TABLE OF CONTENTS:
Τα τελευταία χρόνια, οι νέες τάσεις στις εταιρικές μετακινήσεις έχουν μετατρέψει τις μετακινήσεις για επαγγελματικούς λόγους στη «νέα κανονικότητα» για πολλούς οργανισμούς. Ως αποτέλεσμα αυτής της αλλαγής, οι κρατήσεις για business μετακινήσεις έχουν σχεδόν διπλασιαστεί από το 2019.
Όσο αυξάνεται ο αριθμός των εργαζόμενων που μετακινούνται για επαγγελματικούς λόγους, τόσο αυξάνεται και η ανάγκη των οργανισμών να διαθέτουν μια σαφή και ολοκληρωμένη πολιτική business μετακινήσεων που θα πρέπει να ακολουθούν οι εργαζόμενοί τους (και η επιχείρηση). Είτε θέλεις να βελτιώσεις την υπάρχουσα πολιτική business μετακινήσεων της εταιρείας σου είτε να ξεκινήσεις από το μηδέν, έχεις έρθει στο σωστό μέρος.
Αυτός ο οδηγός για τις πολιτικές business μετακινήσεων έχει όλα όσα πρέπει να ξέρεις σχετικά με τα οφέλη, τις διαδικασίες και τις βέλτιστες πρακτικές για να κάνεις όσο το δυνατόν πιο αποτελεσματική την τεκμηρίωση της πολιτικής σου. Αλλά πρώτα από όλα, τι ακριβώς είναι μια πολιτική business μετακινήσεων και τη χρειάζεσαι όντως;
Τι είναι η πολιτική business μετακινήσεων
Η πολιτική business μετακινήσεων μιας εταιρείας είναι μια επίσημη τεκμηρίωση που θέτει κανόνες και παρέχει οδηγίες για τις business διαδρομές των εργαζομένων. Αυτές οι πολιτικές διασφαλίζουν ότι το προσωπικό σου ακολουθεί το εταιρικό πρωτόκολλο όταν μετακινείται για επαγγελματικούς λόγους, παρέχοντάς του τις πληροφορίες που χρειάζεται για να συμμορφωθεί.
Οι πολιτικές business μετακινήσεων περιλαμβάνουν οδηγίες για όλα τα πριν και μετά τις επαγγελματικές μετακινήσεις, όπως η κράτηση ρυθμίσεων μετακινήσεων και η καταγραφή εξόδων μετακινήσεων, και όχι μόνο για ό,τι συμβαίνει κατά τη διάρκεια της business διαδρομής.
Γιατί μια εταιρεία πρέπει να έχει πολιτική μετακινήσεων;
Η δημιουργία μιας πολιτικής μετακινήσεων για την επιχείρησή σου δεν αποτελεί στην πραγματικότητα νομική απαίτηση, αλλά υπάρχουν ορισμένες νομικές υποχρεώσεις που σχετίζονται με τις εταιρικές μετακινήσεις, τις οποίες θα μπορούσε να καλύψει μια πολιτική.
Για παράδειγμα, ως εργοδότης, έχεις νομικές υποχρεώσεις όσον αφορά το καθήκον μέριμνάς σου για τη διασφάλιση της ασφάλειας του προσωπικού σου. Πρέπει επίσης να διασφαλίζεις ότι ακολουθείς τις διαδικασίες όσον αφορά τις φορολογικές επιπτώσεις, τις επιστροφές εξόδων και τις απαιτήσεις βίζας. Μια εταιρική πολιτική μετακινήσεων καταδεικνύει ότι οι διαδικασίες της εταιρείας σου συμμορφώνονται με τα παραπάνω.
Και παρόλο που η εταιρεία σου μπορεί να μην «χρειάζεται» νομικά μια business πολιτική μετακινήσεων, υπάρχουν πολλά σπουδαία οφέλη που καθιστούν την ύπαρξη μιας τέτοιας πολιτικής χρήσιμη για την επιχείρηση.
7 οφέλη από τη δημιουργία πολιτικής business μετακινήσεων
Υπάρχουν μερικοί βασικοί τρόποι με τους οποίους η επιχείρησή σου θα επωφεληθεί από την ύπαρξη εταιρικής πολιτικής μετακινήσεων για τους εργαζόμενους.
Με μια πολιτική business μετακινήσεων:
Θα έχεις σαφήνεια και διαφάνεια
Μια καλή εταιρική πολιτική μετακινήσεων παρέχει σαφήνεια σχετικά με τις προσδοκίες και τις ευθύνες τόσο της εταιρείας σου όσο και των εργαζόμενων κατά τη διάρκεια business μετακινήσεων. Αφού όλα είναι μαύρο και άσπρο, εξαλείφονται οι γκρίζες ζώνες και οι εικασίες για όλους τους εμπλεκόμενους.
