltative”, le elaboriamo sulla base del tuo consenso – puoi cancellare queste informazioni dall’App in qualsiasi momento.
Puoi anche scegliere di accedere o registrarti all’App tramite il tuo account su un sito web di terzi (come Facebook o Google). Se scegli di farlo, sarai trasferito al sito web di terzi, dove potrai fornire i dettagli del tuo account e le relative autorizzazioni. In tal caso, l’account di terzi e l’account dell’App saranno collegati e noi riceveremo alcuni dei tuoi dati personali dall’account di terzi.
Categorie di dati personali utilizzati per questo scopo:
La nostra base giuridica per il trattamento di questi dati personali: Trattiamo questi dati personali sulla base del tuo consenso. Se non desideri collegare l’account dell’App al tuo account Facebook o Google, puoi scegliere di creare un account direttamente tramite l’App. Se in passato hai effettuato l’accesso all’App utilizzando un account di terzi e desideri disconnettere i tuoi account, puoi farlo tramite le impostazioni della relativa pagina web di terzi.
2. Per organizzare e gestire i viaggi che hai richiesto attraverso l’App.
Abbiamo la necessità di trattare le informazioni che ti riguardano per organizzare e gestire le corse che ordini attraverso l’App (sia che viaggi in taxi, veicolo a noleggio privato, e-scooter, e-bike o altra modalità di trasporto).
Ciò include la possibilità di interagire con le mappe utilizzando Google Maps (che è integrato nell’App) in modo da poter indicare sulla mappa i luoghi di partenza e arrivo del viaggio o (se hai scelto di attivare le impostazioni GPS) di identificare la tua posizione tramite GPS. Utilizziamo Google Maps per calcolare il costo previsto del viaggio e per mostrarti in modo interattivo la distanza dal veicolo che effettuerà il viaggio.
Se scegli di noleggiare un e-scooter, e-moped o un’auto (a seconda dei requisiti di legge), abbiamo la necessità di verificare la tua patente di guida. Potrai effettuare il noleggio solo una volta completata la verifica. La verifica è valida per 36 mesi, dopodiché ti chiederemo di verificarla nuovamente prima di effettuare altri noleggi.
Dopo aver acquistato un viaggio, l’autista può telefonarti per informarti sul viaggio (ad esempio, per informarti su eventuali ritardi o per chiederti di precisare il luogo di partenza); tuttavia, utilizziamo un servizio di oscuramento del numero di telefono che impedisce all’autista di vedere il tuo numero di telefono in qualsiasi momento.
Categorie di dati personali usati per questo scopo:
posizione in tempo reale - se hai attivato la condivisione della posizione, raccoglieremo anche la tua posizione in tempo reale dal momento in cui ordini una corsa e fino al suo inizio. Potrai modificare tale funzione in qualsiasi momento nelle impostazioni dell'App,
La nostra base giuridica per il trattamento di questi dati personali: è necessario per l’esecuzione del contratto (o per eseguire su tua richiesta misure precontrattuali). Se non ci fornisci queste informazioni, non saremo in grado di organizzare il viaggio o il noleggio da te richiesti o di permetterti di interagire con le mappe tramite l’App.
Nel caso in cui tu abbia scelto di fornire le informazioni elencate come “facoltative”, le elaboriamo sulla base del tuo consenso - puoi cancellare queste informazioni dall’App in qualsiasi momento.
In alternativa trattiamo questi dati personali perché è necessario per il nostro legittimo interesse a garantirti un'esperienza di alta qualità
3. Per rispondere alle tue richieste e inviarti comunicazioni relative al servizio.
È possibile contattare FREE NOW in diversi modi, come il nostro modulo di contatto online (https://support.free-now.com/hc/requests/new), per lettera o per telefono (ove possibile). Ogni volta che contatti FREE NOW, trattiamo i tuoi dati personali per poter gestire e rispondere alla tua richiesta o al tuo commento. Inoltre, di tanto in tanto, ti contatteremo con comunicazioni di servizio (ad esempio, per fornirti la ricevuta di un viaggio che hai fatto o per notificarti gli aggiornamenti dei nostri Termini e Condizioni).
Categorie di dati personali utilizzati per questo scopo: a seconda di come si sceglie di contattare FREE NOW, tratteremo i seguenti dati personali:
La nostra base giuridica per il trattamento di questi dati personali: nel caso in cui ci contatti per stipulare o far rispettare un contratto tra te e FREE NOW, la nostra base giuridica è l’esecuzione del contratto con te e/o l’esecuzione su tua richiesta di misure precontrattuali.
In tutti gli altri casi, trattiamo questi dati personali in quanto necessari per il nostro legittimo interesse a rispondere alle richieste dei passeggeri e a gestire i nostri rapporti con i clienti e i potenziali clienti. Quando contatti FREE NOW tramite telefonata, vieni informato che la tua conversazione telefonica con FREE NOW viene registrata; tuttavia, all’inizio della telefonata ti viene data la possibilità di rifiutare la registrazione. Le registrazioni delle chiamate saranno eliminate automaticamente dopo 90 giorni.
4. Per accettare il pagamento del tuo viaggio.
Se paghi il viaggio direttamente tramite l’App, elaboreremo le informazioni relative al pagamento. In alternativa, puoi anche scegliere di collegare il tuo account dell’App con uno strumento per le spese di viaggio (come Cytric o Concur). Questo trasferirà automaticamente le fatture di viaggio a un fornitore di servizi esterno, che le elaborerà per fornire a te/ al tuo datore di lavoro una panoramica dettagliata delle spese di viaggio.
Categorie di dati personali utilizzati per questo scopo:
La nostra base giuridica per il trattamento di questi dati personali: se scegli di collegare il tuo account a uno strumento per le spese di viaggio, tratteremo questi dati personali sulla base del tuo consenso. L’utilizzo di uno strumento per le spese di viaggio è del tutto volontario e puoi revocare il tuo consenso in qualsiasi momento dal menu dell’App.
In tutti gli altri casi, trattiamo questi dati personali sulla base della necessità di eseguire il contratto.
