ΠΕΡΙΕΧΟΜΕΝΑ:
Μετά την κρίση του COVID-19, οι business μετακινήσεις επέστρεψαν δυναμικά το 2022 και αναμένεται να αυξηθούν το 2023.
Παρόλο που το Zoom ήρθε για να μείνει, οι περισσότερες εταιρείες αναγνωρίζουν τη σημασία των συναντήσεων πρόσωπο με πρόσωπο – άλλωστε, καμία συμφωνία δεν κλείνει καλύτερα από μια χειραψία!
Ναι, οι προϋπολογισμοί για τις επαγγελματικές μετακινήσεις είναι μεγάλη υπόθεση και, αν διαχειρίζονται σωστά, μπορούν να αποτελέσουν βασικό πλεονέκτημα και κίνητρο για τους εργαζόμενους.
Ωστόσο, οι εταιρικές μετακινήσεις δεν είναι μονόπλευρες, καθώς μπορεί να έχουν διαφορετικά σχήματα, μεγέθη και σκοπούς. Από την ανάπτυξη μιας επιχειρηματικής ή εταιρικής σχέσης έως την προώθηση των προϊόντων και των υπηρεσιών σου, οι διάφοροι τύποι business μετακινήσεων έχουν ο καθένας τα δικά του ξεχωριστά χαρακτηριστικά και οφέλη.
Παρακάτω θα διαβάσεις μερικούς από τους διάφορους λόγους για τους οποίους οι εργαζόμενοί σου θα πρέπει να μετακινούνται για την εργασία τους, καθώς και μια επισκόπηση των ιδιαίτερων πλεονεκτημάτων και προκλήσεων που συνεπάγεται ο καθένας από αυτούς.
Εταιρικές αποδράσεις
Σήμερα, οι εταιρείες καταβάλλουν όλο και περισσότερες προσπάθειες για την ανάπτυξη της αίσθησης της ομαδικότητας και επιδιώκουν να δραστηριοποιήσουν τους εργαζόμενούς τους. Οι συναρπαστικές εταιρικές αποδράσεις μακριά από τον χώρο εργασίας αποτελούν μια εξαιρετική ευκαιρία για να επιβεβαιώσεις τις αξίες της εταιρείας σου, να δημιουργήσεις σχέσεις και να συσπειρώσεις την ομάδα σου.
Η δημιουργικότητα και η καινοτομία απαιτούν μια νοοτροπία «αλλαγής», οπότε δεν υπάρχει καλύτερος τρόπος για να ξεφύγεις από κάθε ρουτίνα στην οποία μπορεί να έχουν βαλτώσει οι ομάδες σου από το να τις πας κάπου εντελώς διαφορετικά.
Το κλειδί για μια επιτυχημένη εταιρική απόδραση είναι η οργάνωση – ειδικά αν περιλαμβάνει ταξίδια. Θα πρέπει να έχεις σχεδιάσει από πριν τη μετάβαση, τη διαμονή, τα γεύματα, τις δραστηριότητες κ.λπ. Αν θέλεις οι εργαζόμενοί σου να αισθάνονται ότι τους εκτιμάς, ότι τους δίνεις κίνητρα και ότι τους εμπνέεις, μην τους υποβάλλεις σε μεγάλες, δύσκολες διαδρομές μετακίνησης ή σε αναξιόπιστα καταλύματα και μέρη για φαγητά.
Μια καλή εταιρική απόδραση απαιτεί μια μικρή επένδυση εκ μέρους σου, αλλά τα καλά νέα είναι ότι μπορεί να είναι πιο οικονομικά προσιτή απ' ό,τι νομίζεις. Πολλά δημοφιλή μέρη οικοδόμησης ομάδων προσφέρουν εξαιρετικές τιμές για ομάδες για επιχειρηματικούς πελάτες. Και υπάρχουν πολλά γραφεία εταιρικών μετακινήσεων και εξειδικευμένοι διοργανωτές αποδράσεων που μπορούν να αξιοποιήσουν τα χρήματά σου στο έπακρο.
