Etykieta biznesowa podczas podróży służbowych: 3 zasady i 7 wskazówek

Biznes polega na interakcji, a jeśli podróżujesz służbowo, przestrzeganie etykiety może zadecydować o tym, czy osiągniesz swoje cele, czy stracisz czas i pieniądze!

Jak każda inna forma interakcji społecznych, etykieta może czasami przypominać pole minowe, szczególnie jeśli dopiero zaczynasz lub chcesz rozszerzyć swoją działalność na rynki globalne.

Jeśli przygotowujesz się do wprowadzenia swojej firmy na nowy rynek w nowym regionie lub nawet kraju... nie panikuj! Wystarczy przestrzegać tych kilku prostych zasad etykiety biznesowej podczas podróży służbowych, a wkrótce nawiążesz nowe, opłacalne relacje biznesowe.

Czym jest etykieta biznesowa?

W każdej grupie społecznej istnieją pewne oczekiwania, jak jej członkowie powinni się zachowywać, aby zostać zaakceptowanym.

Nie inaczej jest w biznesie. Etykieta biznesowa odnosi się po prostu do ogólnie uznanych wymagań i oczekiwań wśród przedstawicieli świata biznesu. Mogą się one nieznacznie różnić w zależności od kultury danego kraju, jednak podstawowe zasady pozostają niezmienne.

Niezależnie od tego, czy przygotowujesz się do ważnej rozmowy kwalifikacyjnej, czy masz zamiar wyruszyć w pierwszą podróż służbową, te podstawowe zasady etykiety biznesowej pomogą Ci zrobić dobre wrażenie.

7 wskazówek dotyczących etykiety w biznesie

Zasady etykiety biznesowej opierają się na dobrych manierach i traktowaniu ludzi z szacunkiem. Oto kilka kluczowych przykładów etykiety korporacyjnej, których warto przestrzegać:

• Punktualność – niezależnie od tego, czy jest to rozmowa kwalifikacyjna, czy spotkanie biznesowe, ważne jest, aby przybyć na czas. Punktualność świadczy o tym, że szanujesz ludzi i ich czas. Jeśli naprawdę nie da się uniknąć spóźnienia, poinformuj o tym z wyprzedzeniem.

• Powitanie uściskiem dłoni – jest to profesjonalny standard na całym świecie i nadaje ton każdemu spotkaniu, więc zawsze pamiętaj o podaniu ręki.

• Przestrzegaj zasad ubioru - zawsze ubieraj się profesjonalnie, chyba że masz pewność, że otoczenie wymaga swobodnego stroju.

• Zwracaj się do innych po imieniu - to pokazuje, że interesuje Cię dana osoba. Nie bój się poprosić o przypomnienie imienia, jeśli go nie pamiętasz.

• Pukaj przed wejściem do czyjegoś biura - przerywanie komuś pracy nie jest w porządku. Zapukaj, przywitaj się i zapytaj, czy dana osoba ma czas na rozmowę z Tobą.

• Potwierdzaj obecność na wydarzeniach i spotkaniach - zawsze informuj innych z odpowiednim wyprzedzeniem, czy weźmiesz w nich udział. Nie potwierdzaj swojej obecności, jeśli nie zamierzasz się na nich pojawić.

• Sprawdź wiadomość przed wysłaniem - w przeciwieństwie do WhatsApp lub iMessage, wiadomości e-mail nie można cofnąć po jej wysłaniu, więc sprawdź dokładnie treść przed naciśnięciem przycisku Wyślij. Upewnij się, że ton jest odpowiedni i nie ma błędów ortograficznych lub gramatycznych. Nawet jeśli piszesz nieformalnie do kogoś, kogo dobrze znasz, warto upewnić się, że Twój ton jest profesjonalny i uprzejmy. Znasz już podstawy. Teraz dowiesz się, jak możesz zadbać o etykietę biznesową podczas podróży służbowych i spotkań z klientami.

Dlaczego etykieta biznesowa ma znaczenie podczas wizyt u klientów?

