Dopo la crisi del COVID-19, nel 2022 i viaggi d'affari sono tornati a crescere e sono destinati ad aumentare ancora nel 2023.
Sebbene Zoom sia qui per restare, la maggior parte delle aziende riconosce l'importanza degli incontri di persona: dopo tutto, non c'è niente di meglio che una stretta di mano per concludere un affare!
Sì, i budget per i viaggi d'affari sono un grande affare e, se ben gestiti, possono diventare un benefit e un fattore motivante di primaria importanza per i dipendenti.
Le gite aziendali, tuttavia, non sono adatte a tutti, perché hanno forme, dimensioni e scopi diversi. Dallo sviluppo di una relazione d'affari o di una partnership alla promozione di prodotti e servizi, i diversi tipi di viaggi d'affari hanno ciascuno le proprie caratteristiche e i propri vantaggi.
Ecco alcuni dei tanti motivi per cui i tuoi dipendenti devono viaggiare per lavoro, e una panoramica dei vantaggi e delle sfide particolari inerenti a ciascuno di essi.
Oggi le aziende mirano sempre di più a creare un senso di squadra e a coinvolgere i propri dipendenti. I ritiri aziendali lontani dal luogo di lavoro sono un'ottima occasione per riaffermare i valori dell'azienda, costruire relazioni e cementare l'unione e l'affiatamento del team.
La creatività e l'innovazione richiedono una mentalità propensa al cambiamento, quindi quale modo migliore di uscire dalla routine che rischia di bloccare i tuoi team se non quello di portarli in un luogo completamente diverso?
La chiave del successo di un ritiro aziendale è l'organizzazione, soprattutto se comporta un viaggio. Il viaggio, l'alloggio, i pasti, le attività, ecc. devono essere ben studiati e organizzati in anticipo. Se vuoi che i tuoi dipendenti si sentano apprezzati, motivati e ispirati, non devi sottoporli a viaggi lunghi e difficili o a sistemazioni e pasti scadenti.
Un buon ritiro aziendale richiede un certo investimento da parte tua, ma la buona notizia è che potrebbe essere più conveniente di quanto pensi. Molti luoghi famosi per il team building offrono eccellenti tariffe di gruppo per i clienti aziendali. Ci sono molte agenzie che si occupano di viaggi aziendali e sono specializzate nell'organizzazione di ritiri aziendali e che possono aiutarti a far fruttare il tuo denaro.
I viaggi "bleisure" stanno diventando sempre più popolari. Si tratta di una formula che unisce viaggi di lavoro e visite a luoghi di vacanza e di svago. Offrendo ai tuoi dipendenti la possibilità di godersi un po' di tempo libero durante un viaggio di lavoro, renderai i viaggi di lavoro più attraenti e tutti saranno motivati a parteciparvi.
Inoltre, saranno più concentrati durante la parte del viaggio che riguarda il lavoro e gli affari.
I viaggi "bleisure" sono essenzialmente un benefit per i dipendenti che non costa nulla all'azienda, poiché i dipendenti in genere pagano da soli la parte del viaggio dedicata allo svago.
L'unico investimento aggiuntivo è il tempo per coordinare i dettagli con il dipendente. Con sempre più persone ora in grado di lavorare da remoto, consentire ai tuoi dipendenti di trasformare il loro viaggio di lavoro in un viaggio bleisure non implica nemmeno l'utilizzo della loro allocazione per le vacanze.
Se il viaggio si svolge all'inizio della settimana, i dipendenti possono continuare a lavorare da remoto e poi dedicare il fine settimana all'esplorazione del luogo di destinazione. Quindi, se la tua azienda invia regolarmente del personale in viaggi d'affari, assicurati di modificare la tua politica di viaggio per includervi i viaggi bleisure!
L'aumento della globalizzazione e la diffusione di Internet ha portato sempre più aziende a cercare clienti non solo al di fuori della loro città, ma addirittura del loro Paese.
Spesso le aziende lavorano con i loro clienti principalmente da remoto. Per stabilire e mantenere un rapporto con loro è necessario interagire di persona per avere un contatto più ravvicinato. Ciò garantisce una migliore relazione a lungo termine.
Quindi, sia che si tratti di andare dall'altra parte della città, del Paese o del mondo, la maggior parte delle aziende dovrà dedicare una parte del proprio budget di viaggio ai viaggi o alle riunioni con i clienti.
