Po kryzysie sanitarnym COVID-19 w 2022 nastąpił wielki powrót podróży służbowych i wszystko wskazuje na to, że w 2023 roku wyjazdy będą jeszcze bardziej popularne.
Podczas, gdy spotkania na Zoomie mają się dobrze, większość firm dostrzega, jak bardzo istotne są spotkania twarzą w twarz — koniec końców nie ma to jak uścisk dłoni po dobiciu targu!
Zgadza się. Budżety na podróże służbowe to poważny biznes, a przy dobrym zarządzaniu stają się one kluczowym benefitem i czynnikiem motywującym pracowników.
Podróże firmowe mają różne postacie, zakres i cele, a więc nie istnieje jedno rozwiązanie odpowiednie dla wszystkich. Od nawiązywania relacji biznesowych lub umów partnerskich, po promowanie nowych produktów i usług, różne rodzaje podróży służbowych mają swoją wyjątkową naturę i wiążą się z różnymi korzyściami.
Pracownicy podróżują w różnych celach. Oto przegląd szczególnych zalet i wyzwań, które się z nimi wiążą.
Firmy przeznaczają coraz więcej środków na budowanie więzi w zespołach i szukają coraz to nowych sposobów na angażowanie pracowników. Ekscytujące wyjazdy integracyjne z dala od miejsca pracy to doskonały sposób na zakorzenienie wartości firmy, budowanie relacji i zbliżanie do siebie członków Twojego zespołu.
Kreatywność i innowacja wymagają zmiany nastawienia — a co działa lepiej niż zmiana otoczenia? A zatem pozwól pracownikom przełamać rutynę i zabierz ich w kompletnie nowe miejsce.
Kluczem do sukcesu wyjazdu służbowego jest organizacja — zwłaszcza, jeśli wymaga podróży. Dojazd na miejsce, zakwaterowanie, posiłki, aktywności itp. należy zaplanować z wyprzedzeniem. Jeśli chcesz, aby pracownicy czuli się docenieni, zmotywowani i zainspirowani, lepiej nie narażaj ich na długie i męczące trasy, szemrane zakwaterowanie czy niesmaczne jedzenie.
Niezapomniany wyjazd integracyjny będzie wymagał od Ciebie pewnej inwestycji. Dobra wiadomość jest taka, że niekoniecznie musi oznaczać to nadwyrężenie Twojego budżetu. Wiele popularnych miejsc do teambuildingu oferuje konkurencyjne stawki grupowe dla klientów biznesowych. Istnieje też wiele biur podróży i wyspecjalizowanych organizatorów dla firm, którzy pomogą Ci jeszcze lepiej wykorzystać budżet na wyjazd integracyjny.
Wyjazdy łączące biznes z przyjemnością stają się coraz bardziej popularne. Oznacza to, że w ramach wyjazdu służbowego pracownik ma też okazję zrelaksować się w czasie wolnym. Zapewniając pracownikom czas na rozrywkę podczas wyjazdu, sprawisz, że delegacje będą bardziej atrakcyjne a pracownicy bardziej skorzy do wyjazdu.
Lepiej skupią się też na pracy, ponieważ nie będą musieli już kombinować, jak między jedno a drugie spotkanie wcisnąć zwiedzanie okolicy.
Wyjazdy łączące biznes z przyjemnością to benefit pracowniczy, który nie wiąże się w zasadzie z żadnymi dodatkowymi kosztami dla firmy, ponieważ pracownicy z reguły pokrywają rozrywki w czasie wolnym ze swojej własnej kieszeni.
Jedyną dodatkową inwestycją jest czas, aby zaplanować szczegóły z pracownikiem. Coraz więcej osób pracuje zdalnie, a więc połączenie pracy z odpoczynkiem nie wymaga nawet wykorzystania dni wolnych pracownika.
Jeśli wyjazd planowany jest na początku tygodnia, pracownik może pracować zdalnie a weekend przeznaczyć na zwiedzanie. Jeśli Twoja firma regularnie wysyła pracowników w delegacje, upewnij się, aby uwzględnić w swojej polityce wyjazdy łączące biznes z przyjemnością!
Globalizacja i Internet sprawiły, że coraz więcej firm szuka klientów, którzy stacjonują nie tylko w innych miastach, ale nawet krajach.