5. Per gestire le valutazioni dei nostri autisti e passeggeri.
Sull’App puoi fornire valutazioni degli autisti e dei veicoli utilizzati per effettuare il viaggio: la tua valutazione sarà aggregata alle valutazioni degli altri passeggeri e utilizzata per visualizzare la valutazione media dell’autista sull’App. FREE NOW sarà in grado di visualizzare la valutazione (da una a cinque stelle) e il viaggio specifico a cui la valutazione è associata. Tuttavia, la valutazione specifica non sarà mostrata all’autista che hai valutato e i dettagli del viaggio associato e la valutazione individuale non saranno mostrati pubblicamente tramite l’App.
Inoltre, l’autista può fornire una valutazione del passeggero (ad esempio, per fornire un feedback positivo o per informarci di problemi). FREE NOW utilizzerà queste valutazioni per creare un punteggio medio di valutazione dei passeggeri. Solo tu potrai visualizzarlo nel tuo profilo di passeggero FREE NOW. Il tuo punteggio non verrà mostrato agli autisti durante la prenotazione di viaggi e non verrà utilizzato come base per la prenotazione di viaggi o per altre decisioni che ti riguardano. Invitiamo i nostri autisti a scegliere la valutazione del passeggero sulla base della cortesia e del comportamento del passeggero.
Categorie di dati personali utilizzati per questa finalità:
La nostra base giuridica per il trattamento di questi dati personali: trattiamo questi dati sulla base del nostro legittimo interesse a sviluppare e migliorare ulteriormente la qualità dei nostri servizi.
6. Per gestire la prevenzione delle frodi e i rischi di mancato pagamento.
Quando crei un account con l’App, FREE NOW valuta il rischio di mancato pagamento e/o di frode per ogni nuovo mezzo di pagamento collegato al tuo account e per ogni viaggio prenotato. A tal fine utilizziamo uno dei due metodi seguenti per decidere se l’utente potrà accedere o meno alla funzionalità “Paga con l’App”:
Se il risultato della nostra verifica è che non puoi utilizzare la funzione “Pay By App”, sarai informato via e-mail. Potrai comunque utilizzare l’App per prenotare viaggi e pagare con altri mezzi (ad esempio in contanti). Se desideri contestare la decisione di non poter utilizzare la funzione Pay By App, contattaci all’indirizzo https://support.free-now.com/hc/requests/new. Potrai anche contestare una decisione presa tramite strumenti interamente automatici. Uno dei nostri dipendenti specializzati rivedrà e riconsidererà la decisione tenendo conto del tuo punto di vista.
Effettuiamo, altresì, controlli di prevenzione delle frodi per il tuo viaggio utilizzando la tua immagine del profilo (se ne avete caricata una) per identificarti. All’autista che effettua il viaggio verrà temporaneamente mostrata l’immagine del profilo per verificare che corrisponda al passeggero che effettua il viaggio.
Inoltre, effettuiamo controlli sull’attività degli utenti della nostra App per prevenire le frodi legate agli annunci.
Categorie di dati personali utilizzati per questa finalità:
La nostra base giuridica per il trattamento di questi dati personali: trattiamo questi dati sulla base del nostro legittimo interesse a prevenire le frodi e a ridurre i rischi di mancato pagamento da parte dei nostri clienti.
Per proteggerti dal rischio di pagare troppo per i viaggi, il telefono cellulare dell’autista ci trasmette le coordinate GPS a intervalli durante il viaggio. In questo modo ci assicuriamo che l’autista non prolunghi intenzionalmente il viaggio per ottenere una tariffa più alta. Ciò significa che, se ritieni di aver pagato troppo per un viaggio, puoi richiederci la condivisione di informazioni sul percorso del tuo viaggio.
Categorie di dati personali utilizzati per questa finalità:
La nostra base giuridica per il trattamento di questi dati personali: trattiamo questi dati sulla base del tuo e del nostro legittimo interesse nella protezione contro i pagamenti eccessivi e nella prevenzione delle frodi.
7. Per risolvere i bug e migliorare la funzionalità dell’App.
Al fine di risolvere i problemi, migliorare la funzionalità dell’App e adattare l’App alle esigenze dei nostri passeggeri, eseguiamo analisi tecniche su come gli utenti interagiscono con la nostra App. Ove possibile, i dati personali utilizzati per svolgere questa attività saranno resi anonimi.
Categorie di dati personali utilizzati per questo scopo:
La nostra base giuridica per il trattamento di questi dati personali: è necessario per il nostro legittimo interesse a migliorare la funzionalità e le caratteristiche dell’App.
8. Per inviarti news e offerte personalizzate (marketing).
Laddove siamo autorizzati a farlo, ti invieremo news e offerte personalizzate relative a prodotti e servizi offerti da FREE NOW e/o dai nostri partner terzi che riteniamo possano essere di tuo interesse. A seconda delle impostazioni attivate nella tua App, ti invieremo tali offerte tramite e-mail, SMS o notifiche in app o push. Puoi revocare il consenso a ricevere questi messaggi di marketing in qualsiasi momento (vedi sezione 7, “I tuoi diritti in materia di privacy” per sapere come puoi opporti ai messaggi di marketing). Inoltre, puoi revocare il consenso alle comunicazioni di marketing tramite le “Impostazioni sulla protezione dei dati” dell’App FREE NOW per passeggeri (sotto la sezione “Profilo”), disattivando la spunta relativa a “News e offerte personalizzate”.
Categorie di dati personali utilizzati per questa finalità:
La nostra base giuridica per il trattamento di questi dati personali: Laddove ci è consentito dalla legge, trattiamo questi dati sulla base del nostro legittimo interesse a commercializzare i nostri servizi e a fornire informazioni pertinenti ai nostri clienti e potenziali clienti che riteniamo possano essere di loro interesse. In tutti gli altri casi, trattiamo queste informazioni sulla base del tuo consenso.
9. Per analizzare il successo delle nostre campagne di marketing e pubblicizzare i nostri servizi online.
Inseriamo annunci pubblicitari non mirati per i nostri servizi su siti web di terzi. Valutiamo e analizziamo anche le prestazioni delle nostre campagne e canali di marketing per capire come gli utenti vengono a conoscenza della nostra App, come rispondono a specifiche campagne pubblicitarie e come utilizzano l’App. A tal fine, raccogliamo ed elaboriamo determinate informazioni sui dispositivi utilizzati dai nostri utenti, sul loro comportamento online e sul contenuto dei siti web che visitano. I dati personali raccolti a questo scopo vengono aggregati dal nostro partner pubblicitario e resi anonimi poco dopo la raccolta. I nostri fornitori di servizi non possono quindi identificare un individuo dai dati personali che ricevono.