Θα διατηρήσεις ασφαλές το προσωπικό σου
Ως εργοδότης/τρια, έχεις τη νομική υποχρέωση να εκπληρώνεις το καθήκον μέριμνάς σου, εφαρμόζοντας πρωτόκολλα ασφαλείας και διαχειριζόμενος/η τους πιθανούς κινδύνους που ενέχουν οι business μετακινήσεις. Μπορείς να προσθέσεις μέτρα ασφαλείας για τις business μετακινήσεις στο συμβόλαιό σου, όπως προφυλάξεις για την υγεία, σχέδια έκτακτης ανάγκης και την ανάγκη για ταξιδιωτική ασφάλιση.
Με την προσθήκη αυτών των προφυλάξεων διατηρείς το προσωπικό ασφαλές και δείχνεις ότι νοιάζεσαι για την ασφάλεια των εργαζόμενών σου. Ταυτόχρονα, προστατεύεις επίσης την εταιρεία από την ευθύνη σε περίπτωση που κάποιος εργαζόμενος δεν συμμορφωθεί με την πολιτική της εταιρείας, θέτοντας τον εαυτό του σε κίνδυνο.
Θα ελέγχεις τα έξοδα μετακινήσεων
Ένα από τα μεγαλύτερα οφέλη της ύπαρξης εταιρικής πολιτικής μετακινήσεων είναι το ότι σε βοηθά να ελέγχεις και να διαχειρίζεσαι τα έξοδα που σχετίζονται με τις επαγγελματικές μετακινήσεις.
Στο πλαίσιο της πολιτικής σου, ορίζεις κανόνες για την κράτηση μετακινήσεων και διαμονής, την κάλυψη των εξόδων μετακίνησης και τον τρόπο με τον οποίο θα αποζημιώνονται οι εργαζόμενοι. Μπορείς να χρησιμοποιήσεις την πολιτική μετακινήσεών σου για να θέσεις όρια σχετικά με τις επιτρεπόμενες επιλογές κινητικότητας και τυχόν προτιμώμενους προμηθευτές που θα βοηθήσουν στη μείωση του κόστους. Έτσι, μπορείς να ελέγχεις τα έξοδα μετακινήσεων, να ενθαρρύνεις την αποδοτικότητα και να διασφαλίζεις ότι οι εργαζόμενοι ακολουθούν τα όρια του προϋπολογισμού που έχει θέσει η εταιρεία.
Θα μειώσεις τα καθήκοντα διαχείρισης
Μια σαφής και μελετημένη πολιτική μετακινήσεων αναμένεται να διευκολύνει τις μετακινήσεις των εργαζομένων για επαγγελματικούς λόγους, βελτιώνοντας τη διαδικασία των ρυθμίσεων μετακινήσεων και άλλων καθηκόντων διαχείρισης που σχετίζονται με τις μετακινήσεις.
Με σαφείς οδηγίες προς τήρηση, εξαλείφονται πολλές εικασίες, καθιστώντας την όλη διαδικασία πολύ πιο αποτελεσματική. Οι πολιτικές μετακινήσεων μειώνουν επίσης τον φόρτο εργασίας για τους υπεύθυνους μετακινήσεων και το προσωπικό ανθρώπινου δυναμικού, που μπορούν να παραπέμψουν τους εργαζόμενους στην πολιτική της εταιρείας κάθε φορά που έχουν ερωτήσεις σχετικά με τις μετακινήσεις για επαγγελματικούς λόγους.
Θα διαχειρίζεσαι την παγκόσμια φήμη σου
Μια πολιτική μετακινήσεων θα βοηθήσει τις επιχειρήσεις σου να διαχειριστούν τον τρόπο με τον οποίο οι εργαζόμενοι συμπεριφέρονται όταν μετακινούνται για επαγγελματικούς λόγους, θέτοντας ένα πρότυπο για τον τρόπο με τον οποίο θα πρέπει να εκπροσωπούν την εταιρεία. Αποτελεί επίσης απόδειξη της δέσμευσής σου για την ευημερία των εργαζόμενων και τις υπεύθυνες επιχειρηματικές πρακτικές, κάτι που είναι σπουδαίο για τη φήμη της εταιρείας σου.