Firmy często pracują z klientami przede wszystkim zdalnie. Angażowanie i pielęgnowanie relacji z klientami wymaga osobistych kontaktów, aby zacieśniać więzy. Pozwala to zagwarantować długą i owocną współpracę.
Nie ma znaczenia, czy pracownik rusza na spotkanie na drugi koniec miasta czy na drugi koniec świata, większość firm będzie musiała przeznaczyć część budżetu na dojazdy na spotkania z klientami.
Pierwsze co nasuwa się na myśl, to znalezienie najbardziej opłacalnych sposobów dojazdu. Zapewne weźmiesz też pod uwagę kwestie środowiskowe, a więc poza tradycyjnymi środkami transportu, takimi jak samoloty, pociągi i samochody, możesz uwzględnić pojazdy elektryczne, na przykład hulajnogi i skutery. Musisz też uwzględnić to, gdzie pracownik ma spotkać się z klientem. Może się zdarzyć, że spotkanie w siedzibie klienta nie będzie stosownym ani pożądanym scenariuszem, a więc zdecydujecie się na kawiarnię lub restaurację. Jeśli konieczne jest zapewnienie prywatności, wynajmij salę konferencyjną w hotelu lub coworkingu, których wszędzie jest teraz pełno.
Kolejnym popularnym rodzajem wyjazdów służbowych są wyjazdy na konferencje i targi. To doskonały sposób dla firm na nawiązywanie kontaktów, promowanie produktów i usług oraz dbanie o to, aby pracownicy byli zawsze na bieżąco ze wszystkimi nowinkami w branży.
Konferencje i targi często są poważną inwestycją, ale w przypadku większości firm zwraca się ona w czasie. Możliwe, że to właśnie dlatego popularność takich wydarzeń znacznie wzrosła w ciągu ostatnich lat. Wiele firm dawało sobie radę prowadząc biznes zdalnie w czasie pandemii, ale szybko wróciły one do tryby stacjonarnego, gdy tylko nadarzyła się okazja.
Większą część organizacji takich wyjazdów przejmują na siebie organizatorzy konferencji, którzy zapewniają zakwaterowanie, wyżywienie, transfery itp.
Jednak firmy, które ściśle pilnują budżetu, mogą zdecydować się na samodzielną organizację. Jeśli zastanawiasz się nad wysłaniem jednego, dwóch pracowników lub nawet całego zespołu, możesz połączyć to z wyjazdem dla przyjemności lub nawet wyjazdem integracyjnym.
Współcześnie podróże służbowe to nie tylko krótkie wyjazdy w interesach. Wiele dużych firm ma biura na całym świecie i regularnie przenoszą między nimi pracowników na różne okresy czasu.
W każdym specjalistycznym i niszowym sektorze firmy zapewniają wsparcie klientom w innych miejscowościach i krajach, co często wiąże się z relokacją pracowników na określony czas. Jeśli Twoja firma wymaga takich tymczasowych transferów pracowników za granicę, budżet na podróże obejmuje zapewne transport, zakwaterowanie, a może nawet wyżywienie.
Co warto wziąć pod uwagę podczas opracowywania polityki podróży:
Zależnie od wymagań wymienionych powyżej dostępne są różne opcje transportu.
Samochody służbowe — w przypadku firm, w których pracownicy regularnie podróżują po regionie lub kraju, samochód służbowy już od dawna jest preferowanym rozwiązaniem.
Taki pojazd oznaczony jest zwykle logo firmy i służy wyłącznie do dojazdów biznesowych. Rozwiązanie to wymaga mniejszej liczby pojazdów i stanowi dodatkową reklamę. Jednakże sprawy mogą się skomplikować, jeśli kilku pracowników musi skorzystać z samochodu tego samego dnia.
Kolejną możliwością jest zaoferowanie osobistego samochodu służbowego w ramach benefitu, ale wiąże się to z dodatkowym bólem głowy, gdy nadchodzi czas sprawozdań podatkowych.
W obu przypadkach pozostaje kwestia utrzymania oraz spadku wartości. Służbowe samochody rzadko kiedy opłacają się finansowo, a więc firmy stopniowo od nich odchodzą.
Transport publiczny – to opcja przyjazna dla środowiska, która jest tańsza niż flota samochodów służbowych.
Nie zawsze jest to jednak najlepsze rozwiązanie, ponieważ czytanie rozkładów jazdy, godziny szczytu, ograniczone trasy i potencjalny brak pewności usług sprawiają, że transport publiczny jest bardzo stresujący dla pracowników.