Categorie di dati personali utilizzati per questo scopo:
La nostra base giuridica per il trattamento di questi dati personali: è necessario ai fini del nostro legittimo interesse a pubblicizzare i nostri servizi e a comprendere l’efficacia delle nostre campagne di marketing e a migliorarle.
10. Per fornire annunci personalizzati.
Utilizziamo il targeting “custom audience” e “lookalike” fornito da terze parti in modo da poter visualizzare annunci pubblicitari mirati sui nostri servizi su siti web e app di terze parti a un pubblico specifico (ad esempio, in base alle caratteristiche del pubblico). In questo modo gli annunci possono essere adattati ai probabili interessi dell’individuo interessato.
Categorie di dati personali utilizzati per questo scopo:
La nostra base giuridica per il trattamento di questi dati personali: consenso dell’utente.
Puoi revocare il tuo consenso anche tramite le “Impostazioni sulla protezione dei dati” dell’App FREE NOW per passeggeri (sotto la sezione “Profilo”), disattivando la spunta relativa a “Annunci personalizzati”. In alternativa, puoi inviarci un messaggio tramite https://support.free-now.com/hc/requests/new o una lettera all’indirizzo indicato nella sezione 1 della presente Informativa sulla privacy.
Ove tu decida di revocare il tuo consenso, ciò non pregiudicherà la liceità di qualsiasi trattamento da noi effettuato prima della revoca. Provvederemo a rendere effettive le modifiche nel più breve tempo possibile (per motivi tecnici, potrebbero occorrere fino a 48 ore dalla revoca).
È possibile disattivare questo utilizzo dell’identificatore pubblicitario:
È inoltre possibile reimpostare l’identificativo pubblicitario in qualsiasi momento nelle impostazioni del dispositivo (iOS: “Reimposta Ad-ID”; Android: “Reimposta Advertising-ID”). In questo caso, verrà generato un nuovo numero di identificazione per il tuo dispositivo, che non sarà collegato ai dati raccolti per il tuo precedente identificatore pubblicitario.
È possibile revocare il proprio consenso anche attraverso le “Impostazioni sulla protezione dei dati” dell’App FREE NOW per passeggeri (sotto la sezione "Profilo"), disattivando la spunta relativa alla “Pubblicità personalizzata”. In alternativa, puoi inviarci un messaggio tramite https://support.free-now.com/hc/requests/new o una lettera all’indirizzo indicato nella sezione 1 della presente Informativa sulla privacy.
Ove tu decida di revocare il tuo consenso, ciò non pregiudicherà la liceità di qualsiasi trattamento da noi effettuato prima della revoca. Provvederemo a rendere effettive le modifiche nel più breve tempo possibile (per motivi tecnici, potrebbero occorrere fino a 48 ore dalla revoca).
11. Marketing per potenziali clienti business.
FREE NOW raccoglie informazioni sui contatti di potenziali clienti business da fonti pubbliche (come LinkedIn) in modo da poter inviare loro materiale di marketing sui nostri servizi, laddove riteniamo che questi possano essere rilevanti per la loro attività.
Categorie di dati personali utilizzati per questo scopo:
La nostra base giuridica per il trattamento di questi dati personali: è necessario ai fini del nostro legittimo interesse a identificare potenziali clienti B2B e a pubblicizzare i nostri servizi.
12. Per condurre ricerche di mercato e sondaggi.
Se hai acconsentito a ricevere ricerche di mercato e sondaggi da parte nostra (ad esempio, durante la registrazione del tuo account sull’App o attivando la relativa spunta nelle impostazioni sulla privacy dell’App), te li invieremo di tanto in tanto. I sondaggi che ti invieremo saranno personalizzati. A seconda delle impostazioni attivate, ti invieremo questi sondaggi tramite e-mail, SMS o notifiche in app o push. Questo per capire come utilizzi la nostra App e come possiamo migliorare i nostri servizi.
Categorie di dati personali utilizzati per questa finalità:
La nostra base giuridica per il trattamento di questi dati: Trattiamo questi dati personali sulla base del tuo consenso. Se hai fornito il consenso a questa attività e successivamente non desideri ricevere questi messaggi, puoi facilmente revocare il consenso disattivando la relativa spunta nelle “Impostazioni sulla protezione dei dati” dell’App FREE NOW per passeggeri (sotto la sezione “Profilo”). Vedi anche la sezione 7 “I tuoi diritti in materia di privacy” sugli altri modi con cui puoi revocare il consenso e su come attueremo la revoca.
13. Per gestire i nostri programmi di fidelizzazione, referral e partnership.
Se partecipi ad uno dei programmi di fidelizzazione, di referral o di partnership di FREE NOW, utilizzeremo i tuoi dati personali ove necessario per fornirti i relativi premi di fidelizzazione o partnership e per confermare la tua partecipazione al programma. I termini e le condizioni del programma in questione ti saranno forniti al momento dell’iscrizione. In particolare, gestiamo un programma di referral per gli account business, offrendo premi quando il nuovo cliente segnalato si iscrive ed effettua un determinato numero di viaggi. Se sei un passeggero B2B segnalato attraverso questo programma, ti contatteremo per chiederti se vuoi iscriverti ai nostri servizi e raccoglieremo e condivideremo con la persona che vi ha segnalato informazioni sulla vostra attività di iscrizione e sul numero di viaggi effettuati.
Categorie di dati personali utilizzati per questo scopo:
La nostra base giuridica per il trattamento di questi dati: nel caso in cui la partecipazione al programma comporti la sottoscrizione di un contratto da parte degli utenti, trattiamo questi dati personali in base al fatto che sono necessari per l’esecuzione di un contratto con te (o per eseguire su tua richiesta misure precontrattuali).