Sarà quindi prioritario trovare il modo più economico per portare i dipendenti dai clienti. Dovrai anche considerare i problemi di sostenibilità, quindi oltre ai mezzi tradizionali come gli aerei, i treni e le automobili, nella tua offerta potresti includere anche veicoli elettrici, scooter e monopattini elettrici. Dovrai anche considerare il luogo in cui i tuoi dipendenti incontrano il cliente. Per qualsiasi motivo, l'incontro presso la sede del cliente potrebbe non essere appropriato o invitante, quindi potresti prendere in considerazione una caffetteria o un ristorante. Se la privacy è un problema, affitta una sala conferenze in un hotel o utilizza uno dei tanti spazi di co-working che stanno sorgendo nelle città.
Un'altra parte importante dei viaggi d'affari è rappresentata dalle conferenze e dalle fiere commerciali. Esse sono un modo eccellente per le aziende di fare rete, promuovere i propri prodotti e servizi e garantire che i dipendenti siano aggiornati sugli ultimi sviluppi del settore.
Conferenze e fiere possono spesso comportare un investimento piuttosto elevato, ma molte aziende ritengono che ciò ripaghi a lungo termine. Questo è probabilmente il motivo per cui questi eventi si sono moltiplicati negli ultimi anni. Durante la pandemia, molte aziende hanno trovato il modo di lavorare da remoto ma, non appena hanno potuto, hanno ripreso il contatto personale con i clienti.
Gran parte dell'organizzazione di questo tipo di viaggi, ad esempio quella relativa all'alloggio, i pasti, i trasferimenti, ecc., può essere affidata agli organizzatori di conferenze.
Tuttavia, le aziende che vogliono tenere sotto controllo il proprio budget possono scegliere di organizzare questi aspetti autonomamente. Se stai pensando di inviare uno o due dipendenti, o addirittura un intero team, a una conferenza, potresti prendere in considerazione la possibilità di associarvi un'occasione di svago o addirittura un ritiro aziendale.
Oggi i viaggi d'affari non riguardano solo i brevi spostamenti di lavoro. Molte grandi aziende hanno uffici in tutto il mondo e trasferiscono regolarmente i dipendenti da un ufficio all'altro per periodi di tempo variabili.
In settori molto specialistici e di nicchia, alcune aziende forniscono assistenza a clienti in altre città e paesi, il che può richiedere il trasferimento del personale per un certo periodo di tempo. Se la tua attività prevede questo tipo di lavoro offshore, è probabile che il tuo budget di viaggio includa il pagamento dei trasporti, dell'alloggio e forse anche dei pasti per i dipendenti inviati fuori sede.
Tipi di trasporto nei viaggi d'affari
Quando si elabora una politica di viaggio, è bene tenere in considerazione:
- Costo
- Distanza
- Sostenibilità
- Accessibilità
- Numero di viaggiatori
A seconda dei requisiti sopra elencati, ecco le diverse opzioni di trasporto disponibili.
Auto aziendali: per le aziende i cui dipendenti viaggiano regolarmente nella loro zona o paese, l'auto aziendale è stata a lungo vista come la soluzione.
Questa potrebbe essere un'auto della flotta che reca il logo dell'azienda e che viene utilizzata solo per i viaggi di lavoro. È un'opzione che richiede un minor numero di veicoli e fornisce una pubblicità aggiuntiva, ma le cose possono complicarsi se più membri del personale devono usare la stessa auto in un determinato giorno.
L'altra opzione è quella di fornire un'auto aziendale personale come benefit per i dipendenti, ma questa soluzione ha sempre causato problemi dal punto di vista fiscale.
In ogni caso, se si considerano i costi di manutenzione e di ammortamento, le auto aziendali raramente hanno un senso dal punto di vista economico, per cui un numero sempre maggiore di aziende sta rinunciando a utilizzarle.
Trasporto pubblico: è un'opzione rispettosa dell'ambiente e generalmente più economica rispetto alle auto aziendali.
Spesso non è la scelta preferita, poiché gli orari, i viaggi nelle ore di punta, i percorsi limitati e la potenziale inaffidabilità dei servizi possono rendere il trasporto pubblico estremamente stressante per i dipendenti.
Taxi - I taxi rappresentano generalmente un modo veloce e diretto per portare i tuoi dipendenti a destinazione.