Bleisure travel
Το Bleisure Travel γίνεται ολοένα και πιο δημοφιλές. Αφορά την προσθήκη μιας ευκαιρίας για ελεύθερο χρόνο σε ένα επαγγελματικό ταξίδι. Προσφέροντας στους εργαζόμενούς σου την ευκαιρία να απολαύσουν λίγο ελεύθερο χρόνο κατά τη διάρκεια ενός επαγγελματικού ταξιδιού, θα κάνεις τα επαγγελματικά ταξίδια πιο δελεαστικά και οι εργαζόμενοί σου θα έχουν κίνητρο να τα πραγματοποιήσουν.
Επίσης, θα είναι πιο συγκεντρωμένοι κατά τη διάρκεια του εργασιακού μέρους του ταξιδιού, αντί να σκέφτονται να αφιερώσουν χρόνο στο πρόγραμμά τους για να επισκεφτούν τα αξιοθέατα. Το Bleisure Travel είναι ουσιαστικά μια παροχή προς τους εργαζόμενους που δεν κοστίζει τίποτα στην εταιρεία, αφού οι εργαζόμενοι γενικά πληρώνουν οι ίδιοι το μέρος του ταξιδιού που προορίζεται για αναψυχή.
Η μόνη επιπλέον επένδυση είναι ο χρόνος για τη συνεννόηση με τους εργαζόμενους. Δεδομένου ότι όλο και περισσότεροι άνθρωποι έχουν πλέον τη δυνατότητα να εργάζονται εξ αποστάσεως, επιτρέποντας στους εργαζόμενούς σου να μετατρέψουν το επαγγελματικό τους ταξίδι σε ταξίδι bleisure, δεν χρειάζεται καν να χρησιμοποιήσουν τις ημέρες άδειας που δικαιούνται.
Εάν το ταξίδι γίνει στην αρχή της εβδομάδας, τα μέλη του προσωπικού μπορούν να εργαστούν εξ αποστάσεως και να έχουν στη συνέχεια το Σαββατοκύριακο στη διάθεσή τους για να εξερευνήσουν τον προορισμό. Έτσι, αν η εταιρεία σου στέλνει τακτικά άτομα σε επαγγελματικά ταξίδια, φρόντισε να τροποποιήσεις την πολιτική μετακινήσεών σου ώστε να συμπεριλαμβάνει και τα ταξίδια bleisure!
Συναντήσεις με πελάτες
Η άνοδος της παγκοσμιοποίησης και του διαδικτύου έχει οδηγήσει όλο και περισσότερες εταιρείες να αναζητούν πελάτες που δεν βρίσκονται καν στην ίδια χώρα, πόσο μάλλον στην ίδια πόλη.
Οι εταιρείες εργάζονται συχνά κυρίως εξ αποστάσεως με τους πελάτες τους. Η δημιουργία και η διατήρηση μιας σχέσης μαζί τους απαιτεί προσωπική αλληλεπίδραση για την επίτευξη στενότερης επαφής. Έτσι διασφαλίζεται μια καλύτερη μακροχρόνια σχέση.
Επομένως, είτε πρόκειται για μετακίνηση στην άλλη άκρη της πόλης, της χώρας ή του πλανήτη, οι περισσότερες εταιρείες θα καταλήξουν να αφιερώνουν ένα μέρος του προϋπολογισμού τους για τις μετακινήσεις ή τις συναντήσεις με πελάτες.
Το πρώτο πράγμα που θα σκεφτείς είναι να βρεις τον πιο οικονομικό τρόπο για να πας τους εργαζόμενούς σου στους πελάτες σου. Πιθανόν να λάβεις επίσης υπόψη σου θέματα βιωσιμότητας, οπότε εκτός από τα κλασικά «αεροπλάνα, τρένα και αυτοκίνητα», θα μπορούσες να συμπεριλάβεις και τα ηλεκτρικά οχήματα, τα eMopeds και τα eScooters. Θα πρέπει επίσης να σκεφτείς πού θα συναντήσουν οι εργαζόμενοί σου τον πελάτη. Για κάποιον λόγο, ενδέχεται η συνάντηση στις εγκαταστάσεις του πελάτη να μην είναι κατάλληλη ή επιθυμητή, οπότε θα μπορούσες να εξετάσεις το ενδεχόμενο μιας καφετέριας ή ενός εστιατορίου. Εάν σε απασχολεί κάποιο θέμα ιδιωτικότητας, νοίκιασε μια αίθουσα συσκέψεων σε ένα ξενοδοχείο ή χρησιμοποίησε έναν από τους πολλούς χώρους συνεργασίας που θα βρεις στις πόλεις.