Altrimenti, trattiamo questi dati personali sulla base del fatto che sono necessari per il nostro legittimo interesse a condurre il programma di fidelizzazione o di partnership. Tuttavia, la tua partecipazione a qualsiasi programma di fidelizzazione o partnership è volontaria e puoi scegliere di non partecipare e/o di interrompere la tua partecipazione in conformità con i termini del relativo programma.
Infine, la base giuridica su cui ci basiamo per il programma di invito B2B è il consenso del passeggero segnalato. Hai il diritto di ritirarlo in qualsiasi momento e, a tal riguardo, ti invitiamo a consultare la sezione 7 “I tuoi diritti in materia privacy” sulle modalità di revoca del consenso e sulle modalità di attuazione della revoca.
14. Usare la mobility benefits card FREE NOW.
Se accetti l'invito del tuo datore di lavoro ad utilizzare la Mobility Benefits Card FREE NOW e pertanto attivi e utilizzi la tua carta, tratteremo i dati personali per gestire il tuo budget, i servizi di mobilità utilizzati e i benefici accordati e per poterti assistere in caso di domande o problemi. Forniamo inoltre al tuo datore di lavoro informazioni (possibilmente in forma aggregata) sullo stato del budget o sul consumo del budget, in modo che noi possiamo, ad esempio, caricare tempestivamente ulteriori crediti sulle carte o effettuare valutazioni statistiche sull'andamento del budget nei gruppi di utenti.
Categorie di dati personali trattati per questa finalità:
● Dati identificativi: Nome, titolo – ove applicabile, user ID
● Informazioni di contatto: indirizzo E-mail
● Informazioni sul viaggio: se usi dei servizi di mobilità attraverso FREE NOW, i dati verranno trattati come previsto nel paragrafo “Per organizzare e gestire i viaggi che hai richiesto attraverso l’App”
● Posizione e dati relativi alla posizione: lingua; paese; orario
● Informazioni di pagamento:
Data di accettazione/rifiuto del pagamento, ragioni del rifiuto del pagamento, ID di pagamento, stato del pagamento (registrato/prenotato/scaduto), tipo di pagamento, valuta, importo (importo originario, importo richiesto);
budget della carta, budget utilizzato (per le prenotazioni FREE NOW per ciascun tipo di mezzo utilizzato), data di (regolare) rinnovo del budget;
ID Esercente, codice di categoria esercente, nome esercente, città, CAP, paese dell’esercente;
Tipo di carta (virtuale/fisica), numero di carta, codice di sicurezza della carta (CVV / CVC), data di scadenza, data di emissione della carta di credito; primi sei e ultimi quattro numeri del PAN (Primary Account Number), stato della carta (attivo/inattivo), paese del destinatario della ricevuta.
● Dati tecnici: informazioni sul tuo dispositivo(ad esempio, tipo di dispositivo, ID dispositivo, ultimo accesso).
● Dati relativi al lavoro: informazioni sul tuo datore di lavoro, la tua funzione/ruolo nell’azienda, ove applicabile;
● Comunicazioni: contenuto dei tuoi commenti o delle tue dichiarazioni (se richiesto).
La nostra base legale per il trattamento dei dati personali: Il trattamento ai fini della creazione e dell'attivazione della Carta nella nostra App e in relazione all'utilizzo della Carta per singole transazioni è necessario per adempiere a un contratto concluso con te.
Nella misura in cui i dati personali vengono trasferiti al tuo datore di lavoro (se applicabile anche in forma aggregata), ciò serve anche per l'esecuzione di un contratto stipulato con te o per salvaguardare i nostri interessi legittimi o quelli del tuo datore di lavoro nella gestione ordinata dei budget di mobilità concessi.
Se sei titolare di un Business Account (datore di lavoro), raccogliamo e/o trasmettiamo i dati personali di titolari, partner, beneficiari effettivi e/o rappresentanti autorizzati al fine di effettuare i cosiddetti controlli KYC (Know Your Customer) da parte della società partner emittente della carta.
Categorie di dati personali trattati per questa finalità:
● Dati identificativi: Nome, funzione/ruolo nell’azienda, valore della quota detenuta nella società, ove applicabile, ID cliente, ID del titolare dell’account.
● Company data: Nome della Società, sede legale, estratto dal registro della camera di commercio, numero della camera di commercio, codice fiscale, partita IVA, IBAN, informazioni bancarie.
La nostra base giuridica per il trattamento dei dati personali: la raccolta e il trasferimento dei dati personali per l'esecuzione dei controlli KYC da parte della società emittente della carta avviene al fine di salvaguardare i legittimi interessi di ottemperare agli obblighi di collaborazione dei fornitori di servizi di pagamento nella lotta contro il riciclaggio di denaro, la frode e il finanziamento del terrorismo.
15. Per gestire la segnalazione di incidenti.
Purtroppo, a volte gli incidenti accadono. Se tu o il tuo autista siete coinvolti in un incidente durante un viaggio, utilizzeremo alcuni dei tuoi dati personali per effettuare una segnalazione interna, fornire informazioni ai nostri assicuratori e ad altre terze parti interessate e adempiere ai nostri obblighi legali.
Categorie di dati personali utilizzati per questo scopo:
La nostra base giuridica per il trattamento di questi dati: è necessario ai fini dei nostri legittimi interessi a mantenere registri interni sugli incidenti che si verificano, notificare ai nostri fornitori di servizi di mobilità gli incidenti in conformità con i nostri obblighi contrattuali ed elaborare le richieste di risarcimento assicurativo.
Inoltre, tratteremo i tuoi dati personali sulla base della necessità di adempiere a un obbligo legale a cui siamo soggetti, se del caso.
In casi limitati, tratteremo queste informazioni per proteggere gli interessi vitali dell’utente o di qualcun altro.
16. Per adempiere ai nostri obblighi legali.
Potremmo utilizzare i tuoi dati personali per fornire informazioni alle autorità competenti, laddove ciò sia richiesto da leggi o regolamenti applicabili (ad esempio, alle autorità preposte al rilascio delle licenze di guida o agli assicuratori).
I tipi di dati personali che condividiamo per questo scopo variano a seconda della natura dell’obbligo legale. Tuttavia, le categorie comuni di dati personali utilizzate a questo scopo sono:
17. Link a siti web di terzi.
Quando accedi a un sito web di terzi, ad esempio seguendo un link alla nostra pagina Facebook attraverso il nostro sito web, il fornitore di tale sito web sarà il titolare del trattamento dei dati personali da te forniti d su tale sito. Per informazioni sulle modalità di trattamento dei tuoi dati personali, dovrai far riferimento all’informativa sulla privacy del sito web in questione.