Podróże do klientów oznaczają, że zarówno Ty, jak i Twoja firma zainwestowaliście już sporo w budowanie relacji. Nikt nie chciałby zmarnować tego potencjału z powodu braku znajomości etykiety.

Wszystkie podstawowe zasady etykiety biznesowej, o których mówiliśmy powyżej, mają również zastosowanie podczas podróży służbowych, a jedną z najważniejszych jest punktualność.

Podróżowanie może być czasochłonne i pełne nieoczekiwanych opóźnień. Upewnij się, że uwzględniasz to podczas planowania i masz wystarczająco dużo czasu, aby dotrzeć na spotkanie o ustalonej godzinie.

Oto kilka dodatkowych wskazówek dotyczących etykiety podróżowania. Przestrzegaj ich, a Twoje podróże służbowe przyniosą pozytywne rezultaty, na które liczysz.

• Zapoznaj się z lokalnymi zwyczajami - upewnij się, że znasz kulturę i oczekiwania obowiązujące w miejscu, do którego się wybierasz. Nawet jeśli negocjacje prowadzone są w języku angielskim, naucz się powitania w lokalnym języku i miej świadomość tego, co wypada, a czego nie. To świadczy o tym, że szanujesz lokalną kulturę. Zwróć szczególną uwagę na lokalne zwyczaje związane z kulturą kulinarną, ponieważ mogą się one bardzo różnić w zależności od kraju.

• Unikaj kontrowersyjnych tematów - zasadniczo najlepiej jest wystrzegać się tematów związanych z religią i polityką. Podobnie z innymi potencjalnie drażliwymi kwestiami lokalnymi lub tematami, o których nie zwykło się rozmawiać w środowisku zawodowym.

• Zapoznaj się z polityką podróży służbowych swojej firmy - upewnij się, że ją znasz i rozumiesz. Zwróć szczególną uwagę na to, kto co organizuje. Zapoznaj się ze swoim planem i upewnij się, że osoby, które Cię oczekują, również go znają.

Jakie są 3 główne zasady etykiety biznesowej?

Etykieta biznesowa obowiązuje również podczas wyjazdów służbowych. Podróże służbowe mogą być stresujące i łatwo jest zapomnieć o relacjach, gdy skupiamy się na tym, co chcemy osiągnąć. Jednak ludzie i dobra komunikacja są sercem podróży służbowych. Oto 3 główne zasady etykiety biznesowej, które skupiają się na utrzymaniu dobrych relacji z ludźmi, z którymi współpracujemy.

• Uznanie: wszyscy chcemy być zauważani i doceniani, zarówno na polu osobistym, jak i zawodowym. Poświęcanie ludziom uwagi, jak i docenianie czasu, jaki oni poświęcają na spotkanie z Tobą, pozwoli Ci budować owocne relacje zawodowe.

• Szacunek: wszyscy go oczekujemy i potrzebujemy, ale czasami zapominamy, że zawsze musimy zacząć od siebie. Okazujemy szacunek, gdy jesteśmy punktualni i uprzejmi, gdy słuchamy z zainteresowaniem i gdy szczerze doceniamy czas, pracę i zaangażowanie innych osób.

• Responsywność: komunikacja zawsze jest wzajemna. Pewnym sposobem na zniszczenie relacji jest ignorowanie kogoś lub trzymanie kogoś na dystans. Zawsze odpowiadaj na prośby z szacunkiem, nawet jeśli musisz odmówić. Staraj się przewidywać informacje, których inni będą potrzebować podczas podróży i informuj ich z wyprzedzeniem - zanim jeszcze będą musieli o nie zapytać.

Przestrzeganie podstawowych zasad etykiety w biznesie nie musi być trudne, a przynosi ogrom korzyści. Dzięki nim stworzysz spokojne i profesjonalne otoczenie, sprzyjające rozwojowi i współpracy dla wszystkich, również podczas podróży służbowych.

Sprawdź, jak FREENOW for Business może pomóc Ci w zarządzaniu podróżami służbowymi.