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Después de la crisis de la COVID-19, los viajes de negocios volvieron pisando fuerte en 2022.
Zoom ha llegado para quedarse; sin embargo, la mayoría de las empresas reconocen la importancia de las reuniones presenciales ya que, al fin y al cabo, no hay mejor forma de cerrar un trato que con un apretón de manos.
Sí, los presupuestos para viajes corporativos son un gran negocio y, si se gestionan de la forma adecuada, pueden convertirse en un beneficio y una motivación fundamental para los empleados.
Los viajes corporativos no son «café para todos», ya que los hay de todas las formas, tamaños y finalidades. Desde el desarrollo de una relación comercial o una colaboración hasta la promoción de productos y servicios, los distintos tipos de viajes de negocios tienen cada uno sus propias características y ventajas.
A continuación, presentamos algunas de las razones por las que los empleados necesitan viajar en el trabajo y un resumen de los beneficios y desafíos específicos inherentes a cada una.
Hoy en día, las empresas se esfuerzan cada vez más por crear un sentimiento de equipo e involucrar a sus empleados. Los retiros de empresa alejados del lugar de trabajo son una excelente oportunidad para reafirmar los valores de la empresa, entablar relaciones y trabajar en equipo.
La creatividad y la innovación requieren una mentalidad de «cambio» y ¿qué mejor manera de escapar de la «rutina» a la que puedan estar anclados tus equipos que organizar una escapada a un lugar totalmente diferente?
La clave de un retiro empresarial exitoso es la organización, sobre todo si conlleva desplazamientos. Llegar al destino, el alojamiento, las comidas, las actividades, etc., todo debe estar bien pensado de antemano. Si quieres que tus empleados se sientan valorados, motivados e inspirados, no querrás someterlos a viajes largos y complicados o un alojamiento o comida reprobables.
Organizar un buen retiro empresarial requerirá de inversión por tu parte, pero lo bueno es que puede ser más asequible de lo que piensas. Hay muchos destinos populares para la celebración de actividades de «team-building» que ofrecen tarifas de grupo para empresas. Y hay muchas agencias dedicadas a la organización de viajes corporativos y especialistas en la organización de retiros que pueden ayudarte a aprovechar al máximo tu presupuesto.
Los viajes de negocios y tiempo libre son cada vez más populares. Se trata de viajes de empresa que incluyen tiempo para el ocio. Si ofreces a tus empleados la oportunidad de disfrutar de tiempo libre durante un viaje de negocios, estos les resultarán más atractivos y tendrán una motivación para ir.
También estarán más concentrados durante la parte laboral del viaje, en lugar de estar pensando en reservar algo de tiempo en algún momento para hacer turismo.
Los viajes de negocios y tiempo libre son un beneficio para empleados esencial que no le cuesta nada a la empresa, ya que normalmente los empleados se costean ellos mismos la parte de ocio del viaje.
La única inversión adicional es el tiempo necesario para coordinar la información con el empleado. Hoy, que cada vez más gente puede trabajar de forma remota, permitir a tus empleados convertir su viaje de empresa en un viaje de ocio y trabajo ni siquiera tiene que implicar el uso de sus días de vacaciones.
Si el viaje es a principios de semana, los empleados pueden trabajar de forma remota y disponer del fin de semana para explorar el destino. Por lo tanto, si tu empresa organiza habitualmente viajes de empresa, te recomendamos que modifiques tu política de viajes para incluir los viajes de ocio y trabajo.
El auge de la globalización e internet ha dado como resultado que cada vez más empresas busquen clientes que no están ni siquiera en su mismo país y menos en su misma ciudad.
Las empresas suelen trabajar sobre todo de forma remota con sus clientes. Tener contacto y forjar un vínculo con ellos requiere de interacciones en persona para conseguir un contacto más cercano. Así se garantiza una mejor relación a largo plazo.
Dada esta realidad, ya sea al otro lado de la ciudad, del país o del mundo, la mayoría de las empresas dedicarán una parte de su presupuesto a viajes o reuniones con clientes.
Encontrar la forma más rentable de reunir a tus empleados con los clientes será lo primero en lo que tendrás que pensar. También tendrás que tener en cuenta las cuestiones medioambientales, por lo que además de los tradicionales «aviones, trenes y coches» también te puede interesar incluir vehículos eléctricos, motos eléctricas y patinetes eléctricos. También tendrás que tener en cuenta dónde se reunirán los empleados con el cliente. Puede ocurrir que no sea posible reunirse en las oficinas del cliente, por lo que la reunión podría celebrarse en una cafetería o un restaurante. Si te preocupa la privacidad, alquila una sala de reuniones en un hotel o usa uno de los muchos espacios de «co-working» disponibles en las ciudades.
Otra parte importante de los viajes empresariales son las conferencias y las ferias comerciales. Son oportunidades magníficas para que las empresas establezcan contactos, promocionen sus productos y servicios y para que sus empleados estén al día de las novedades de su sector.
Las conferencias y las ferias comerciales pueden conllevar una gran inversión, pero muchas empresas consideran que vale la pena a largo plazo. Quizá esa sea la razón por la que este tipo de eventos se ha multiplicado en los últimos años. Muchos encontraron la manera de seguir trabajando a distancia durante la pandemia, pero volvieron a hacerlo en persona en cuanto pudieron.
Gran parte de la organización de este tipo de viajes puede correr a cargo de los organizadores de la conferencia, por ejemplo, el alojamiento, las comidas, los traslados, etc.
Sin embargo, las empresas que quieren controlar de forma estricta el presupuesto pueden decidir organizarlo por su cuenta. Si estás pensando en enviar a uno o dos empleados o incluso a todo un equipo a una conferencia, podría ser interesante combinar la experiencia con un viaje laboral y de ocio o incluso con un retiro para empresas.
