Cómo gestionar eficazmente el tiempo en la empresa: Entrevista con Isabel García Frontera

En colaboración con nuestro partner Factorial, hemos realizado una entrevista a nuestra Directora General, Isabel García Frontera, sobre la gestión del tiempo en el lugar de trabajo. ¿Cómo gestionar mejor los recursos y apoyar a los empleados y la productividad mediante herramientas tecnológicas y buenas prácticas?

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¿Cómo veis la relación entre la automatización de tareas en la gestión de recursos humanos y la flexibilidad laboral que ofrece FREENOW?

La cultura empresarial de FREENOW en toda Europa sitúa a los empleados en el centro, ofreciéndoles flexibilidad y un apoyo de RRHH exhaustivo.

A nivel laboral, nuestro enfoque se basa en los resultados y no en las horas de trabajo: nuestros empleados son libres de gestionar su tiempo como deseen, lo que también les ayuda a ser más productivos. En FREENOW coexisten diferentes modelos de trabajo, siendo el formato híbrido el más habitual, aunque también tenemos equipos trabajando 100% remoto y, en menor medida, algunos puestos 100% presencial. En cualquier caso, nuestras oficinas están siempre preparadas para acoger cada día a los empleados que prefieran desplazarse para trabajar desde allí. 

En vista de ello, somos conscientes de que la automatización de tareas es clave para una gestión de recursos humanos eficaz y eficiente, especialmente en un entorno de trabajo altamente flexible como el de FREENOW. Disponer de herramientas como Factorial son esenciales para gestionar adecuadamente y apoyar a los empleados, impactando positivamente en la satisfacción y productividad laboral..

¿Qué estrategias recomendaríais a las empresas para mejorar la gestión del tiempo de vuestros empleados y aumentar la productividad?

FREENOW siempre ha apostado por el uso de la tecnología a favor de la sociedad. En este sentido, creemos firmemente que la automatización de tareas repetitivas, el uso de softwares como Factorial o incluso la digitalización de documentos y procesos puede mejorar la gestión del tiempo de nuestros empleados y, por lo tanto, aumentar la productividad. 

También nuestro servicio dedicado a los viajes de empresa permite una administración ágil de los viajes de negocios, tanto para los empleados como para las compañías. Especialmente en términos de gestión de viajes y contabilidad automatizada, para que los empleados no tengan que solicitar manualmente los reembolsos y el departamento de contabilidad no tenga que procesarlos. También la opción de multi movilidad, que se suma a la mayor flota de taxis de Europa, permite a los empleados desplazarse ágilmente tanto en sus viajes de negocios como personales.

¿Cuáles creéis que son los mayores desafíos que enfrentan las empresas hoy en día en la gestión del tiempo y cómo podrían superarse?

El principal obstáculo es la resistencia al cambio y, por ende, la falta de adopción de tecnologías adecuadas. Para ello es crucial la concienciación y la formación en nuevas herramientas y tecnologías.

Por otro lado, también puede existir una gestión inadecuada de proyectos o una falta de prioridades en las tareas, por lo que el uso de herramientas y metodologías de gestión de proyectos pueden ayudar a los empleados a definir la prioridad de las tareas teniendo en cuenta factores como el tiempo de entrega. 

Además, tras la pandemia y con la llegada de modelos de trabajo más flexibles y algunos equipos de trabajo deslocalizados, uno de los grandes retos ha sido lograr una gestión eficaz de las reuniones, ya sean a distancia o en persona, para que no ocupen un porcentaje innecesariamente elevado de la jornada laboral al tiempo que se garantiza la coordinación y comunicación entre equipos. Es fundamental tener presentes (y compartir de antemano) los objetivos de una reunión, asegurarse de que es necesario celebrarla antes de programarla y que están las personas necesarias para lograr el objetivo previsto.. Esto ahorra tiempo y estrés a los empleados.

Otro problema muy usual, relacionado con el punto anterior, es la sobrecarga de trabajo. En este sentido, la delegación de tareas y el poder equilibrar la carga de trabajo entre los distintos equipos es fundamental. Incluso, en caso de ser necesario, puede considerarse la contratación de freelancers en momentos de alta carga de trabajo.

Por último, vuelvo a pensar en la movilidad empresarial, algo de lo que nos ocupamos a diario en FREENOW. Garantizar que los empleados dispongan de una cuenta de empresa en una aplicación de movilidad que ofrezca la más amplia gama de opciones para  gestionar sus desplazamientos de casa a la oficina o incluso los viajes de negocios de forma más fluida y racionalizada, lo que favorece una gestión eficaz del tiempo.

En vuestra experiencia, ¿cómo puede la tecnología transformar la manera en que gestionamos el tiempo en el lugar de trabajo?

La tecnología y la digitalización permiten optimizar procesos, mejorar la productividad y facilitar la colaboración gracias a distintos procesos como la automatización de tareas repetitivas, la organización, supervisión y gestión de proyectos en plataformas de colaboración o incluso gracias al uso de sistemas de programación para simplificar horarios.

Sin embargo, más allá de las herramientas básicas, la Inteligencia Artificial y el Machine Learning permiten analizar patrones de trabajo y, por lo tanto, mejorar la productividad de acuerdo a las necesidades específicas de cada empleado.

Un punto interesante a destacar a este respecto es la gestión de vehículos inherente al algoritmo de FREENOW, que se basa en la inteligencia artificial. Gracias a esta función, la app asigna al usuario el vehículo más cercano a su ubicación, evitando desplazamientos innecesarios y ahorrando tiempo tanto al taxista como al usuario.

¿Podríais compartir algún ejemplo de una empresa que haya mejorado significativamente su gestión del tiempo y productividad a través de soluciones digitales?