Condividiamo i tuoi dati con le seguenti categorie di destinatari.
Puoi esercitare i tuoi diritti ai sensi del GDPR nei confronti di ciascuna delle parti (FREE NOW o il nostro fornitore terzo di servizi di mobilità). Tuttavia, per accelerare la risposta, ti chiediamo gentilmente di esercitare i tuoi diritti utilizzando il seguente link https://support.free-now.com/hc/requests/new.
Utilizziamo cookie e simili tecnologie di tracciamento (collettivamente, “cookie”) per raccogliere e utilizzare informazioni personali sull’utente, anche per proporre pubblicità basata sugli interessi. Per ulteriori informazioni sui tipi di cookie che utilizziamo, sui motivi e sulle modalità di controllo dei cookie, consultare la nostra Informativa sui cookie.
In alcuni casi, i tuoi dati personali vengono trasferiti ed elaborati in Paesi diversi da quello in cui risiedi. Questi Paesi possono avere leggi sulla protezione dei dati diverse da quelle del tuo Paese.
In particolare, le società del nostro gruppo sono situate all’interno del SEE/Regno Unito e conserviamo tutti i nostri dati presso un fornitore di servizi cloud all’interno dell’UE o in infrastrutture e sistemi IT (computer dei dipendenti) presso le nostre sedi all’interno del SEE/Regno Unito. I nostri terzi fornitori di servizi e partner operano in tutto il mondo. Abbiamo selezionato con cura i nostri fornitori di servizi per verificare che proteggano i dati personali che condividiamo con loro e li abbiamo incaricati con atto scritto.
Quando trasferiamo i tuoi dati personali al di fuori del Regno Unito o del SEE, abbiamo adottato misure di salvaguardia adeguate per garantire che i tuoi dati personali rimangano protetti in conformità con la presente Informativa sulla privacy. Ciò include:
Per ulteriori informazioni sulle misure di salvaguardia da noi adottate, puoi contattarci utilizzando i dati forniti nella sezione 1.
Di seguito i tuoi diritti in materia di protezione dei dati. Puoi esercitare tali diritti inviandoci un messaggio al seguente link https://support.free-now.com/hc/requests/new o una lettera all’indirizzo indicato nella sezione 1 di cui sopra.
Garante per la Protezione dei Dati Personali
Piazza Venezia 11
00187 Roma
Rispondiamo a tutte le richieste che riceviamo da persone che desiderano esercitare i loro diritti di protezione dei dati in conformità con le leggi applicabili in materia di protezione dei dati.
Abbiamo adottato misure tecniche e organizzative adeguate per mantenere i tuoi dati personali al sicuro (in particolare per proteggere i tuoi dati personali dall’accesso non autorizzato da parte di terzi, nonché dalla modifica, perdita o distruzione accidentale o intenzionale). Esaminiamo periodicamente queste misure e le modifichiamo in linea con lo stato dell’arte dei processi di sicurezza.
Il trasferimento dei tuoi dati personali dal tuo dispositivo (ad esempio, smartphone) a noi è sempre criptato. FREE NOW è certificata PCI DSS (Payment Card Industry Data Security Standard).
Conserviamo le informazioni personali che raccogliamo dall’utente quando abbiamo una necessità aziendale legittima e attuale (ad esempio, per fornire un servizio richiesto dall’utente o per soddisfare i requisiti legali, fiscali o contabili applicabili). In particolare:
Quando non abbiamo più alcuna necessità aziendale legittima e attuale di trattare le informazioni personali dell’utente, le cancelleremo o le renderemo anonime o, se ciò non è possibile (ad esempio, perché le informazioni personali sono state archiviate in archivi di backup), le conserveremo in modo sicuro e le isoleremo da qualsiasi ulteriore trattamento fino a quando non sarà possibile cancellarle.
Potremmo modificare la presente Informativa sulla privacy di tanto in tanto in futuro, in conformità alle leggi e ai regolamenti applicabili in materia di protezione dei dati o in risposta a sviluppi tecnici o legali. Quando aggiorneremo la nostra Informativa sulla privacy, adotteremo misure appropriate per informarti, in linea con l’importanza delle modifiche apportate.
Ultimo aggiornamento: Giugno 2024
Privacy Notice for Passengers (Italy)
This Privacy Notice provides an overview of who FREE NOW is and how FREE NOW collects, shares and uses personal data about you when you use the FREE NOW ride-hailing app for passengers (the "App"). It also explains how you can exercise your rights under data protection law.
Click on the buttons below to learn more.
The controller of the personal data we collect through the App is: Mytaxi Italia S.r.l. (referred to in this Notice as “FREE NOW“). FREE NOW's principal office is located at Via Privata del Gonfalone n. 2, 20123 Milano. You can contact us by letter to this address.
FREE NOW has a data protection officer. You can reach our data protection officer most easily via the support page on our website available at: https://support.free-now.com/hc/requests/new. Alternatively, you can write to the address above, addressing your letter for the attention of “The Data Protection Officer.”
“Personal data” means all information which relates to an identified or identifiable living person. This means that "personal data" includes information that identifies you directly (such as your name, postal address, e-mail address and telephone number) as well as information that allows you to be identified when it is combined with other information (such as an IP address).
“Processing“ means any operation performed on personal data, whether or not those operations are automated – e.g. collecting, organising, saving and deleting personal data are all types of processing (as well as a number of other types of activity).
“Journey” is a tour requested by a passenger through the App.
A "controller" of personal data is the organisation or person that decides how and why personal data will be processed – either alone or jointly with others.
A "processor" of personal data acts on behalf of, and on the instructions of, the data controller in relation to the personal data processing.
The personal data that we collect, and how we use that data, will vary depending on how you interact with our App. In this section, we have set out the various purposes for which we use personal data collected through our App.
If you have questions about or need further information concerning the legal basis on which we collect and use your personal data, including how we balance our legitimate interests against your rights and freedoms where applicable, please contact us using the contact details provided under section 1 above.