Μετακινήσεις για συνέδρια
Ένα άλλο μεγάλο μέρος των business μετακινήσεων είναι τα συνέδρια και οι εκθέσεις, που αποτελούν εξαιρετικούς τρόπους για τις εταιρείες να δικτυωθούν, να προωθήσουν τα προϊόντα και τις υπηρεσίες τους και να διασφαλίσουν ότι οι εργαζόμενοί τους είναι ενήμεροι για τις τελευταίες εξελίξεις στον τομέα.
Τα συνέδρια και οι εκθέσεις μπορεί συχνά να απαιτούν μια αρκετά μεγάλη επένδυση, αλλά πολλές εταιρείες διαπιστώνουν ότι αυτή η επένδυση αποδίδει μακροπρόθεσμα. Πιθανώς γι' αυτό οι εκδηλώσεις αυτού του είδους έχουν πολλαπλασιαστεί τα τελευταία χρόνια. Πολλοί βρήκαν ακόμη έναν τρόπο να συνεχίζουν την εξ αποστάσεως εργασία κατά τη διάρκεια της πανδημίας, αλλά επέστρεψαν πολύ γρήγορα στην εργασία από κοντά το συντομότερο δυνατό.
Μεγάλο μέρος της οργάνωσης αυτών των μετακινήσεων μπορεί να αναληφθεί από τους διοργανωτές του συνεδρίου, π.χ. διαμονή, γεύματα, διαδρομές κ.λπ.
Ωστόσο, οι εταιρείες που θέλουν να ελέγχουν αυστηρά τον προϋπολογισμό τους μπορεί να επιλέξουν να διοργανώσουν οι ίδιες αυτές τις πτυχές. Εάν σκοπεύεις να στείλεις έναν ή δυο εργαζόμενους ή ακόμη και ολόκληρη την ομάδα σου σε ένα συνέδριο, σκέψου το ενδεχόμενο να το συνδυάσεις με μια ευκαιρία για bleisure ή ακόμη και με μια εταιρική απόδραση.
Εργασία στο εξωτερικό
Σήμερα, οι business μετακινήσεις δεν περιλαμβάνουν μόνο σύντομες business διαδρομές. Πολλές μεγάλες εταιρείες έχουν γραφεία σε όλο τον κόσμο και μετακινούν τακτικά εργαζόμενους μεταξύ τους για διαφορετικά χρονικά διαστήματα.
Σε πολύ ειδικούς και εξειδικευμένους τομείς, ορισμένες εταιρείες παρέχουν υποστήριξη σε πελάτες σε άλλες πόλεις και χώρες, γεγονός που συχνά απαιτεί τη μετάθεση του προσωπικού για κάποιο χρονικό διάστημα. Εάν η επιχείρησή σου περιλαμβάνει αυτού του είδους τις εργασίες στο εξωτερικό, ο προϋπολογισμός σου για τις μετακινήσεις θα περιλαμβάνει πιθανότατα την πληρωμή για τη μεταφορά, τη διαμονή και ίσως ακόμη και τα γεύματα για τους εργαζόμενους που στέλνεις.
Κατηγορίες μέσων μεταφοράς κατά τις business μετακινήσεις
Όταν αναπτύσσεις μια πολιτική μετακινήσεων, θα πρέπει να λάβεις υπόψη σου τα παρακάτω:
- Κόστος
- Απόσταση
- Βιωσιμότητα
- Προσβασιμότητα
- Αριθμός ατόμων που μετακινούνται
Ανάλογα με τις απαιτήσεις που αναφέρονται παραπάνω, οι διαθέσιμες επιλογές μετακίνησης είναι οι εξής:
Εταιρικά αυτοκίνητα – για τις εταιρείες των οποίων οι εργαζόμενοι μετακινούνται τακτικά στην περιοχή τους ή στη χώρα τους, η παροχή εταιρικού αυτοκινήτου θεωρείται για πολύ καιρό η λύση.
