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En los últimos años, las nuevas tendencias de los viajes de empresa los han convertido en la "nueva normalidad" para muchas organizaciones. Este cambio ha hecho que las reservas de viajes de negocios casi se hayan duplicado desde 2019.
A medida que aumenta el número de empleados que se desplazan por trabajo, también lo hace la necesidad de que las organizaciones dispongan de pautas claras y completas para los viajes de negocios que los empleados (y la empresa) utilicen a modo de guía.
Tanto si quieres mejorar la política de viajes de negocios actual de tu empresa como si quieres crear una desde cero, has venido al lugar adecuado.
Esta guía reúne todo lo que necesitas saber sobre las ventajas, los procedimientos y las prácticas recomendadas para elaborar una documentación normativa lo más eficaz posible. Pero antes, ¿en qué consiste exactamente una política de viajes de negocios, y realmente necesitas una?
La política de viajes de negocios de una empresa es el documento formal en el que una empresa establece normas y procedimientos para los desplazamientos de trabajo de sus empleados. Esta política garantiza que el personal siga el protocolo de la empresa cuando se desplaza por negocios, facilitándole toda la información pertinente.
Las políticas de viajes de negocios no solo incluyen pautas para el viaje de negocios en sí, sino también para las tareas que deben hacerse antes y después, como los preparativos y la reserva del viaje y la contabilización de los gastos.
Aunque crear una política de viajes para tu empresa no es un requisito legal, existen obligaciones legales relacionadas con los viajes de trabajo que una política de este tipo ayudaría a cubrir.
Por ejemplo, los empleadores tienen un deber de diligencia y deben garantizar la seguridad de sus empleados. La empresa también debe cumplir diversas normativas relacionadas con las implicaciones fiscales, el reembolso de gastos y los requisitos de visado. Una política de viajes de negocios demuestra que los procedimientos de tu empresa tienen en cuenta todos estos aspectos.
Y aunque puede que tu empresa no "necesite" legalmente una política de viajes corporativa, hay una gran cantidad de ventajas que justifican su existencia.
Disponer de una política de viajes de negocios para el personal es muy beneficioso para tu empresa.
He aquí algunas de las ventajas de una política de este tipo:
Una política de viajes de empresa adecuada define claramente las expectativas y responsabilidades tanto de la empresa como de los empleados cuando viajan por trabajo. Cuando todas las normas están claramente documentadas, se acabaron las ambigüedades y las conjeturas, lo que en última instancia beneficia a todas las partes implicadas.
Los empleadores deben cumplir su deber legal de diligencia siguiendo determinados protocolos de seguridad y mitigando los posibles riesgos asociados a los viajes de negocios. Puedes añadir a tu política medidas de seguridad para los viajes de negocios, como precauciones sanitarias, planes de emergencia y la necesidad de un seguro de viaje.
Estas medidas mejoran la seguridad del personal y demuestran que esta cuestión es importante para ti. Al mismo tiempo, protegen a la empresa de reclamaciones de responsabilidad si los empleados hacen caso omiso de las pautas de la empresa y se ponen en peligro.
Una de las mayores ventajas de tener una política de viajes de negocios es que te ayuda a controlar y gestionar los gastos relacionados con este tipo de viajes.
En tu política, estableces normas para reservar los desplazamientos y el alojamiento, el pago de los gastos de viaje y el reembolso de los gastos a los empleados. También puedes determinar qué opciones de movilidad están permitidas y qué proveedores se prefieren para mantener los costes a raya. Esto ayuda a controlar los gastos de viaje, fomenta la eficiencia y garantiza que los empleados respeten los topes de presupuesto marcados por la empresa.
En principio, una política de viajes clara y bien pensada facilita a los empleados la organización de los desplazamientos por trabajo, agilizando los preparativos y otras tareas administrativas propias de estos viajes.
Al tener unas pautas claras que seguir, se eliminan buena parte de las ambigüedades, lo que hace que todo el proceso sea mucho más eficaz. Las políticas de viajes también reducen la carga de trabajo de los gestores de viajes y del personal de RR. HH., que pueden remitir a los empleados a la política de la empresa siempre que tengan preguntas sobre los viajes de negocios.
Una política de viajes ayudará a tu empresa a supervisar el comportamiento de los empleados cuando viajan por trabajo, al establecer unas normas sobre cómo deben representar a la organización. También demuestra tu compromiso con el bienestar de los empleados y las prácticas empresariales responsables, algo sumamente positivo para la reputación de la compañía.
Todo documento que fomente la transparencia en torno a los viajes de negocios es bueno para la cultura de la empresa. Al aplicar las mismas normas y procedimientos a todos los empleados, fomenta un trato equitativo.
Y en el caso de que haya una flexibilidad específica para cada puesto (por ejemplo, si los altos cargos disponen de un mayor presupuesto para viajes), especificarlo en la política ayudará al personal a entender las posibles diferencias en los viajes de negocios.
Aunque el documento en sí no sea de acceso público, es probable que haya aspectos de la política de viajes que RR. HH. quiera destacar al promocionar la contratación de nuevos talentos.
Por ejemplo, ¿tu política incorpora el bleisure a los viajes de negocios? ¿Utilizas sistemas de ludificación para recompensar al personal por seguir el protocolo de viajes? Este tipo de ventajas son excelentes para la imagen de marca de tu empresa.
