Podstawowe informacje dot. składania wniosków o udostępnienie danych przez organy państwowe

Informacje ogólne

Niniejsze wytyczne mają na celu dostarczenie informacji funkcjonariuszom organów ścigania i urzędnikom innych organów państwowych („organy”), wnioskujących o uzyskanie dostępu do niepublicznych danych osobowych pasażerów lub kierowców oraz do danych („dane użytkownika”) przechowywanych przez FREE NOW. Informacje zawarte w tym dokumencie nie nakładają żadnych zobowiązań na FREE NOW i każdy wniosek będzie rozpatrywany indywidualnie. FREE NOW zastrzega sobie możliwość odrzucenia wniosku lub zgłoszenia zastrzeżeń do organu składającego wniosek.

FREE NOW jest odpowiedzialne za zapewnienie bezpieczeństwa swojej aplikacji oraz korzystających z niej społeczności. W związku z tym FREE NOW wdrożyło specjalną procedurę rozpatrywania wniosków złożonych przez organy państwowe („wnioski urzędowe”) o ujawnienie danych użytkowników. Aby chronić prywatność naszych użytkowników, powołaliśmy multidyscyplinarny zespół (składający się z członków działu obsługi klienta, ochrony danych osobowych, inżynierii danych i innych), którego zadaniem jest rozpatrywanie wszystkich przychodzących wniosków urzędowych.

Dane użytkowników mogą zostać udostępnione organom wyłącznie zgodnie z obowiązującym prawem, w tym zasadami ochrony danych określonymi w unijnym ogólnym rozporządzeniu o ochronie danych („RODO”). Zespół rozpatrujący wnioski podejmie również odpowiednie kroki, aby upewnić się, że dany wniosek leży w kompetencjach wnioskującego organu. W celu poszanowania zasady minimalizacji danych, w miarę możliwości zespół sprawdza również, czy dane objęte wnioskiem są rzeczywiście niezbędne do realizacji celu przedstawionego we wniosku. FREE NOW może podjąć decyzję o ujawnieniu mniejszej ilości danych lub odmówić ujawnienia danych użytkownika, jeśli istnieją wątpliwości co do ich niezbędności lub zasadności wniosku złożonego przez organ.

Wymagania dotyczące wniosków 

FREE NOW ujawni organom dane użytkowników tylko, gdy złożony wniosek spełnia poniższe wymagania. 

Wymogi ogólne:

Poniższe wymogi dotyczą wszystkich wniosków urzędowych, niezależnie od formy w jakiej są składane (pisemnie czy elektronicznie).Wszystkie wnioski muszą:

• ... być złożone przez organy ścigania lub inne oficjalne organy państwowe  przy wykorzystaniu oficjalnej państwowej domeny (np.: gov.pl);
• ... zawierać informacje które pozwolą zidentyfikować (tzn. unikalny identyfikator) konto/a użytkownika objęte wnioskiem o udostępnienie danych (np. adres e-mail, tablice rejestracyjne) lub ID konkretnej podróży (np. miejsce odbioru i dowozu lub daty i czas trwania podróży); 
• ... zostać wydane przez upoważniony organ (np. sąd lub policję); 
• ... być skierowane do właściwego podmiotu prawnego FREE NOW (zob. tutaj);
• ... zawierać podstawę prawną upoważniającą organ do złożenia wniosku lub zobowiązującą  FREE NOW do ujawnienia danych;
• ... zawierać opis uzasadnienia wniosku;
• ... zawierać numer aktu lub sprawy umożliwiający właściwą identyfikację i  komunikację;
• ... zawierać dane osoby kontaktowej zajmującej się wnioskiem w przypadku pytań czy wątpliwości ze strony FREE NOW;
• ... zawierać planowany termin otrzymania danych od FREE NOW w formacie DD-MM-RRRR. Należy pamiętać, że proces weryfikacji i gromadzenia danych może prowadzić do wydłużenia czasu przetwarzania wniosku po stronie FREE NOW.

Wnioski pisemne 

Wnioski składane na piśmie (np. drogą pocztową) muszą również:

1. ... zawierać podpis osoby zwracającej się o udostępnienie danych użytkownika,
2. ... zawierać oficjalną pieczątkę organu wnioskującego.

Wnioski elektronicznie 

Wnioski urzędowe skierowane do FREE NOW w formacie elektronicznym (np. mailowo) również muszą:

1. ... zawierać oficjalny certyfikat elektroniczny organu,
2. ... umożliwiać sprawdzenie autentyczności wniosku.

Jak złożyć wniosek?

Wnioski od organów mogą być składane do FREE NOW w następujący sposób:

FREE NOW nigdy nie udostępni jakichkolwiek danych osobowych użytkowników osobiście, telefonicznie lub za pośrednictwem innego kanału komunikacyjnego, bez otrzymania ważnego pisemnego wniosku spełniającego opisane powyżej kryteria. 

Jakie dane osobowe użytkowników mogą zostać udostępnione organom przez FREE NOW?

Rodzaj danych przetwarzanych przez FREE NOW zależy od użytkowania aplikacji FREE NOW przez konkretnego użytkownika. Nie wszystkie poniższe kategorie danych są przetwarzane dla każdego klienta.

• Dane kontaktowe, takie jak: imię i nazwisko, adres e-mail, numer telefonu i adres domowy,
• Informacje dotyczące przejazdów, takie jak: miejsce odbioru i miejsce docelowe, data, godzina i czas trwania przejazdu,
• Informacje o płatnościach, takie jak: wykorzystany środek płatności, koszty przejazdu, wykorzystane vouchery i bonusy, czy też rachunki i faktury,
• Informacje o pojeździe, takie jak: tablice rejestracyjne czy też z jakiego rodzaju usługi korzystał użytkownik (np. przejazdy Lite, taksówka, hulajnoga elektryczna),
• Dokumenty, takie jak: prawo jazdy, licencje taksówkarskie,
• Informacje na temat urządzenia, takie jak: ID urządzenia, adresy IP i identyfikatory reklamowe.