Il vademecum e l’etichetta dei viaggi d’affari: le "tre R" e i sette consigli

Il business è tutta una questione di interazioni e se stai viaggiando per affari, rispettare l’etichetta può fare la differenza tra un successo e uno spreco di tempo e soldi!

Come tutte le altre forme di interazioni sociali, a volte può sembrare un campo minato, soprattutto se si è solo agli inizi o se si sta tentando di espandersi nell’economia globale.

Se ti stai accingendo a portare la tua attività a un nuovo livello in una nuova zona o paese …non farti prendere dal panico! Segui queste semplici regole di etichetta per i viaggi d’affari e molto presto avrai dei nuovi e redditizi rapporti commerciali.

Che cos’è l’etichetta aziendale?

Ogni categoria sociale ha certe aspettative su come devono comportarsi i suoi membri se vogliono essere accettati da tale gruppo.

E il business non fa eccezione. L’etichetta aziendale è semplicemente una serie di requisiti e aspettative generali riconosciute da tutti i professionisti. A seconda dei paesi e delle rispettive culture possono differire leggermente. Tuttavia ti farà piacere sapere che i principi di base rimangono gli stessi.

Che tu stia preparando un importante colloquio o il tuo primo viaggio aziendale, queste fondamentali regole di etichetta aziendale ti aiuteranno a fare una buona prima impressione.

7 consigli per una buona etichetta aziendale

L’etichetta aziendale si basa sulle buone maniere e sul rispetto degli altri. Oltre a ciò, ecco alcuni buoni esempi di comportamento aziendale che dovresti seguire:

• Arrivare in orario: che si tratti di un colloquio di lavoro o di un meeting aziendale, arrivare in orario è fondamentale. Essere puntuali dimostra che rispetti gli altri e il loro tempo. Se sei un ritardatario seriale, avvisa in anticipo e chiedi sempre scusa.
• Salutare con una stretta di mano: è la prassi tra i professionisti di tutto il mondo per impostare un tono serio in ogni incontro, quindi non dimenticare mai di stringere mani al tuo arrivo.
• Rispetta il dress code: vestiti sempre in modo professionale, a meno che non ti sia stato detto chiaramente che è ben accetto anche l’abbigliamento casual.
• Chiama le persone per nome: dimostrerai subito che sei interessato a loro. Non ti vergognare di richiedere i loro nomi se li hai dimenticati.
• Bussa prima di entrare in un ufficio: interrompere qualcuno mentre sta lavorando non va mai bene. Quindi bussa, saluta e chiedi gentilmente se hanno del tempo da dedicarti.
• Rispondi agli inviti e ai meeting: fai sempre sapere in anticipo alle persone se parteciperai a un tale incontro, e non confermare se poi non ti presenti.
• Controlla tutto una seconda volta prima di inviare: a differenza di WhatsApp o iMessage, un’email non può essere annullata una volta inviata, quindi controlla tutto per bene prima di premere il tasto Invia. Assicurati che il tono sia quello giusto e che non ci siano errori ortografici o grammaticali. Anche se stai scrivendo in modo informale a qualcuno che conosci bene, mantieni sempre un tono professionale ed educato.

Queste sono le basi. Ora invece ti spiegheremo qualcosa sull’etichetta da rispettare quando viaggi per affari o incontri dei clienti.

Perché l’etichetta aziendale è fondamentale quando si incontrano dei clienti?

Quando sei in viaggio per incontrare dei clienti, sia tu che la tua azienda avete già investito parecchio nella costruzione di tale rapporto. L’ultima cosa che vuoi fare è sprecare tutto questo investimento per non aver rispettato l’etichetta dei viaggi d’affari.

Tutte le regole di base di etichetta aziendale di cui abbiamo parlato qui sopra si applicano anche ai viaggi d’affari, e la puntualità è sicuramente una delle più importanti.

Viaggiare porta via molto tempo e i ritardi inattesi sono sempre dietro l’angolo, quindi organizza sempre i tuoi spostamenti tenendolo a mente e parti sempre con largo anticipo rispetto all’orario stabilito del meeting.

Inoltre ecco qualche altra norma per un viaggio d’affari senza intoppi:

• Effettua delle ricerche sul posto: studia i costumi e le abitudini del paese che visiterai. Anche se le trattative saranno in lingua inglese, imparare almeno un saluto nella lingua del posto e conoscere le usanze e le cose da non fare dimostra che sei un ospite corretto e che rispetti la loro cultura. Fai particolare attenzione alle abitudini locali riguardo il cibo e il bere, che sono sempre quelle che cambiano maggiormente da paese a paese.
• Evita argomenti delicati: come regola generale è sempre meglio non parlare di religione e politica, ma fai attenzione anche a non parlare delle difficoltà del posto o di argomenti che non rientrano in un ambito professionale.
• Studia la Travel Policy aziendale: assicurati di leggere e capire bene la politica aziendale riguardo i viaggi d’affari e comunica con chi affronterà il viaggio insieme a te. Assicurati di sapere chi è il responsabile dei vari compiti e non lasciare organizzare tutto agli altri. Studia bene il programma per non farti trovare impreparato.

Cosa sono le 3 R dell’etichetta aziendale?

L’etichetta aziendale va rispettata anche quando ti sposti. I viaggi d’affari possono essere stressanti ed è molto facile dimenticarsi delle persone quando si è concentrati di più su quello che si vuole ottenere.

Tuttavia, la gente e i rapporti personali sono il nucleo dei viaggi d’affari. Ecco quindi le 3 R dell’etichetta aziendale che ci ricordano chi dovremo incontrare.

• Riconoscere: tutti vogliamo essere visti e apprezzati, sia personalmente che professionalmente. Dedica alle persone il tuo tempo e la tua attenzione. Riconoscere il tempo che ti stanno dedicando e interessarsi a loro ti permetterà di instaurare un proficuo rapporto professionale.
• Rispettare: Anche Aretha Franklin ha dedicato una celebre canzone dedicata al rispetto, e tutti noi lo esigiamo, ma prima di tutto dobbiamo darlo. Come? Arrivando in orario, dimostrando educazione, riconoscendo che il lavoro, il tempo e le culture di tutti sono importanti, effettuando delle ricerche e ascoltando gli altri.
• Rispondere: la comunicazione deve essere bidirezionale. Il modo sicuro per danneggiare un rapporto è ignorare l’altro o tenerlo all’oscuro. Rispondi sempre educatamente e con rispetto alle richieste, anche se la risposta è un ‘no’. Se possibile, prova a fornire in anticipo le informazioni che necessitano gli altri quando sei in viaggio d’affari e avvisali sempre in tempo, anche prima che siano loro a chiederti delucidazioni.

Queste sono le regole di base dell’etichetta aziendale che valgono sia per l’ufficio che per i viaggi d’affari. Se le seguirai, non solo riuscirai a navigare e controllare i burrascosi mari della vita lavorativa e dei viaggi d’affari, ma ti aiuteranno anche a calmare le acque in cui nuotiamo tutti.

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