.svg){kind=logo}
.svg){kind=logo}
Zarządzanie wydatkami na podróże służbowe może być skomplikowane, dlatego chcemy przybliżyć Ci ten temat krok po kroku. Zaczniemy od wyjaśnienia, czym dokładnie są koszty podróży służbowych.
Następnie przyjrzymy się wyzwaniom, które się z nimi wiążą. Dowiemy się, jak obniżyć wydatki i ustalić ich optymalny limit dla Twojej firmy.
Usiądź wygodnie i ruszamy z tematem!
Jeśli Twoja praca wymaga od Ciebie wyjazdów, np. wyjeżdżasz, aby odwiedzić klientów lub inne oddziały firmy, to wydatki związane z wyjazdami nazywane są kosztami podróży służbowych. Krótko mówiąc, chodzi o koszty, których nie ponosisz, wykonując obowiązki w miejscu pracy.
Koszty podróży służbowych mogą obejmować wydatki na środki transportu, z których korzystasz, aby dotrzeć do celu. Najpopularniejsze z nich to samoloty, pociągi i samochody. Lista kosztów podróży służbowych nie kończy się jednak na kwestii transportu. Można do niej dodać również noclegi, posiłki i wyposażenie niezbędne do wykonywania pracy z dala od domu.
Dlaczego ważne jest, aby wiedzieć, co można zakwalifikować do kosztów podróży służbowej? Krótko mówiąc, jako pracownik firmy możesz oczekiwać, że to Twój pracodawca poniesie koszty takiego wyjazdu lub że zwróci Ci ich równowartość.
Śledzenie kosztów podróży służbowych jest istotne zarówno dla firm, jak i dla samozatrudnionych osób. Dlaczego? Ponieważ koszty te zazwyczaj podlegają odliczeniu od podatku i można dzięki nim obniżyć odprowadzaną kwotę.
Firmy, w których odbywa się dużo podróży służbowych, zazwyczaj posiadają polityki przejazdów i ich kosztów. Pomaga im to śledzić uzasadnione wydatki przy jednoczesnym utrzymaniu ich na rozsądnym poziomie, co może być nie lada wyzwaniem.
O jak wysoki zwrot kosztów podróży służbowej mogę się ubiegać? W przypadku pracowników zależy to od miejsca podróży i szczegółowych informacji zawartych w politykach przejazdów danej firmy.
Jeśli jesteś samozatrudniony lub zarządzasz firmą, będzie to zależeć od konkretnych przepisów kraju, w którym płacisz podatki. Miej na uwadze, że przepisy regulujące wydatki na podróże służbowe osób na działalności bywają restrykcyjne.
Im więcej wydatków na podróże służbowe, tym bardziej skomplikowane może być ich śledzenie. Osobom samozatrudnionym, które podróżują tylko kilka razy w roku, może do tego posłużyć po prostu konto lub karta kredytowa, z których korzystają do pokrycia wszystkich kosztów firmowych.
Ale jeśli wyjeżdżasz regularnie lub Twoja firma wysyła wielu pracowników w delegacje, warto rozważyć usługi specjalistycznej firmy lub oprogramowanie do zarządzania podróżami służbowymi i ich kosztami. Każde z tych rozwiązań ma swoje zalety, a wybór zależy od konkretnych potrzeb.
Jeśli nie masz czasu lub zasobów na zajmowanie się rezerwacjami, zamówieniami, politykami i wydatkami na podróże służbowe, oddanie tego tematu zewnętrznej firmie może być dobrym rozwiązaniem. Zasadniczo oznacza to outsourcing działu ds. podróży służbowych, który zajmie się całą związaną z nimi administracją.
Jeśli wolisz mieć pełną kontrolę nad podróżami służbowymi i ich kosztami w swojej firmie, oprogramowanie do zarządzania podróżami służbowymi będzie świetną alternatywą.
Na rynku dostępnych jest wiele aplikacji do zarządzania podróżami służbowymi i ich kosztami o różnym stopniu łatwości obsługi i funkcjonalności. Większość z nich jest przeznaczona dla dużych firm zatrudniających wielu pracowników.