Hoy en día, los viajes de empresa no son solo trayectos corporativos cortos. Muchas empresas grandes tienen oficinas por todo el mundo y transfieren habitualmente a los empleados entre ellas durante diversos períodos de tiempo.
En sectores muy especializados y nicho, algunas empresas ofrecen servicios a clientes en otras ciudades y países, lo que suele implicar el traslado del personal durante un cierto tiempo. Si en tu empresa se dan estas circustancias, es posible que tu presupuesto de viajes incluya el pago del transporte, alojamiento y quizá incluso la comida de los empleados que envíes a otro lugar.
Al desarrollar una política de viajes, tendrás que tener en cuenta estos elementos:
En función de la lista anterior, existen diferentes opciones de transporte disponibles.
Para las empresas cuyos empleados viajan habitualmente por los alrededores o por su país, ofrecer un coche de empresa ha sido la solución ideal durante mucho tiempo.
Puede ser un coche de flota que lleve el logotipo de la empresa y se utilice solo para viajes de negocios. Es una opción que requiere disponer de menos vehículos y ofrece además publicidad, pero las cosas pueden complicarse si varios miembros del personal necesitan utilizar el mismo coche un día concreto.
La otra opción es ofrecer un coche de empresa personal como beneficio para empleados, pero esto siempre ha resultado ser un quebradero de cabeza a la hora de resolver las cuestiones fiscales.
En cualquier caso, si se tienen en cuenta los costes de mantenimiento y la depreciación, los coches de empresa rara vez tienen sentido desde el punto de vista financiero, por lo que cada vez son más las empresas que renuncian a utilizarlos.
Es una opción respetuosa con el medioambiente y normalmente más barata que una flota de coches de empresa.
No suele ser la opción preferida, ya que los horarios, las horas punta, las rutas limitadas y la posible falta de fiabilidad de los servicios pueden hacer que el transporte público resulte muy estresante para los empleados.
Los taxis generalmente son una manera rápida y directa de llevar a los empleados a su destino.
En las ciudades, suele ser bastante fácil parar un coche por la calle o llamar a una empresa de taxis para organizar una recogida y los empleados pueden utilizar el tiempo del desplazamiento para ponerse al día con sus emails y mensajes, hacer llamadas telefónicas importantes o prepararse las reuniones que tengan.
Sin embargo, parar un taxi por la calle puede resultar muy caro y los empleados normalmente tienen que pagar con su propio dinero y después reclamar el gasto, lo que puede resultar engorroso.
Utilizar una app de movilidad, como FREENOW, es una manera fantástica de combinar el transporte público, los taxis y el alquiler de coches privados, además de otras opciones innovadoras y sostenibles, como las motos eléctricas y los patinetes eléctricos.
Lo bueno de la app de movilidad es tener todas las opciones de transporte en un mismo lugar, de forma que tus empleados puedan decidir la mejor forma de desplazarse de un lugar a otro ahorrando tiempo y esfuerzos.
También te permite llevar un seguimiento de todos los desplazamientos de empresa en un mismo lugar y compara rápidamente los precios de diferentes proveedores para que saques el máximo partido al presupuesto. Y lo que es más, todos los gastos de viaje están centralizados, con informes de gastos detallados y una factura mensual, lo que facilita la tarea de procesar los gastos y evita que tus empleados tengan que pagar de su propio bolsillo.
Con el presupuesto de movilidad de FREENOW, puedes también ofrecer a tus empleados un beneficio que compita con los coches de empresa individuales. El personal dispone de un presupuesto mensual para gastar en sus viajes personales, ya sean desplazamientos, salidas nocturnas o vacaciones.
Además, FREENOW te ayuda a alcanzar tus objetivos de sostenibilidad con la mayor flota de medios de transporte eléctricos y de cero emisiones de Europa. Su potente software también lleva un seguimiento de la huella de carbono de cada empleado y ofrece informes detallados sobre el CO2 para ayudar a impulsar la estrategia de RSE.
Una app de movilidad como FREENOW puede ayudarte a ahorrar tiempo y dinero, facilitarles la vida a tus empleados cuando viajen, llevar un seguimiento de todos tus viajes de empresa en tiempo real y facilitar la gestión de los gastos de viaje.
Aunque las normas cambian ligeramente de un país a otro, los gastos de los viajes corporativos se pueden desgravar. Como ocurre con todos los gastos empresariales, los gastos de viaje deben cumplir los requisitos fiscales específicos de cada país para poder considerarse exentos de impuestos.
Cuando envías a tus empleados a viajes corporativos, normalmente puedes solicitar desgravaciones fiscales por los gastos incluidos en las siguientes categorías:
¿Qué se considera viaje de empresa? En general, los viajes corporativos pueden definirse como viajes distintos de los desplazamientos de un empleado desde y hacia su lugar de trabajo permanente. Por lo tanto, si tus empleados tienen que desplazarse a varios lugares que no se consideran su lugar de trabajo permanente o desplazarse a un lugar específico o a un lugar de trabajo temporal fuera de sus desplazamientos habituales, se considera viaje corporativo.
Las normas fiscales varían de un país a otro, por lo que las empresas deben conocer las suyas. Aun así, hay que tener en cuenta que algunos gastos, como el kilometraje y las dietas, pueden tener tarifas fijas.
Un buen truco para saber si puedes reclamar un viaje es preguntarte: «¿Se han efectuado estos gastos única y exclusivamente para el funcionamiento de la empresa o para generar más trabajo?» Si la respuesta es afirmativa, es probable que puedas reclamar, pero como ocurre con todas las cuestiones relacionadas con la fiscalidad, conviene consultar con un contable.
