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Como empresa, tienes la obligación de evaluar y mitigar los riesgos de todo el personal que deba desplazarse por motivos de trabajo.
Y si eres como la mayoría de las empresas europeas, te será más fácil hacerlo mediante un plan de gestión de riesgos en los viajes (TRM, por sus siglas en inglés) claro y bien meditado, como recomienda la norma ISO 31030.
Pero vale la pena preguntarse: ¿cuánto espacio dedica tu plan de TRM al transporte terrestre?
En una nueva encuesta realizada por FREENOW en colaboración con la Global Business Traveller Association (GBTA), hemos constatado que, aunque la mayoría (85 %) de las empresas cuenta con un plan de gestión de riesgos en los viajes, solo algo más de la mitad (55 %) afirma que las políticas de su empresa cubren "siempre" o "a menudo" los riesgos del transporte terrestre.
A continuación te explicamos por qué el transporte de última milla debe ser uno de los aspectos prioritarios del plan de TRM de tu empresa y cómo hacer los cambios necesarios para garantizar la seguridad de los empleados cuando se desplazan por negocios.
Los estudios han demostrado que el transporte de última milla es, estadísticamente, la parte menos segura de un trayecto por trabajo. No obstante, los viajeros de negocios no siempre son conscientes de este riesgo, y no todas las políticas de seguridad de los viajes de empresa cubren el transporte terrestre como es debido.
La mayoría de los viajeros de negocios que encuestamos cree erróneamente que el avión o el tren son más peligrosos que el transporte terrestre.
En todos los países que encuestamos (Alemania, España, Irlanda y el Reino Unido), a más del 90 % de los viajeros de negocios les parecen aceptables las medidas que aplica su empresa para garantizar la seguridad del transporte terrestre.
Sin embargo, al hablar con los gestores de viajes sobre sus TRM, nos encontramos con algo muy distinto.
Solo algo más de la mitad (55 %) de los gestores de viajes afirma que las políticas de seguridad de los viajes de negocios de su empresa cubren "siempre" o "a menudo" el transporte terrestre.
Como empresa, adaptar la TRM para que priorice el transporte terrestre es la estrategia de gestión de riesgos más eficaz que se puede adoptar.
La norma de seguridad ISO 31030 recomienda realizar un análisis del perfil de riesgo de la empresa. Por tanto, no es de extrañar que la mayoría de los gestores de viajes que encuestamos (63 %) afirmara que lo incluyen en su TRM.
Sin embargo, solo dos de cada cinco (41 %) incluyen los riesgos del transporte terrestre "siempre" o "a menudo" en ese análisis. Y aunque el 79 % de los gestores de viajes exige autorizaciones antes de viajar por negocios, un considerable 31 % de ellos afirma que nunca o casi nunca incluye el transporte terrestre en esas autorizaciones.
Nuestros datos también revelaron que menos de la mitad (48 %) de los programas de viajes que ensayan la respuesta ante incidentes ensayan cómo responderían ante incidentes de transporte terrestre, aunque estadísticamente estos sean los incidentes que más probabilidades tienen de sufrir los viajeros de negocios.
El 62 % dijo también que su empresa imparte regularmente formación sobre seguridad en los viajes de negocios, pero el 35 % de ellos dijo que esa formación solo a veces, casi nunca o nunca abarca el transporte terrestre.
Integrar el transporte terrestre en esos procesos es una importante medida práctica que hará que tu plan de TRM se ajuste más a la realidad de los viajes de trabajo.
Dar directrices claras sobre el proceso de reserva de transporte de última milla en tu plan de gestión de viajes es una forma excelente de garantizar la seguridad de tus viajeros de negocios.
Por ejemplo, puedes obligar a reservar a través de determinados canales corporativos gestionados o recomendar taxis en lugar de coches de alquiler o VTC. En la encuesta, los gestores de viajes indicaron que los taxis son la opción de transporte terrestre de terceros más segura.
Menos de la mitad de los programas de viajes (43 %) exige "siempre" o "a menudo" reservar el transporte terrestre a través de canales específicos.
La falta de datos sobre la última milla significa que puede ser difícil reconocer cuándo los empleados utilizan un transporte terrestre poco seguro o localizarlos en caso de emergencia, e intervenir en consecuencia.
Algunas plataformas tecnológicas de taxis y apps de movilidad permiten a las empresas hacer un seguimiento de los viajes de los empleados, y ofrecen informes que permiten analizar los patrones de viaje e identificar posibles problemas de seguridad.
Según nuestra encuesta, solo una cuarta parte de los gestores de viajes (24 %) afirma que su empresa puede hacer un seguimiento "siempre" o "a menudo" de los empleados que viajan a partir de los datos del transporte de última milla.
Disponer en el plan de TRM que el personal reserve el transporte terrestre con proveedores preferentes con los que la empresa tiene una relación oficial garantizará la seguridad de los empleados y proporcionará los datos que se necesitan para reducir lo más posible el riesgo.
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