Menedżerowie ds. podróży często muszą odbyć specjalistyczne szkolenie, aby móc skutecznie korzystać z tych rozwiązań. Jeśli szukasz aplikacji do zarządzania kosztami podróży służbowych, która będzie łatwa w obsłudze, elastyczna i odpowiednia dla firmy każdej wielkości, wypróbuj FREENOW for Business.
Oprogramowanie FREENOW do zarządzania podróżami służbowymi i ich kosztami, inaczej Panel administratora, to cyfrowe rozwiązanie, które zapewni Tobie i Twoim pracownikom kontrolę nad wyjazdami służbowymi dzięki prostemu interfejsowi zawierającemu szereg elastycznych opcji.
Możliwość zamówienia przejazdu online, śledzenie wydatków, zarządzanie firmowymi i indywidualnymi politykami przejazdów – to tylko kilka funkcji aplikacji FREENOW, dzięki którym zarządzanie podróżami służbowymi będzie łatwiejsze, wydajniejsze i tańsze.
Panel administratora FREENOW to jedna z najlepszych aplikacji do śledzenia wydatków na podróże służbowe. Dzięki niej ich organizacją mogą zająć się dokładnie te osoby, które tego potrzebują, bez dodatkowego stresu czy zbędnych formalności.
Zarówno Ty, jak i Twoi pracownicy możecie organizować podróże w dogodny dla siebie sposób przy równoczesnej synchronizacji z centralnym systemem zarządzania. Pozwala on śledzić wydatki i potwierdzać ich zgodność z politykami podróży.
Prostsze rozliczanie wydatków – jednym kliknięciem możesz wygenerować szczegółowe raporty kosztów, scentralizować płatności i opłacać jedną miesięczną fakturę. Duże firmy mogą jeszcze bardziej ułatwić ten proces dzięki automatycznemu rozliczaniu wydatków za pomocą integracji SAP Concur i Amadeus Cytric.
Redukcja kosztów – twórz i śledź indywidualne polityki przejazdów oraz centra kosztów, aby mieć kontrolę nad wydatkami.
Zmniejszenie śladu węglowego firmy – FREENOW dysponuje jedną z największych flot pojazdów elektrycznych i bezemisyjnych w Europie. Możemy śledzić ślad węglowy każdego Twojego podróżującego pracownika i dostarczać szczegółowe raporty CO2. Możesz wykorzystać te informacje do dostosowania polityk przejazdów swojej firmy w taki sposób, aby mogła ona lepiej realizować cele zrównoważonego rozwoju oraz strategii CSR.
Pomimo że wydatki na podróże służbowe często stanowią istotną część działalności firmy, mogą łatwo wymknąć się spod kontroli i kosztować więcej niż to konieczne.
Sposobem na uniknięcie tego problemu jest opracowanie polityki kosztów podróży służbowych, która jasno określa kategorie wydatków i ustala ich kluczowe limity.
Oto kilka wskazówek, jak ustalić limity wydatków sprawiedliwych zarówno dla firmy, jak i jej pracowników:
Transport
Podróże lotnicze – większość osób podróżujących służbowo akceptuje loty w klasie ekonomicznej na krótkich dystansach.
Transport naziemny – zachęcaj pracowników do korzystania z najbardziej opłacalnych i efektywnych czasowo środków transportu.
Zakwaterowanie – daj pracownikom możliwość wyboru standardowego pokoju w hotelu o określonej liczbie gwiazdek lub ustal maksymalną cenę za noc.
Posiłki
Diety – ustal maksymalną dzienną dietę i pozwój pracownikom zdecydować, ile wydadzą na każdy posiłek.
Alkohol – większość firm ustala zasadę, że napoje alkoholowe nie są wliczone w koszty, chyba że dotyczy to określonych spotkań z klientami.
Napiwki – dostosuj swoją politykę dotyczącą napiwków do zwyczajów poszczególnych krajów. Tam, gdzie napiwki są oczekiwane, np. w USA, pokryj standardową kwotę.
Rozrywka – większość firm ustala limit lub zakres dla każdego klienta.
Opcje dodatkowe – określ, które niezbędne opcje dodatkowe są wliczone w koszty, np. dostęp do WiFi, parking itp.