Θα βελτιώσεις την εταιρική κουλτούρα
Οποιαδήποτε τεκμηρίωση που προωθεί τη διαφάνεια γύρω από τις επαγγελματικές μετακινήσεις ωφελεί την εταιρική κουλτούρα και προωθεί τη δικαιοσύνη με την εφαρμογή των ίδιων κανόνων και διαδικασιών σε όλους τους εργαζόμενους.
Και στην περίπτωση οποιασδήποτε ευελιξίας βάσει ρόλου (για παράδειγμα, έχουν τα ανώτερα μέλη του προσωπικού μεγαλύτερο προϋπολογισμό για τις μετακινήσεις τους;), η αποσαφήνισή τους στην πολιτική σου θα βοηθήσει το προσωπικό να κατανοήσει γιατί μπορεί να μετακινείται διαφορετικά από κάποιους συναδέλφους του.
Θα προσελκύσεις νέους εργαζόμενους
Παρόλο που η ίδια η τεκμηρίωση δεν θα είναι διαθέσιμη στο ευρύ κοινό, είναι πιθανό να περιέχει στοιχεία της πολιτικής μετακινήσεών σου, τα οποία θα μπορείς να αναδείξεις στο μάρκετινγκ προσλήψεων, όταν αναζητάς νέα ταλέντα.
Για παράδειγμα, ενσωματώνει η πολιτική σου πρακτικές bleisure στα ταξίδια για επαγγελματικούς λόγους; Χρησιμοποιείς συστήματα παιχνιδοποίησης για να επιβραβεύεις το προσωπικό για την τήρηση του πρωτοκόλλου μετακινήσεων; Αυτού του είδους τα προνόμια είναι εξαιρετικά για το εργοδοτικό branding της εταιρείας σου.
Βέλτιστες πρακτικές για την πολιτική μετακινήσεων
Παρακάτω θα βρεις ορισμένες βασικές βέλτιστες πρακτικές κατά τη σύνταξη μιας εταιρικής πολιτικής και διαδικασιών μετακινήσεων:
Χρησιμοποίησε σαφή, κατανοητή και περιεκτική γλώσσα - Εάν θέλεις οι εργαζόμενοί σου να δεσμευτούν και να συμμορφωθούν με την τεκμηρίωση της πολιτικής μετακινήσεών σου, πρέπει να την κάνεις ευανάγνωστη και κατανοητή. Μην αφήνεις κανένα κενό!
Σιγουρέψου ότι καλύπτεις τα πάντα - Υπάρχουν μερικοί βασικοί τομείς που κάθε πολιτική business μετακινήσεων πρέπει να καλύπτει για να ανταποκρίνεται σε αυτά που ορίζει. Θα τα βρεις στην επόμενη ενότητα σχετικά με το τι περιλαμβάνεται σε μια πολιτική business μετακινήσεων.
Ενημέρωνε τακτικά την πολιτική μετακινήσεών σου - Η τεκμηρίωση της πολιτικής μετακινήσεων δεν θα πρέπει ποτέ να είναι παγιωμένη- θα πρέπει να είναι εύπλαστη και διαρκώς έτοιμη να αλλάξει, καθώς η εταιρεία σου αναπτύσσεται. Είναι σημαντικό να ενημερώνεις τακτικά την πολιτική μετακινήσεων της επιχείρησής σου με βάση τα σχόλια των εργαζόμενων, τα δικά σου δεδομένα μετακινήσεων και τυχόν αλλαγές στις συνθήκες της αγοράς ή στον προϋπολογισμό της εταιρείας.
Κάνε την πολιτική σου εργαζομενοκεντρική - Μια πολιτική μετακινήσεων που αναφέρει μόνο εταιρικούς κανόνες, κανονισμούς, διαδικασίες και επιπτώσεις από τη μη συμμόρφωση δεν θα προσελκύσει το προσωπικό. Πρέπει η πολιτική μετακινήσεών σου να βάζει σε προτεραιότητα τους εργαζόμενους και να εστιάζει στο πώς και γιατί οι διαδικασίες ωφελούν τους ίδιους – οι οποίες με τη σειρά τους ωφελούν και την ίδια την εταιρεία.
Ενσωμάτωσε μέτρα βιωσιμότητας - Οι περισσότερες εταιρείες θέτουν στόχους βιωσιμότητας που πρέπει να εκπληρώσουν όταν αρχίζουν να πραγματοποιούν μετακινήσεις για επαγγελματικούς λόγους. Είναι καλό να περιγράφεις στην τεκμηρίωσή σου τις προσδοκίες σου σχετικά με την παρακολούθηση και τη μείωση του αποτυπώματος άνθρακα στις business διαδρομές.