He aquí algunas prácticas recomendadas clave a la hora de redactar la política y los procedimientos de viajes de negocios de una empresa:
Utiliza un lenguaje claro, atractivo y conciso: si quieres que tus empleados colaboren y cumplan la política de viajes, debe ser fácil de leer y entender. No hay que dejar margen para la interpretación.
Asegúrate de que todo quede cubierto: hay algunos aspectos clave que toda política de viajes de negocios debe cubrir para cumplir su función. Los encontrarás en la siguiente sección, donde profundizamos en el contenido de una política de viajes de negocios.
Actualiza periódicamente la política de viajes: una política de viajes nunca debe ser estática, siempre debe ser flexible y estar abierta al cambio a medida que crece la empresa. Es importante actualizar regularmente la política de viajes de negocios en función de las opiniones de los empleados, de vuestros propios datos de viajes y de cualquier cambio en las condiciones del mercado o en el presupuesto de la empresa.
Centra la política en los empleados: una política de viajes que solo hable de las normas, los reglamentos y los procedimientos de la empresa y las repercusiones por incumplimiento no motivará a tus empleados. La política de viajes de negocios debe priorizar a los empleados y centrarse en cómo y por qué los procedimientos los benefician, lo que a su vez beneficia a la empresa.
Incorpora medidas de sostenibilidad: la mayoría de las empresas tienen objetivos de sostenibilidad que cumplir en relación con los viajes de trabajo. Es recomendable incluir en la documentación las expectativas sobre el seguimiento y la reducción de la huella de carbono en los desplazamientos de negocios.
Hay una gran cantidad de plantillas de políticas de viajes de negocios que puedes utilizar. Son ideales para las empresas más pequeñas que crean por primera vez una política de viajes de trabajo. El diseño y el lenguaje de estas plantillas son básicos, así que lo único que tienes que hacer es adaptar el contenido a los procedimientos de tu empresa.
Las políticas de viajes empresariales sostenibles no solo son una herramienta para reducir las emisiones de carbono y el impacto ambiental, sino que también tienen efectos positivos en la moral y el compromiso de los empleados. Al promover opciones de transporte más sostenibles, como el uso del transporte público, el carpooling, el teletrabajo o el uso de vehículos eléctricos, las empresas no solo están contribuyendo a la reducción de la contaminación atmosférica, sino que también están mostrando su compromiso con valores éticos y responsables.
May López, Directora de Desarrollo de Empresas por la Movilidad Sostenible, subraya la importancia de las políticas de viajes en el ámbito empresarial:
"Una política de viajes contribuye, claramente, al compromiso con la sostenibilidad de la organización ya que reduce las emisiones de CO2 de Alcance 3 y, al mismo tiempo, fideliza a los empleados. Además, contribuye a una mejora de la calidad del aire, del impacto ambiental en general e, incluso, a reducir la siniestralidad in itinere. Por ello, urge un cambio de fiscalidad que ayude a su promoción a nivel empresarial".
Estas palabras resaltan la relevancia de implementar políticas de viajes sostenibles que no solo benefician al medio ambiente, sino también a la propia empresa y a sus trabajadores.
Además, estas políticas pueden tener un impacto significativo en la productividad de los empleados. Al reducir los tiempos de desplazamiento y ofrecer opciones flexibles de trabajo, las empresas pueden ayudar a sus trabajadores a equilibrar mejor sus vidas laborales y personales, lo que a su vez puede traducirse en una mayor satisfacción laboral y una menor rotación de personal.
Si vas a redactar una política de viajes de negocios desde cero sin una plantilla, estos son los componentes esenciales que debes incluir:
El proceso de reserva y el procedimiento de aprobación: ¿qué herramientas deben utilizar los empleados para reservar los desplazamientos y el alojamiento? ¿Reservan los viajes por su cuenta o envían una solicitud de reserva a un responsable?
Pautas sobre los gastos: detalles sobre los gastos que se pueden cargar a la empresa y los que no (especialmente importante si fomentas el bleisure), el uso de tarjetas de crédito corporativas, cómo deben presentarse los gastos y los plazos para reclamarlos.
Especificaciones de viaje y alojamiento: entre ellas, el presupuesto para los hoteles, las opciones de movilidad preferentes y las clases de transporte admisibles.
Directrices para viajar de forma segura: se incluyen los procedimientos de emergencia, la cobertura del seguro médico y las precauciones al viajar a zonas de alto riesgo.
Requisitos legales: información sobre el cumplimiento de las leyes y los reglamentos aplicables, incluidos los requisitos fiscales y de visado.
Medidas de sostenibilidad: ¿la empresa tiene marcados objetivos de sostenibilidad? La política debe definir la estrategia de viajes de negocios sostenibles y facilitar pautas para que los gestores de viajes puedan hacer un seguimiento de la huella de carbono de la empresa.
Si tus viajes de negocios son complejos, plantéate utilizar una plataforma de viajes de trabajo como FREENOW para centralizar todos los preparativos y desplazamientos de los empleados.
El servicio de viajes de negocios de FREENOW ofrece herramientas y tecnología para ayudarte a gestionar fácilmente los desplazamientos de tu empresa.
El servicio te ofrece soluciones listas para usar para la mayoría de los aspectos clave de tu política de viajes, entre ellas:
Si quieres saber más sobre cómo alinear las necesidades de tus empleados con los objetivos de tu empresa, descarga nuestra guía sobre los viajes de empresa en 2024, elaborada a partir de una encuesta a 3.666 viajeros de negocios europeos.