Dzięki oprogramowaniu FREENOW możesz łatwo opracować polityki przejazdów służbowych i mieć pewność, że są one przestrzegane.
Wystarczy ustalić zasady i ograniczenia dotyczące podróży bezpośrednio w Panelu administratora. Możesz stanowić różne rodzaje limitów w zależności od lokalizacji, typu pojazdu, rodzaju płatności i nie tylko.
Dzięki podróżom służbowym firmy na całym świecie są w stanie wygenerować ogromne zyski. Jednak wyjazdy biznesowe nie należą do małych inwestycji. W szczególności małe firmy muszą dokładnie przemyśleć ich zasadność.
Średni koszt podróży służbowej może się znacznie różnić w zależności od miejsca docelowego. Podróż samolotem między europejskimi miastami może kosztować od 200 do 500 euro w przypadku lotów rejsowych lub zaledwie 10 euro, jeśli wybierzesz tanie loty i trafi Ci się okazyjna cena. Jeśli jednak szukasz połączeń długodystansowych w klasie biznes, możesz spodziewać się czterocyfrowej sumy.
Stawki kilometrowe za podróże samochodem również różnią się w zależności od kraju. Przykładowo w Finlandii ten koszt może być trzykrotnie wyższy niż w Hiszpanii. Rozbieżności cen są jeszcze większe w przypadku taksówek. Za przejazd na trasie 3 km można zapłacić od 1 euro w Delhi do ponad 20 euro w Zurychu.
Pomijając koszty transportu, średni dobowy koszt pobytu w Europie wynosi około 400-500 euro, podczas gdy w USA jest nieco niższy i wynosi około 300-400 euro. Najniższe koszty podróży służbowych odnotowuje się w Azji, przy czym właśnie Delhi jest jednym z najtańszych miast (wysokość dziennych wydatków to około 200 euro).
Wyjazdy służbowe mogą być niezwykle opłacalne dla firmy. Poświęcenie czasu na optymalizację ich kosztów z pewnością sprawi, że będzie to jeszcze lepsza inwestycja. Oto kilka wskazówek, które pomogą Ci zmniejszyć wydatki na podróże służbowe:
Opracuj jasną i kompleksową politykę podróży służbowych i ich kosztów.
Zachęcaj pracowników do elastyczności, aby mogli korzystać z najlepszych ofert podróży.
W przypadku rejestracji jako płatnik VAT nie zapomnij ubiegać się o zwrot podatku od kosztów podróży.
W miarę możliwości zachęcaj do korzystania z transportu publicznego lub współdzielonego.
Oferuj bonusy często podróżującym pracownikom, aby zachęcić ich do podejmowania decyzji wiążących się z oszczędnościami.
Korzystaj z aplikacji do podróży służbowych, takich jak FREENOW for Business, aby optymalizować koszty i być na bieżąco z wydatkami.
Nadal zastanawiasz się, co możesz wliczyć w koszty podróży służbowych? Oto kilka przykładów:
Podróż samolotem, pociągiem, autobusem lub samochodem między domem a miejscem docelowym podróży służbowej.
Opłaty za taksówki lub inne środki transportu między:
lotniskiem lub dworcem kolejowym a hotelem
hotelem a firmą klienta, miejscem spotkania biznesowego lub tymczasowym miejscem pracy
Przesyłka bagażu i próbek lub materiałów wystawowych między stałym a tymczasowym miejscem pracy.
Korzystanie z samochodu w miejscu podróży służbowej. Możesz odliczyć rzeczywiste wydatki lub standardową stawkę za kilometr, a także opłaty drogowe i parkingowe. Jeśli wynajmujesz samochód, możesz odliczyć tylko tę część wydatków, która jest związana z użytkowaniem służbowym.
Zakwaterowanie i posiłki (związane wyłącznie z pracą)
Pralnia chemiczna i pranie podczas nieobecności w domu.
Rozmowy telefoniczne w celach służbowych (jak również pozostałe formy komunikacji).
Napiwki za usługi związane z którymkolwiek z tych wydatków.
Inne typowe niezbędne wydatki związane z podróżą służbową (np. przejazd na kolację służbową i z powrotem, opłaty za wynajem komputera, parking itp.).