Nelle città, di solito è abbastanza facile chiamare un taxi o una società di taxi per organizzare un prelievo. E i dipendenti possono utilizzare il tempo del viaggio per leggere le e-mail e i messaggi, fare una telefonata importante o prepararsi per una riunione imminente.
Tuttavia, chiamare un taxi per strada può risultare molto costoso e spesso i dipendenti devono pagare di tasca propria per poi richiedere il rimborso delle spese, il che può essere una seccatura.
Applicazioni per la mobilità - l'utilizzo di un'applicazione per la mobilità come FREENOW è un ottimo modo per combinare trasporto pubblico, taxi e veicoli privati a noleggio, oltre ad altre opzioni innovative e sostenibili come scooter e monopattini elettrici.
Il bello di un'app per la mobilità è avere tutte le diverse opzioni di trasporto in un unico posto, in modo che i tuoi dipendenti possano facilmente individuare il modo migliore per spostarsi da un punto all'altro, risparmiando tempo e fatica.
Inoltre, l'app consente di tenere traccia di tutti i viaggi di lavoro in un unico luogo e di confrontare rapidamente i prezzi di diversi fornitori per assicurarsi di sfruttare al meglio il proprio budget. In più, tutte le spese di viaggio sono centralizzate, con resoconti dettagliati delle spese e un'unica fattura mensile, semplificando l'elaborazione delle spese ed evitando che i dipendenti debbano sborsare denaro proprio.
Con il Mobility Budget di FREENOW, puoi offrire ai tuoi dipendenti un vantaggio che non ha nulla da invidiare a un'auto aziendale. I dipendenti ricevono un budget mensile da spendere per i loro spostamenti personali, sia che si tratti di pendolarismo, serate fuori o vacanze. Inoltre, FREENOW ti aiuta a raggiungere i tuoi obiettivi di sostenibilità grazie alla più grande flotta di mezzi di trasporto elettrici e a zero emissioni in Europa. Il suo potente software tiene anche traccia dell'impronta di carbonio di ciascun dipendente e fornisce report dettagliati sulle emissioni di CO2 per aiutare la tua strategia CSR.
Un'app per la mobilità come FREENOW può aiutarti a risparmiare tempo e denaro, a semplificare la vita dei tuoi dipendenti quando sono in viaggio, a vedere tutti i tuoi viaggi di lavoro in tempo reale e a elaborare le spese di viaggio senza problemi.
I viaggi d'affari sono deducibili dalle tasse?
Sebbene i diversi Paesi abbiano regole leggermente diverse, le spese per i viaggi d'affari sono deducibili dalle tasse. Come per tutte le spese aziendali, le spese di viaggio devono soddisfare i requisiti fiscali specifici del Paese di provenienza per essere esenti da imposte.
Quando si inviano i dipendenti in viaggio d'affari, di solito è possibile richiedere uno sgravio fiscale sulle spese che rientrano nelle seguenti categorie:
- Spese di trasporto pubblico
- Sistemazione in albergo
- Cibo e bevande
- Tassa sul traffico e pedaggi
- Spese di parcheggio
- Telefonate di lavoro e costi di stampa
- Chilometraggio (se si utilizza un'auto privata o aziendale)
Cosa si intende per viaggi d'affari? In generale, i viaggi d'affari possono essere definiti come spostamenti diversi da quelli che un dipendente compie per recarsi sul posto di lavoro. Quindi, se i tuoi dipendenti devono recarsi in varie sedi che non sono considerate il loro posto di lavoro permanente o recarsi in una sede specifica o in un posto di lavoro temporaneo al di fuori del loro percorso abituale, questo viene considerato come viaggio di'affari.
Le normative fiscali variano da Paese a Paese, quindi le aziende devono assicurarsi di conoscere le regole locali specifiche. Tuttavia, è bene tenere presente che alcune spese, come il chilometraggio e i pasti, possono essere soggette a tariffe fisse.
Una buona regola per capire se si può chiedere un rimborso per un viaggio è chiedersi: "Queste spese sono state sostenute interamente ed esclusivamente per la gestione dell'azienda o per generare un maggiore volume d'affari?" Se la risposta è sì, è probabile che si possa richiedere il rimborso, ma come per tutte le questioni fiscali, è bene consultare un commercialista!