Αυτό θα μπορούσε να είναι ένα αυτοκίνητο στόλου που φέρει το λογότυπο της εταιρείας και χρησιμοποιείται μόνο για business μετακινήσεις. Πρόκειται για μια επιλογή που απαιτεί λιγότερα οχήματα και παρέχει επιπλέον διαφήμιση, αλλά τα πράγματα μπορεί να περιπλεχθούν εάν πρέπει πολλά μέλη του προσωπικού να χρησιμοποιήσουν το ίδιο αυτοκίνητο την ίδια ημέρα.
Η άλλη επιλογή είναι η παροχή ενός προσωπικού εταιρικού αυτοκινήτου ως παροχή προς τον/την εργαζόμενο/η, αλλά αυτό πάντα αποτελούσε μπελά κατά τη διευθέτηση των φορολογικών θεμάτων.
Όπως και να έχει, αν λάβεις υπόψη το κόστος συντήρησης και την απόσβεση, τα εταιρικά αυτοκίνητα σπάνια βγάζουν οικονομικό νόημα γενικά, οπότε όλο και περισσότερες εταιρείες αποφεύγουν τη χρήση τους.
Δημόσιες συγκοινωνίες – αυτή είναι μια επιλογή φιλική προς το περιβάλλον και γενικά φθηνότερη από την κατοχή ενός στόλου εταιρικών αυτοκινήτων.
Συχνά δεν αποτελεί προτιμώμενη επιλογή, μιας και η αναζήτηση των δρομολογίων, οι μετακινήσεις σε ώρες αιχμής, τα περιορισμένα δρομολόγια και η πιθανή αναξιοπιστία των υπηρεσιών μπορεί να καταστήσουν τα μέσα μαζικής μεταφοράς εξαιρετικά αγχωτικά για τους εργαζόμενους.
Ταξί – τα ταξί παρέχουν γενικά έναν γρήγορο και άμεσο τρόπο να φτάσουν οι εργαζόμενοί σου εκεί που πρέπει να πάνε.
Στις πόλεις, είναι συνήθως πολύ εύκολο να βρεις ένα ταξί ή να καλέσεις μια εταιρεία ταξί για να κανονίσεις την παραλαβή σου. Και οι εργαζόμενοι μπορούν να χρησιμοποιήσουν τον χρόνο που μετακινούνται για να ενημερωθούν για τα email και τα μηνύματά τους, να κάνουν ένα σημαντικό τηλεφώνημα ή να προετοιμαστούν για την επερχόμενη συνάντηση.
Ωστόσο, το σταμάτημα ενός ταξί στον δρόμο μπορεί να στοιχίσει αρκετά, και οι εργαζόμενοι συχνά πρέπει να πληρώνουν τα έξοδα από την τσέπη τους και κατόπιν να διεκδικούν την επιστροφή τους, κάτι που μπορεί να αποβεί σκέτη ταλαιπωρία.
App κινητικότητας – η χρήση ενός app κινητικότητας, όπως το FREENOW, είναι ένας πολύ καλός τρόπος να συνδυάσεις τις δημόσιες συγκοινωνίες, τα ταξί και τα οχήματα ιδιωτικής μίσθωσης, καθώς και άλλες καινοτόμες και βιώσιμες επιλογές, όπως τα eMopeds και τα eScooters.
Το ωραίο σε ένα app κινητικότητας είναι να έχεις συγκεντρωμένες όλες τις διαφορετικές επιλογές μετακίνησης σε ένα μέρος, ώστε οι εργαζόμενοί σου να μπορούν εύκολα να βρουν τον καλύτερο τρόπο για να μεταβούν από το ένα σημείο στο άλλο, εξοικονομώντας χρόνο και δυνάμεις. Επίσης, σου επιτρέπει να παρακολουθείς όλες τις επαγγελματικές μετακινήσεις από ένα μέρος και να συγκρίνεις γρήγορα τις τιμές από διαφορετικούς προμηθευτές για να διασφαλίζεις ότι αξιοποιείς στο έπακρο τον προϋπολογισμό σου. Ακόμη, έχεις συγκεντρωμένα όλα τα έξοδα μετακινήσεων, με λεπτομερείς αναφορές εξόδων και ένα μηνιαίο τιμολόγιο, γεγονός που διευκολύνει τη διαχείριση των εξόδων και αποτρέπει την ανάγκη να βάζουν οι εργαζόμενοί σου χρήματα από την τσέπη τους.
