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ÍNDICE
Las empresas suelen pagar los gastos de los empleados cuando sus obligaciones les obligan a viajar lejos de su lugar habitual de trabajo. Lo más probable es que la empresa reserve y pague directamente los principales gastos del viaje, como los vuelos y el alojamiento en un hotel.
Si un empleado tiene que pagar algo por sí mismo, puede presentar los recibos y recibir el reembolso correspondiente. Cuando los empleados viajan con regularidad, la empresa puede asignarles una "dieta de viaje" fija que se abona junto a su salario.
Cuando una empresa ofrece a un empleado una prima de viaje para ayudar a sufragar, o cubrir completamente, los gastos de desplazamiento al trabajo, se considera una gratificación opcional. Las dietas por desplazamiento varían en función de la distancia y el medio de transporte que se utiliza.
Este tipo de dietas de viaje representa un beneficio que las empresas pueden ofrecer como incentivo para atraer o retener a los empleados y suele negociarse de forma individual.
Los costes de los viajes de negocios, incluidas las dietas, no suelen considerarse parte de la remuneración de un empleado. Sin embargo, cuando una empresa te ofrece una dieta de viaje para ayudarte a sufragar los gastos de desplazamiento al lugar de trabajo habitual, se considera una prestación que forma parte del salario.
La naturaleza exacta de la prestación, la forma en que se calcula y abona, así como su responsabilidad fiscal, pueden variar mucho en función del acuerdo al que lleguen la empresa y el trabajador, así como del país en el que resida.
Las dietas de viaje destinadas a cubrir los gastos de desplazamiento del domicilio al lugar de trabajo habitual pueden abonarse de distintas formas. Una de ellas es retrospectiva, basada en los gastos reales en que se haya incurrido durante el viaje.
Esto podría hacerse presentando recibos o registros del kilometraje recorrido para su reembolso. O quizá a través de un tercero que asigna al empleado una cantidad fija que puede gastar en su aplicación para pagar diversos medios de transporte. Cuando se basa en costes reales como este, no se requieren cálculos previos.
En cambio, si la empresa te va a pagar una cantidad fija en el salario mensual, habrá que calcular el importe asignado en función de los gastos normales de desplazamiento.
Reclamar las dietas de viaje a tu empresa forma parte de las negociaciones salariales. Este tipo de negociación suele tener lugar cuando te contratan por primera vez, pero también puede formar parte de las condiciones de un ascenso o estar motivada por ti mismo si estás pensando en buscar otro trabajo.
Por tanto, a la hora de negociar, se debe tener en cuenta qué es lo que más te conviene. Aparte de añadir una cantidad fija a tu salario, hay otras opciones:
abono de transporte público
un presupuesto de movilidad
dietas por kilometraje para su coche particular o de empresa
o incluso la entrega de una bicicleta
Las normas fiscales varían mucho de un país a otro y, a veces, de un año a otro. No obstante, es un factor importante a tener en cuenta a la hora de negociar las prestaciones salariales.
Merece la pena dedicar algo de tiempo a investigar las implicaciones fiscales de las distintas opciones antes de entablar negociaciones con la empresa. Hay que tener en cuenta que muchos gobiernos están dispuestos a fomentar las prácticas sostenibles y, por tanto, son más propensos a ofrecer exenciones fiscales a los medios de transporte más ecológicos.
Seguramente te habrás dado cuenta, por la cantidad de variables que existen, de que en realidad no hay una cifra media para las dietas de viaje en los trabajadores por cuenta ajena. Todo dependerá de la distancia a la que te encuentres de tu domicilio, de cómo te desplaces y de la forma en que tu empresa le conceda la indemnización. Lo que tu empresa esté dispuesta a ofrecerte dependerá también del valor que te conceda como empleado.
Una vez más, podría decirse que no existe un importe máximo de dietas de viaje. Todo dependerá de lo que realmente te cueste ir a trabajar y de cuánto quieras seguir trabajando en tu empresa.
Dicho esto, si existen exenciones fiscales de algún tipo, habrá ciertos límites para las mismas. Por ejemplo, las autoridades fiscales suelen fijar las cuantías máximas de las dietas por kilometraje. Las dietas por viajes de negocios también suelen estar reguladas, ya que la mayoría de ellas pueden ser contabilizadas como gastos de empresa por las compañías.
Ya dispones de toda la información sobre las dietas de viaje para empleados. Quizá ya sabías que las empresas pagan los viajes de negocios, pero desconocías que se podía negociar una contraprestación por los gastos de desplazamiento. Esto puede suponer una gran diferencia a la hora de buscar trabajo o de renegociar tu actual paquete retributivo.
Por otra parte, si eres un empresario o empleador, considera la posibilidad de añadir dietas de desplazamiento al paquete de prestaciones de tu empresa. Dependiendo de la normativa fiscal de tu país, podría ser una forma rentable de atraer y retener el talento que tu empresa necesita para pasar al siguiente nivel.