1. To register you as a user of the App.
Where you register as a user of the App, we will ask you to provide basic personal information to set up your account and verify your account details via SMS.
Categories of personal data used for this purpose:
Our lawful basis for processing this personal data: It is necessary to perform a contract with you. If you do not provide this information, we will not be able to register you as an App user. Where you have chosen to provide the information listed above as 'optional', we process this on the basis of your consent – you can delete this information from the App at any time.
You can also choose to log in or register with the App via your account on a third party website (such as Facebook or Google). Where you choose to do this, you will be transferred to the third party website, where you can provide your account details and consent to relevant permissions. Where you do this, your third party account and your App account will be linked and we will receive some of your personal information from the third-party account.
Categories of personal data used for this purpose:
Our lawful basis for processing this personal data: We process this personal data on the basis of your consent. If you do not wish to link your App account with your Facebook or Google account, you can choose to instead create an account directly via the App. If you have logged into the App using a third party account in the past and wish to unlink your accounts, you can do so via the settings on the relevant third-party webpage.
2. To procure and manage journeysyou request through the App.
We will need to process information about you in order to arrange and manage the journeys that you order through the App (whether you travel by taxi, private hire vehicle, e-scooter, e-bike or another mode of transport).
This includes allowing you to interact with maps using Google Maps (which is integrated into the App) so that you can pin the pick-up and drop off locations for your journey on the map or (where you have chosen to activate GPS settings) to identify your location via GPS. We use Google Maps in order to calculate the anticipated cost of your journey and to interactively show you the distance to the vehicle which will be carrying out your journey.
Where you choose to hire an e-scooter, e-moped or rent a car (depending on legal requirements), we will need to verify your driver's licence. You will only be able to hire once the verification is complete. Verification is valid for 36 months, after which point we will ask you to re-verify before you carry out any more hires.
After you have procured a journey, your driver may phone you about your journey (for example, to inform you about delays or ask you to clarify the pick-up location) – however, we use a phone masking service that means the driver will not be able to see your phone number at any time.
Categories of personal data used for this purpose:
live location - if your turned on location sharing, we will also collect your live location from the moment you order a ride until it starts. You can change it at any time in the App settings,
Our lawful basis for processing this personal data: It is necessary to perform a contract with you (or to take steps at your request prior to entering into a contract). If you do not provide this information, we will not be able to procure the journey or hire that you request or allow you to interact with maps via the App.
Where you have chosen to provide the information listed as 'optional', we process this on the basis of your consent – you can delete this information from the App at any time.
Alternatively we process this personal data as it is necessary for our legitimate interest to ensure a high quality experience for you.
3. To respond to your enquiries and send you service-related communications.
You can contact FREE NOW in several ways, such as our online contact form (https://support.free-now.com/hc/requests/new), by letter or by phone (where possible). Whenever you get in touch with FREE NOW, we process your personal data so that we can manage and respond to your enquiry or comment. We will also contact you from time to time with service communications (e.g., to provide a receipt for a journey you have taken or to notify you of updates to our T&Cs).
Categories of personal data used for this purpose: Depending on how you choose to contact FREE NOW, we will process the following types of personal data:
Our lawful basis for processing this personal data: Where you contact us to enter into or enforce a contract between you and FREE NOW, our lawful basis will be that the processing is necessary to perform a contract with you and/or to take steps at your request prior to entering into a contract.
In all other cases, we process this personal data as it is necessary for our legitimate interest in responding to passenger enquiries and in managing our relationship with customers and potential customers. Where you contact FREE NOW by phone call, you will be notified that your phone conversation with FREE NOW is being recorded – however, you will be given the option to refuse to the recording at the start of your call. Call recordings will be automatically deleted after 90 days.
4. To take payment for your journey.
Where you pay for your journey directly via the App, we will process payment-related information about you. Alternatively, you can also choose to connect your App account with a travel expense tool (such as Cytric or Concur). This will automatically transfer your journey invoices to an external service provider, who will process them to provide you/your employer with a detailed overview of travel expenses.
Categories of personal data used for this purpose:
Our lawful basis for processing this personal data: Where you choose to connect your account with a travel expense tool, we process this personal data based on your consent. Your use of a travel expense tool is entirely voluntary and you can withdraw your consent at any time in the App menu.
In all other cases, we process this personal information on the basis that it is necessary to perform a contract with you.
5. To manage ratings of our drivers and passengers.
On the App, you can provide ratings of drivers and vehicles used to provide your journey: your rating will be aggregated with ratings from other passengers and used to display the driver's average rating on the App. FREE NOW will be able to view your rating (from one to five stars) as well as the specific journey to which the rating is associated. However, your specific rating will not be shown to the driver you have rated and your associated journey details and individual rating will not be shown publicly via the App.
In addition, your driver can provide a rating for you as a passenger (for instance, to provide positive feedback or to inform us of problems). FREE NOW will use these ratings to create an average passenger rating score for you. Only you will be able to view this in your FREE NOW passenger profile. Your rating will not be displayed to drivers during the procurement of any journeys and your rating will not be used as the basis for any journey procurement or other decision about you. We urge our drivers to choose the passenger rating on the basis of the politeness and behaviour of the passenger.
Categories of personal data used for this purpose:
Our lawful basis for processing this personal data: We process this data on the basis of our legitimate interest in further developing and improving the quality of our services.
6. To manage fraud prevention and non-payment risks.
When you create an account with the App, FREE NOW will evaluate the risk of non-payment and/or fraud for each new means of payment linked with your account and for each booked journey. We do this using either of the following two methods in order to make a decision about whether or not you will be able to access the "Pay By App" functionality:
If the outcome of our review is that you cannot use the Pay By App functionality then you will be notified of this by e-mail. You will still be able to use the App to procure journeys and pay by other means (such as cash). If you wish to contest a decision that you will not be offered Pay By App, please contact us via https://support.free-now.com/hc/requests/new. You will also be able to contest a decision that has been made by fully automated means. One of our trained employees will then review and reconsider the decision, taking your viewpoint into account when doing so.
We also carry out fraud prevention checks for your journey by using your profile picture (where you have uploaded one) to identify you. The driver who carries out your journey will temporarily be shown your profile picture to check that it matches the passenger taking the journey.