Taksówki – taksówki to na ogół szybki sposób na bezpośrednie dotarcie do celu.
W miastach zwykle łatwo jest zatrzymać taksówkę na ulicy lub zadzwonić i uzgodnić odbiór. Podczas przejazdu pracownicy mogą odpisać na zaległe e-maile i wiadomości, wykonać ważny telefon lub przygotować się na zbliżające się spotkanie.
Zatrzymywanie taksówek na ulicy może jednak okazać się bardzo kosztowne, ponieważ pracownik musi zwykle opłacić ją z własnej kieszeni, a potem upomnieć się o zwrot kosztów, co stanowi dodatkowy kłopot.
Aplikacje mobilności – korzystanie z aplikacji mobilności, takiej jak FREENOW, to wspaniały sposób na połączenie transportu publicznego, taksówek, wynajmu samochodów z kierowcą oraz innych innowacyjnych i przyjaznych dla środowiska opcji, takich jak hulajnogi i skutery elektryczne.
Najlepsze w aplikacji mobilności jest to, że masz wszystkie opcje transportu w jednym miejscu, a więc pracownicy sami decydują, jak najlepiej dojechać do celu w jak najkrótszym czasie i przy jak najmniejszym wysiłku.
W ten sposób masz pod kontrolą wszystkie przejazdy służbowe i możesz szybko porównać ceny różnych usługodawców, aby jak najlepiej wykorzystać swój budżet. Wszystkie wydatki za przejazdy są zcentralizowane. Dostępne są też szczegółowe raporty wydatków i faktury miesięczne. Ułatwia to proces zgłaszania wydatków a pracownicy nie muszą już wydawać ze swojej kieszeni.
Z budżetem mobilności FREENOW oferujesz pracownikom benefit, który może konkurować z własnym samochodem służbowym. Otrzymują oni miesięczny budżet na przejazdy prywatne, który mogą wykorzystać na dojazdy do pracy, nocne powroty do domu lub w dni wolne.
FREENOW umożliwia ponadto realizowanie celów zrównoważonego rozwoju, przekazując do dyspozycji największą w Europie flotę pojazdów elektrycznych i zeroemisyjnych. Rozbudowane oprogramowanie pozwala śledzić ślad węglowy każdego pracownika oraz sporządzać szczegółowe raporty CO2, aby realizować strategie CSR.
Aplikacja mobilnościowa FREENOW pozwala zaoszczędzić czas i pieniądze, dzięki czemu pracownicy podróżują gładko i bez stresu. Przeglądaj wszystkie przejazdy służbowe w czasie rzeczywistym i zapomnij o trudach i frustracji związanych ze sporządzaniem raportów wydatków.
Chociaż w różnych krajach obowiązują różne przepisy, przejazdy służbowe można z reguły odpisać od podatku. Tak jak wszystkie inne wydatki poniesione z tytułu prowadzania działalności, tak i wydatki na przejazdy muszą spełnić określone wymagania podatkowe w Twoim kraju, aby kwalifikowały się jako wolne od podatku.
Delegując pracowników w podróże służbowe, możesz zwykle ubiegać się o ulgę podatkową za wydatki podlegające pod poniższe kategorie:
Co zalicza się do podróży służbowych? Ogólnie rzecz biorąc, przejazdy służbowe można określić jako: podróże inne niż dojazdy pracownika do stałego miejsca pracy. Jeśli więc pracownik przemieszcza się między różnymi miejscami, które nie są jego stałym miejscem pracy, lub dojeżdża do konkretnej lokalizacji lub tymczasowego miejsca pracy poza zwykłymi dojazdami, to uznaje się to za podróże służbowe.
Przepisy podatkowe różnią się w poszczególnych krajach, a więc firmy muszą zadbać o to, aby przestrzegać obowiązujących zasad. Należy też pamiętać, że niektóre wydatki, takie jak kilometraż czy wyżywienie, mogą podlegać stałym stawkom.
Jeśli pojawią się wątpliwości, dobrą zasadą jest zadanie sobie pytania: „Czy te wydatki zostały poniesione w całości jedynie w celu prowadzenia działalności lub wygenerowania kolejnych okazji biznesowych?” Jeśli odpowiedź brzmi „tak”, prawdopodobnie możesz ubiegać się o zwrot, ale tak jak w przypadku wszystkich kwestii związanych z podatkami, dobrze jest skonsultować się z księgowym!