Πώς να συντάξεις μια πολιτική business μετακινήσεων
Υπάρχουν πολλά υποδείγματα προτύπων πολιτικής business μετκαινήσεων που μπορείς να χρησιμοποιήσεις. Αυτά είναι ιδανικά αν η εταιρεία σου είναι μικρή και ετοιμάζεις την πρώτη σου πολιτική business μετκαινήσεων. Αυτά τα πρότυπα σού παρέχουν τη βασική διάταξη και γλώσσα, οπότε το μόνο που χρειάζεται να κάνεις είναι να προσαρμόσεις το περιεχόμενο ώστε να ταιριάζει στις διαδικασίες της εταιρείας σου.
ΤΙ ΠΕΡΙΛΑΜΒΑΝΕΤΑΙ ΣΕ ΜΙΑ ΠΟΛΙΤΙΚΗ BUSINESS ΜΕΤΑΚΙΝΗΣΕΩΝ;
Εάν συντάσσεις την πολιτική της εταιρείας σου από το μηδέν χωρίς πρότυπο πολιτικής business μετακινήσεων, θα πρέπει να συμπεριλάβεις τα εξής βασικά στοιχεία:
Τη διαδικασία κρατήσεων και τη διαδικασία έγκρισης - Ποιο(α) εργαλείο(α) θα πρέπει να χρησιμοποιούν οι εργαζόμενοι για να κλείνουν τα ταξίδια και τη διαμονή τους; Κλείνουν οι ίδιοι οι εργαζόμενοι τα ταξίδια τους ή υποβάλλουν αιτήματα κράτησης σε κάποιον υπεύθυνο;
Οδηγίες σχετικά με τα έξοδα - Λεπτομέρειες σχετικά με το τι μπορεί και τι δεν μπορεί να θεωρηθεί έξοδο (ιδιαίτερα σημαντικό αν ενθαρρύνεις το Bleisure Travel), τη χρήση εταιρικών πιστωτικών καρτών, τον τρόπο υποβολής των εξόδων και τις προθεσμίες για την αξίωση των εξόδων.
Προδιαγραφές ταξιδιών και διαμονής - Συμπεριλαμβάνονται προϋπολογισμοί ξενοδοχείων, προτιμώμενες επιλογές κινητικότητας και αποδεκτές κατηγορίες ταξιδιών.
Οδηγίες για ασφαλείς μετακινήσεις - Συμπεριλαμβάνονται διαδικασίες έκτακτης ανάγκης, ασφαλιστική κάλυψη υγείας και προφυλάξεις για ταξίδια σε περιοχές υψηλού κινδύνου.
Νομικές απαιτήσεις - Πληροφορίες σχετικά με τη συμμόρφωση με τους ισχύοντες νόμους και κανονισμούς, συμπεριλαμβανομένων των απαιτήσεων για βίζα και φόρους.
Μέτρα βιωσιμότητας - Έχει βάλει η εταιρεία σου στόχους βιωσιμότητας που πρέπει να επιτύχει; Η πολιτική σου θα πρέπει να περιγράφει την πολιτική σου για τις βιώσιμες business μετακινήσεις και να παρέχει οδηγίες σχετικά με τον τρόπο παρακολούθησης του αποτυπώματος άνθρακα για να τις ακολουθούν οι υπεύθυνοι μετακινήσεων.
Απλοποίησε τις πολιτικές business μετακινήσεων με το FREENOW
Εάν οι business μετακινήσεις σου είναι πολύπλοκες, σκέψου το ενδεχόμενο να χρησιμοποιήσεις μια πλατφόρμα business μετακινήσεων όπως το FREENOW για να έχεις συγκεντρωμένες όλες τις ρυθμίσεις μετακινήσεων και ταξιδιών για τους εργαζόμενούς σου.
Η Υπηρεσία Business Μετακινήσεων της FREENOW σε βοηθάει να διαχειρίζεσαι εύκολα τις ανάγκες της εταιρείας σου για μετακινήσεις, χρησιμοποιώντας την τεχνολογία για τη βελτιστοποίηση της διαχείρισης των εταιρικών σου μετακινήσεων.
Η υπηρεσία σού παρέχει έτοιμες λύσεις για τα περισσότερα από τα βασικά στοιχεία της πολιτικής μετακινήσεών σου, όπως:
Έξοδα και αποδείξεις
Διαδικασίες κρατήσεων
Βιωσιμότητα και αποτύπωμα άνθρακα
Ευελιξία και συμβολή των εργαζομένων
Έλεγχος κόστους
Συμμόρφωση