In addition, we carry out checks of the activity on users of our App to prevent ad-related fraud activity.
Categories of personal data used for this purpose:
Our lawful basis for processing this personal data: We process this data on the basis of our legitimate interest in fraud prevention and reducing the risks of non-payment by our customers.
In order to protect you against overpaying for journeys, your driver's mobile phone will transmit GPS coordinates to us at intervals throughout your journey. This helps us to ensure that the driver does not intentionally prolong your journey in order to obtain a higher fee. This means that, if you think you may have paid too much for a journey, you can request that we share information about the route of your journey.
Categories of personal data used for this purpose:
Our lawful basis for processing this personal data: We process this data on the basis of your and our legitimate interests in protection against overpayment and fraud prevention.
7. To fix bugs and improve the functionality of the App.
In order to fix issues, improve App functionality, and adjust the App to suit the needs of our passengers, we carry out technical analysis of how users interact with our App. Where possible, we will anonymise the personal data we use in order to carry out this activity.
Categories of personal data used for this purpose:
Our lawful basis for processing this personal data: It is necessary for our legitimate interests in improving the functionality and features of our App.
8. To send you news and personalised offers (marketing).
Where we are permitted to do so, we will send you news and personalised offers relating to products and services offered by FREE NOW and/or our third-party partners that we think may be of interest to you. Depending on the settings you have enabled in your App, we will send these to you by e-mail, text or through in-app or push notifications. You can withdraw your consent to receiving these marketing messages at any time (see section 7 (Your privacy rights) to find out how you can object to marketing messages). You can also withdraw your consent to marketing communications via the “Data Protection Settings" of the FREE NOW passenger App (under your “Profile”), by turning off the toggle relating to “News and personalised offers”.
Categories of personal data used for this purpose:
Our lawful basis for processing this personal data: Where we are permitted to do so by law, we process this information on the basis that it is necessary for our legitimate interest in marketing our services and providing relevant information to our customers and potential customers that we think will be of interest to them.In all other cases, we process this information on the basis of your consent.
9. To analyse the success of our marketing campaigns and advertise our services online.
We place non-targeted adverts for our services on third-party websites. We also evaluate and analyse the performance of our marketing campaigns and channels to understand how users become aware of our App, how they respond to specific ad campaigns and how they use the App. To do this, we collect and process certain information about the devices used by our users, their online behaviour and the content of websites they visit. The personal data we collect for this purpose are aggregated by our advertising partner and anonymised shortly after collection. Our service providers therefore cannot identify an individual from the personal data they receive.
Categories of personal data used for this purpose:
Our lawful basis for processing this personal data: It is necessary for the purpose of our legitimate interests in advertising our services and understanding the effectiveness of, and improving, our marketing campaigns.
10. To provide personalised ads.
We use ‘custom audience’ and ‘lookalike’ targeting provided by third parties so that we can display targeted advertisements about our services on third party websites and apps to a specific audience (e.g., depending on the characteristics of the audience). We do this so that ads can be tailored to the likely interests of the relevant individual.
Categories of personal data used for this purpose:
Our lawful basis for processing this personal data: The legal basis we rely on for this processing activity is that you have provided your consent.
You can also withdraw your consent to this via the “Data Protection Settings" of the FREE NOW passenger App (under your “Profile”), by turning off the toggle relating to “Personalized Advertising”. Alternatively, you can send us a message via https://support.free-now.com/hc/requests/new or to by letter to the address set out in section 1 of this Privacy Notice.
Where you withdraw your consent, this will not affect the lawfulness of any processing that we carried out prior to your withdrawal. We will implement your changes as soon as possible (due to technical reasons, this will be no later than 48 hours from the withdrawal).
You can turn off this use of your advertising identifier:
You can also reset your advertising identifier at any time in the device settings (iOS: “Reset Ad-ID”; Android: “Reset Advertising-ID”). Where you do this, a new identification number will be generated for your device, which will not be linked with the data collected for your previous advertising identifier.
You can also withdraw your consent to this via the “Data Protection Settings" of the FREE NOW passenger App (under your “Profile”), by turning off the toggle relating to “Personalized Advertising”. Alternatively, you can send us a message via https://support.free-now.com/hc/requests/new or to by letter to the address set out in section 1 of this Privacy Notice.
Where you withdraw your consent, this will not affect the lawfulness of any processing that we carried out prior to your withdrawal. We will implement your changes as soon as possible (due to technical reasons, this will be no later than 48 hours from the withdrawal).
11. Marketing to potential business customers.
FREE NOW collects information about potential business customer contacts from public sources (such as LinkedIn) so that we can send them marketing materials about our services where we think these may be relevant to their business.
Categories of personal data used for this purpose:
Our lawful basis for processing this personal data: It is necessary for the purpose of our legitimate interest in identifying potential B2B customers and advertising our services.
12. To conduct market research and surveys.
If you have agreed to receive market research and surveys from us (e.g., during registration of your account on the App or by activating the relevant toggle in the App's privacy settings), we will send these to you from time to time. The surveys we send you will be personalised to you. Depending on the settings you have enabled, we will send these to you by e-mail, text or through in-app or push notifications. We do this so we can understand how you use our App and how we can improve our services.
Categories of personal data used for this purpose:
Our lawful basis for processing this data: We process this personal data on the basis of your consent.If you have provided your consent to this activity and you subsequently do not wish to receive these messages, you can easily withdraw your consent by de-activating the relevant toggle in your “Data Protection Settings" of the FREE NOW passenger App (under your “Profile”). See also section 7 (Your privacy rights) on other ways you can withdraw consent and how we will implement your withdrawal.
13. To run our loyalty, referral and partnership programs.
If you take part in one of FREE NOW's loyalty or referral programs or partnership schemes, we will use your personal data as necessary to provide you with the relevant loyalty or partnership rewards and to confirm your participation in the program. The terms and conditions of the relevant program will be provided to you at the time you sign up to it. In particular, we run a referral scheme for business accounts, by offering rewards when the new referred customer signs up and takes a certain number of journeys. If you are a B2B passenger that is referred through this scheme, we will contact you to ask if you would like to sign up to our services, and we will collect and share information with the person who referred you about your sign-up activity and the number of journeys you take.
