ÍNDICE
Gestionar los gastos de los viajes de negocios puede ser algo complejo. Por eso, tee explicamos todo lo que necesitas saber al detalle. Empezando por el principio: ¿Qué son exactamente los gastos de viajes de negocios?
A continuación, profundizaremos en los retos a los que todos nos enfrentamos con los gastos de viajes de negocios, como la forma de reducir los costes y de establecer un límite de gasto que funcione para tu empresa.
De modo que abróchate el cinturón, acelera motores y pongámonos en marcha.
Si tu trabajo te obliga a viajar a otro lugar distinto de tu lugar habitual de trabajo, por ejemplo, para visitar a clientes o a otras sucursales de la empresa, los gastos en los que incurras durante este viaje se denominan gastos de viaje de negocios. En otras palabras, representan dinero que no habría tenido que gastar si estuvieras trabajando en tu lugar habitual.
Los gastos de viaje por negocios incluyen el coste de cualquier medio de transporte que utilices para llegar a tu destino, siendo los más populares los proverbiales aviones, trenes y automóviles. Pero la lista de gastos de viaje por motivos de trabajo no acaba ahí, ya que también pueden incluirse el alojamiento, las comidas y cualquier equipo necesario para realizar tu trabajo fuera de casa.
Entonces, ¿por qué es importante saber qué se considera un gasto de viaje de negocios? Simplificando, si trabajas para una empresa, puedes esperar razonablemente que esa empresa te pague o reembolse cualquier gasto en el que incurras y que esté directamente relacionado con tu viaje de negocios.
Llevar la cuenta de los gastos de los viajes de negocios es importante tanto para las empresas como para los autónomos. ¿Por qué? Porque estos gastos suelen ser desgravables y pueden utilizarse para reducir la cantidad de impuestos que deben pagar.
Las empresas que requieren muchos viajes de negocios suelen tener una Política de Viajes y Gastos de Negocios. Esto les ayuda a realizar un seguimiento de los gastos de viaje legítimos al tiempo que se aseguran de que se mantienen en un nivel razonable, lo que puede ser un fino acto de equilibrio.
“¿Cuánto puedo reclamar por gastos de viaje de negocios?” Como empleado, depende del lugar al que viajes y de los detalles específicos de la política de viajes de tu empresa.
Si eres autónomo o una sociedad, esto dependerá de la normativa específica del país en el que tengas tu residencia fiscal. Existen normativas estrictas que regulan los gastos de viaje de los autónomos y las sociedades limitadas, por lo que las empresas deben estar al tanto de ello.
Cuantos más gastos de viajes de negocios existan, más complicado puede resultar llevar un control de los mismos. Para un autónomo individual que viaja unas pocas veces al año, puede ser tan sencillo como tener una sola cuenta o tarjeta de crédito que utilice para todos sus gastos de empresa.
Si viaja con más regularidad o es una empresa que envía a varios empleados en viajes de negocios, entonces probablemente deba plantearse utilizar una empresa de gestión de viajes o algún tipo de software de gestión de viajes y gastos. Cada uno de ellos tiene sus ventajas particulares y su elección dependerá de su situación.
Recurrir a una empresa de gestión de viajes es una buena solución si no se dispone del tiempo y los recursos necesarios dentro de la empresa para ocuparse de las reservas, las pólizas y los gastos de sus viajes de negocios. Esto significa básicamente subcontratar un departamento de viajes de negocios que se encargará de toda la administración relacionada con los viajes de negocios.
Si se prefiere mantener el control directo de sus viajes y gastos de negocios, el software de gestión de viajes y gastos es una gran alternativa.
Existen muchos proveedores de software de gestión de viajes y gastos en el mercado, con distintos grados de facilidad de uso y funciones. La mayoría están diseñados para grandes empresas que emplean a uno o más.
Los gestores de viajes suelen requerir una formación específica para manejarlos con eficacia. Si buscas la mejor aplicación de gastos de viaje para empresas en términos de facilidad de uso y flexibilidad y que pueda ser utilizada por empresas de todos los tamaños, echa un vistazo a FREENOW for Business.
El software de gestión de gastos de viajes de negocios de FREENOW, o Panel de Administración, es una solución digital para la gestión de viajes de negocios que te permite tanto a ti como a tus empleados controlar los viajes de negocios a través de una interfaz sencilla y fácil de usar que contiene una serie de opciones de viaje flexibles.