Todos los clientes de FREENOW for Business en Europa pueden ahorrar tiempo y aumentar su productividad con el servicio de viajes de empresa, por las razones ya mencionadas. Un fuerte componente tecnológico apoya al individuo en sus desplazamientos diarios, ya sea por motivos profesionales o personales, en una interfaz sencilla que puede utilizarse en ambos lados. Tanto las empresas como los usuarios finales también han mostrado un gran interés por nuestro programa Cashback, que permite a los empleados acumular una parte del coste de los viajes de trabajo en créditos, que luego pueden utilizar en viajes personales.

Desde vuestra perspectiva, ¿qué beneficios pueden obtener las empresas al utilizar herramientas de gestión del tiempo como Factorial junto con soluciones de movilidad como FREENOW?

La combinación de herramientas digitales maximiza la productividad y eficiencia gracias al conjunto de beneficios que representa cada una de estas herramientas. Por su parte, las herramientas de gestión de tiempo permiten mejorar la productividad mientras que el uso de apps como FREENOW facilitan a las empresas ya no solo tener un mejor control de los viajes corporativos de sus empleados sino también ofrecer a los mismos distintas opciones de movilidad en un solo lugar y que se adapten a sus necesidades particulares. Así, como he comentado antes, especialmente en los viajes de negocio, los empleados no deben preocuparse por temas administrativos o por conseguir transporte ya que pueden controlarlo todo desde la palma de su mano.

¿Cómo impacta la flexibilidad y la libertad que ofrece FREENOW en la gestión del tiempo de vuestros usuarios?

La flexibilidad y la libertad que ofrecemos tienen un impacto significativo en la gestión del tiempo de nuestros usuarios, es decir, nuestros pasajeros y taxistas. Por un lado, la optimización del tiempo para el usuario, ya que no pierde el tiempo en desplazamientos largos que pueden incluir cambios de medios de transporte. Además, no se arriesgan a perder el transporte público y tener que esperar al siguiente ni se estresan por el tráfico en la ciudad. La espera al momento de solicitar un taxi es mínima con lo que pueden eficientar el tiempo de la mejor manera. Por su parte, FREENOW es un aliado para los taxistas ya que a través de la asignación inteligente, conecta a usuarios y taxistas cercanos, con lo que el taxista no pierde el tiempo circulando por la ciudad en busca de un cliente.

Además, otro beneficio es el incremento de la productividad y el rendimiento de los taxistas ya que la flexibilidad y la libertad horaria facilita a los taxistas conciliar mejor su vida personal y laboral, adaptando su jornada a sus necesidades. Así, aumenta el compromiso de los trabajadores y, por ende, aumentan los beneficios.

¿De qué manera la tecnología de FREENOW contribuye a la eficiencia en los desplazamientos urbanos y cómo esta eficiencia se refleja en el ahorro de tiempo para los usuarios?

El sector de la movilidad está experimentando una transformación integral desde hace años, de la mano de la tecnología y las oportunidades que la transformación digital ofrece. Actualmente, nos encontramos en un gran periodo de cambios, donde la tecnología y sus posibilidades crecen a pasos agigantados y el sector se va adaptando a la nueva realidad. De hecho, nos encaminamos hacia una movilidad más libre y personalizada, adaptada al usuario conectado para que su experiencia sea más cómoda, rápida y segura con tan solo unos clics. 

En este sentido, FREENOW es una verdadera historia de éxito europeo y una de las pocas startups tecnológicas que se han convertido en uno de los principales actores en este mercado.  Y es que asentamos las bases de la digitalización de un sector tradicional como es el taxi siendo los primeros en promover una movilidad eficiente a través de la asignación de servicios a través de algoritmos inteligentes. Además, de tener en cuenta aspectos como la localización, la congestión y las previsiones basadas en datos históricos, para gestionar eficientemente y en tiempo real la oferta y la demanda, es destacable resaltar como ventaja la gestión del tiempo. Y es que al solicitar un taxi los usuarios pueden evitar esperar en la calle al conocer el tiempo estimado de llegada del taxi, así como la hora exacta en la que llegará a su destino lo que a su vez presenta seguridad para el usuario. Además, en el caso de la movilidad compartida, pueden encontrar el vehículo más cercano a su ubicación, evitando desplazamientos innecesarios.

Por su parte, gracias a la deep integration, ofrecemos una amplia gama de servicios de movilidad que están profundamente integrados en una única aplicación en toda Europa. Los usuarios pueden acceder a estas opciones de movilidad mediante un solo registro, lo que facilita aún más su experiencia. Es decir, los usuarios disponen de los vehículos de colaboradores externos, como las motos y bicis de Cooltra, los coches compartidos de SHARE NOW o Zity, o los patinetes de Dott y Tier, en la propia app. A diferencia de otras plataformas que cuando haces uso de servicios provistos por un colaborador, te sacan fuera de la app a una web o aplicación externa. 

Los usuarios de FREENOW pueden disfrutar de toda la experiencia de la movilidad en una sola plataforma: desde la selección del vehículo y el viaje con el mismo, hasta el momento de pago. Solo con introducir sus datos personales (documento de identidad y carné de conducir, para los vehículos que lo requieren) y el método de pago pueden utilizar todos los vehículos de nueva movilidad de la app en cualquier lugar donde FREENOW esté operativo, ya sea en diferentes ciudades o incluso en otros países.

Con respecto al método de pago, los usuarios tienen libre elección y con registrar en la app su método de pago digital deseado - como tarjeta de crédito y/o débito, cuenta de Google Pay, Apple Pay y/o Paypal -, el pago se realizará de forma automática al finalizar el viaje sin necesidad de hacer click dentro de la app.