Categories of personal data used for this purpose:
Our lawful basis for processing this data: Where participation in the program involves users signing up to a contract, we process this personal data on the basis that it is necessary for the performance of a contract with you (or to take steps at your request prior to entering into such a contract).
Otherwise, we process this personal data on the basis that it is necessary for our legitimate interest in conducting the loyalty or partnership program. However, your participation in any loyalty or partnership program is voluntary and you can choose not to participate and/or end your participation in accordance with the terms of the relevant program.
Lastly, the legal basis we rely on for the B2B referral scheme is the consent of the referred passenger. You have a right to withdraw it at any time and please see section 7 (Your privacy rights) on how you can withdraw consent and how we will implement your withdrawal.
14. To use the FREE NOW mobility benefits card.
If you accept your employer's invitation to use the FREE NOW Mobility Benefits Card and activate and use your card, we process personal data in order to manage your budget, the mobility services used and the entitlements granted to you and to be able to assist you with any questions or problems. We also provide your employer with (possibly aggregated) information about the status of the budget or budget consumption, so that, for example, further credits can be loaded onto cards in good time or statistical evaluations of budget developments in user groups can be made.
Categories of personal data processed for this purpose:
Our legal basis for the processing of personal data: Processing for the purpose of creating and activating the Card in our App and in connection with the use of the Card for individual transactions is necessary to fulfill a contract concluded with you.
Insofar as personal data is transferred to your employer (if applicable also in aggregated form), this either also serves to execute a contract concluded with you or to safeguard our legitimate interests or those of your employer in the orderly administration of the mobility budgets granted.
If you are a Business Account Holder (employer), we collect and/or transmit personal data of holders, partners, beneficial owners and/or authorized representatives for the purpose of conducting so-called KYC (Know Your Customer) checks by the card-issuing partner company.
Categories of personal data processed for this purpose:
Our legal basis for the processing of personal data: The collection and transfer of personal data for the performance of KYC checks by the card issuing company is carried out in order to safeguard the legitimate interests to comply with obligations of payment service providers to cooperate in the fight against money laundering, fraud and the financing of terrorism.
15. To handle accident reporting.
Unfortunately, accidents sometimes happen. If you or your driver is involved in an accident during a journey, we will use some of your personal information in order to carry out internal reporting, provide information to our insurers and other relevant third parties, and comply with our legal obligations.
Categories of personal data used for this purpose:
Our lawful basis for processing this data: It is necessary for the purpose of our legitimate interests in maintaining internal records about accidents that take place, notifying our mobility service providers of incidents in accordance with our contractual obligations, and processing insurance claims.
We will also process your personal information on the basis that it is necessary for compliance with a legal obligation to which we are subject, where this is the case.
In limited instances, we will process this information to protect the vital interests of you or someone else.
16. To comply with our legal obligations.
We may use your personal data to provide information to competent authorities where we are required to do so by applicable laws or regulations (e.g., to our transport licensing authority or insurers).
The types of personal data we share for this purpose will vary depending on the nature of the legal obligation. However, common categories of personal data used for this purpose are:
17. Links to third-party websites.
Where you access a third party's website – for example, by following a link to our Facebook page via our website – the provider of that website will be the controller of the personal data you provide on that site. For information about how they will handle your personal data, you should refer to the privacy notice on that website.
We share your data with the following categories of recipients.
You may exercise your rights under the GDPR in respect of and against each of the parties (either FREE NOW or our third-party service mobility provider). However, to speed up the response, we would kindly ask you to exercise your rights via https://support.free-now.com/hc/requests/new.
FREENOW also partners with third party providers (e.g. car rental companies) to offer their services within our App. For certain services you may be redirected to the provider’s website to order the service there. However, in order to process the reservation and payment, these third parties may receive the personal data that is listed under section 3.2. Your data will not be shared unless you decide to use that service and you will be always informed which company receives your personal data.
Any other person with your consent to the disclosure.
We use cookies and similar tracking technology (collectively, “Cookies”) to collect and use personal information about you, including to serve interest-based advertising. For further information about the types of Cookies we use, why, and how you can control Cookies, please see our Cookie Notice.
In some cases, your personal information is transferred to, and processed in, countries other than the country in which you are resident. These countries may have data protection laws that are different to the laws of your country.
Specifically, our group companies are located inside the EEA/UK and we store all our data with a cloud service provider within the EU or in IT infrastructures and systems (employee computers) at our sites within the EEA/UK. Our third-party service providers and partners operate around the world. We have selected our service providers carefully to check that they will protect the personal data we share with them and we have engaged them in writing.
Where we transfer your personal data outside the UK or EEA, we have taken appropriate safeguards to require that your personal information will remain protected in accordance with this Privacy Notice. This includes:
For more information on the appropriate safeguards that we have implemented, you can contact us using the details provided in section 1.
You have the following data protection rights. You can exercise these rights by sending us a message to https://support.free-now.com/hc/requests/new or a letter to the address mentioned under section 1 above.
Garante per la Protezione dei Dati Personali
Piazza Venezia 11
00187 Roma
We respond to all requests we receive from individuals wishing to exercise their data protection rights in accordance with applicable data protection laws.
We have taken appropriate technical and organisational measures to keep your personal data secure (in particular to protect your personal data against unauthorised access by third parties, as well as accidental or intentional modification, loss or destruction). We review these measures periodically and change them in line with state of the art security processes.
The transfer of your personal data from your device (e.g., smartphone) to us is always encrypted. FREE NOW is PCI DSS (Payment Card Industry Data Security Standard) certified.
We retain personal information we collect from you where we have an ongoing legitimate business need to do so (for example, to provide you with a service you have requested or it to comply with applicable legal, tax or accounting requirements). In particular:
When we have no ongoing legitimate business need to process your personal information, we will either delete or anonymise it or, if this is not possible (for example, because your personal information has been stored in backup archives), then we will securely store your personal information and isolate it from any further processing until deletion is possible.
We may modify this Privacy Notice from time to time in the future in accordance with applicable data protection laws and regulations or in response to changing technical or legal developments. When we update our Privacy Notice, we will take appropriate measures to inform you, consistent with the significance of the changes we make.
Last updated: June 2024