Con funciones como herramientas de reserva en línea, seguimiento de gastos y gestión de políticas de viaje corporativas e individuales, una aplicación de viajes de negocios como la que ofrece FREENOW puede hacer que la gestión de viajes y gastos de negocios sea más fácil, eficiente y económica.
La aplicación de viajes de negocios de FREENOW es una de las mejores aplicaciones de seguimiento de gastos de viaje. Pone la organización de los viajes de negocios en manos de quienes lo necesitan sin añadir más estrés.
Se pueden organizar los viajes de la forma que más conveniente mientras se mantienen sincronizados con un sistema de gestión central. Realiza un seguimiento de los gastos y se asegura de que se cumplen sus políticas de viajes.
Aunque a menudo son una parte vital de las operaciones de tu empresa, los gastos de viaje pueden escaparse fácilmente de las manos y acabar costándote más de lo necesario.
La forma de evitarlo es elaborando una Política de Gastos de Viaje que establezca con claridad qué categorías de gastos de viaje de negocios se incluyen y fijando límites de gasto clave.
A continuación encontrarás algunos consejos para fijar límites de gastos que sean justos tanto para la empresa como para sus viajeros:
Dale a los empleados la posibilidad de elegir una habitación estándar en un hotel con una determinada categoría de estrellas o fija un precio máximo por noche.
La mayoría de las empresas lo gestionan fijando un límite o rango por cliente.
Especifique qué extras necesarios están incluidos, por ejemplo, acceso WiFi, aparcamiento, impresión, etc.
Con el software de viajes de negocios de FREENOW, puedes elaborar fácilmente sus políticas de viajes y asegurarte de que se cumplen.
Únicamente tienes que establecer tus normas y restricciones de viaje a través del Panel de administración. Puedes limitar los viajes por ubicación, tipo de vehículo, tipo de pago y mucho más, personalizando tu cuenta para adaptarla a las necesidades de tu empresa.
Los viajes corporativos son un gran negocio. Miles de personas viajan por negocios cada año e incluso las pequeñas empresas están dispuestas a sacar provecho de la economía global. Sin embargo, los viajes de negocios no son baratos y las pequeñas empresas deben evaluar cuidadosamente si la inversión merece la pena.
El coste medio de los viajes de negocios suele variar mucho en función del destino. Cuando se trata de volar, desplazarse entre ciudades europeas puede costar entre 200 y 500 euros si vuela en línea regular, o tan solo 10 euros si se conforma con volar en clase económica y esperas las ofertas. Sin embargo, si se trata de un vuelo de larga distancia en clase preferente, el precio puede ascender a cuatro cifras.
Las tarifas por kilometraje de los trayectos en coche también varían de un país a otro, oscilando entre los 0,19 euros de España y los 0,53 euros de Finlandia. La variación es aún más extrema cuando se trata de taxis, ya que un trayecto de 3 km oscila entre menos de 1 euro en Nueva Delhi y más de 20 euros en Zúrich.
Al margen de los gastos de transporte, el gasto medio diario en Europa ronda los 400-500 euros, mientras que en Estados Unidos es algo más barato, en torno a los 300-400 euros. Los lugares más baratos para los viajes de negocios se encuentran en Asia y Nueva Delhi vuelve a ser uno de los más bajos, con unos 200 euros diarios.
Los viajes de negocios pueden ser extremadamente rentables para una empresa, de lo contrario no serían un negocio tan rentable. Tomarse el tiempo necesario para asegurarse de que no se está gastando más de lo necesario hará que sea una inversión aún mejor. Así pues, he aquí algunos consejos que te ayudarán a reducir tus gastos en viajes de negocios:
Si aún te preguntas qué gastos se incluyen en los gastos de viaje de negocios, te ofrecemos algunos ejemplos de viajes de negocios que puedes reclamar como gastos deducibles de impuestos:
En conclusión, apostar por herramientas modernas como el panel de administración de FREENOW para viajes de negocios no solo es una decisión inteligente, sino estratégica para gestionar los gastos de los viajes de negocios con eficacia. Descubre aquí cómo nuestra aplicación para viajes de negocios puede transformar tus procesos.