Η FREENOW σε βοηθά να επιτύχεις τους στόχους σου για τη βιωσιμότητα με τον μεγαλύτερο στόλο ηλεκτρικών οχημάτων και οχημάτων μηδενικών εκπομπών στην Ευρώπη. Το ισχυρό λογισμικό της παρακολουθεί επίσης το ανθρακικό αποτύπωμα κάθε εργαζόμενου και παρέχει λεπτομερείς αναφορές CO2 για να ενισχύσει τη στρατηγική ΕΚΕ που εφαρμόζεις.
Με ένα app κινητικότητας όπως το FREENOW μπορείς να εξοικονομήσεις χρόνο και χρήμα, να διευκολύνεις τη ζωή των εργαζόμενών σου όταν μετακινούνται, να βλέπεις όλες τις business μετακινήσεις σου σε πραγματικό χρόνο και να διαχειρίζεσαι τα έξοδα μετακινήσεων χωρίς κόπο.
Θεωρούνται επαγγελματικά έξοδα οι business διαδρομές;
Αν και στις διάφορες χώρες ισχύουν ελαφρώς διαφορετικοί κανόνες, τα έξοδα business μετακινήσεων θεωρούνται επαγγελματικά έξοδα. Όπως ισχύει για όλα τα επαγγελματικά έξοδα, τα έξοδα μετακινήσεων πρέπει να πληρούν τις ειδικές φορολογικές απαιτήσεις της χώρας σου για να θεωρηθούν αφορολόγητα.
Όταν οι εργαζόμενοί σου πραγματοποιούν business διαδρομές, μπορείς συνήθως να ζητήσεις φοροαπαλλαγή για τα έξοδα που ανήκουν στις ακόλουθες κατηγορίες:
- Κόστος δημόσιων συγκοινωνιών
- Διαμονή σε ξενοδοχείο
- Τρόφιμα και ποτά
- Τέλη κυκλοφοριακής συμφόρησης και διόδια
- Τέλη στάθμευσης
- Επαγγελματικές τηλεφωνικές κλήσεις και έξοδα εκτύπωσης
- Μετακίνηση βάσει ένδειξης χιλιομετρή (αν χρησιμοποιείται ιδιωτικό ή εταιρικό αυτοκίνητο)
Τι μετράει λοιπόν ως business μετακίνηση; Σε γενικές γραμμές, οι business μετακινήσεις μπορούν να οριστούν ως: μετακινήσεις εκτός από τη μετάβαση του εργαζομένου από και προς τον μόνιμο χώρο εργασίας του. Έτσι, εάν οι εργαζόμενοί σου έχουν να επισκεφτούν διάφορες τοποθεσίες που δεν θεωρούνται ο μόνιμος χώρος εργασίας τους ή να μεταβούν σε συγκεκριμένη τοποθεσία ή προσωρινό χώρο εργασίας εκτός της τακτικής τους μετακίνησης, τότε αυτή η μετακίνηση θεωρείται business.
Οι φορολογικοί κανονισμοί διαφέρουν από χώρα σε χώρα, οπότε οι εταιρείες πρέπει να βεβαιωθούν ότι έχουν κατανοήσει τους δικούς τους ειδικούς κανόνες. Παρόλα αυτά, κάτι που πρέπει να ξέρεις είναι ότι ορισμένα έξοδα, όπως τα χιλιόμετρα βάσει ένδειξης χιλιομετρητή και τα γεύματα, μπορεί να έχουν σταθερές αξίες.
Ένας καλός κανόνας για να υπολογίσεις αν μπορείς να περάσεις μια διαδρομή ως επαγγελματικό έξοδο είναι να αναρωτηθείς: «Έγιναν τα έξοδα αυτά εξ ολοκλήρου και αποκλειστικά για τους σκοπούς της λειτουργίας της επιχείρησης ή της δημιουργίας περισσότερων θεμάτων που σχετίζονται με την εταιρεία;» Αν η απάντηση είναι ναι, πιθανόν να μπορείς να τα περάσεις ως επαγγελματικά έξοδα, αλλά όπως και με όλα τα θέματα που σχετίζονται με τη φορολογία, καλό είναι να συμβουλευτείς έναν λογιστή!