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En el siguiente artículo te ayudamos a desenvolverte en el complicado mundo de los recibos y a dominar el arte de hacer presupuestos como lo haría un profesional. Tenemos todos los consejos, trucos y conocimientos que necesitas para que tus informes de gastos sean perfectos
Existen varias aplicaciones populares para la gestión de gastos de viajes de negocios. Estas ofrecen distintas características y funcionalidades, y elegir la aplicación adecuada dependerá de tus necesidades específicas. Te presentamos algunas de las mejores del mercado:
FREENOW: un software de movilidad que ofrece métodos de pago centralizados, una factura mensual, ayuda para elaborar y aplicar políticas, seguimiento de la huella de carbono y gestión de los gastos de viaje sin estrés. La mejor aplicación para gastos de viaje.
Expensify: ofrece escaneado automático de recibos, seguimiento del kilometraje, seguimiento de gastos en tiempo real, integración con software de contabilidad y aplicación de políticas para el cumplimiento de la normativa.
Zoho Expense: ofrece una interfaz para gestionar los gastos de viaje, incluyendo el escaneado de recibos, la categorización de gastos y la aplicación de políticas.
Navan: combina la reserva de viajes con la gestión de gastos, ofreciendo información sobre el gasto en viajes, el cumplimiento de las políticas y las negociaciones con los proveedores.
Rydoo: ofrece escaneado automático de recibos, categorización de gastos y seguimiento del kilometraje. Se integra con los programas de contabilidad más conocidos y ofrece informes personalizables.
SAP Concur: cuenta con funciones de seguimiento de gastos, aplicación de políticas y auditoría, y se integra con sistemas de reserva de viajes y software ERP. Además, si eres usuario de FREENOW for Business, este se integra con SAP Concur!
A la hora de decidirte por una herramienta que te ayude a contabilizar dietas y gastos de viaje, debes tener en cuenta si satisface las necesidades de tu empresa y de tus empleados. Estos son algunos aspectos importantes que debes tener en cuenta:
Facilidad de uso: Un sistema fácil de usar fomentará el uso y agilizará el proceso de gestión de gastos.
Capacidad de integración: La integración garantiza un flujo de datos fluido y elimina la necesidad de introducir datos manualmente.
Accesibilidad para móviles: Que una herramienta sea accesible para móviles aumenta la comodidad y la eficacia para los viajeros.
Funciones de cumplimiento de políticas: Las funciones de cumplimiento ayudan a controlar los costes y a mantener la coherencia en toda la organización.
Seguimiento e informe de gastos: Busca funciones como el escaneado automático de recibos, la categorización de gastos, plantillas de informes personalizables y análisis en tiempo real para conocer mejor los patrones de gasto en viajes.
Tramitación de reembolso: Valora la eficacia y la precisión del proceso de reembolso soportado por el programa informático.
Seguridad y cumplimiento: Comprueba que el software da prioridad a la seguridad de los datos y al cumplimiento de las normativas pertinentes, como GDPR o HIPAA.
Escalabilidad y personalización: Elige una solución de software que pueda escalar con el crecimiento de tu empresa y adaptarse a las necesidades cambiantes del negocio.
Atención al cliente y formación: Analiza el nivel de asistencia al cliente y de formación que necesita y ofrece el proveedor de software.
Si tienes en cuenta estos factores, podrás elegir un software de gestión de gastos de viajes de empresa que se ajuste a los requisitos de tu empresa, mejore la eficiencia de la misma y maximice el rendimiento de la inversión.
Para que la gestión de los gastos de viaje de tu empresa sea eficaz, también necesitas una combinación de estrategias que vayan encaminadas a optimizar los procesos, controlar los costes y garantizar el cumplimiento. Entre las estrategias clave que debes emplear se incluyen:
Políticas y directrices sólidas en materia de gastos
Aprovechar la tecnología para agilizar el seguimiento de los gastos y los informes
Negociar tarifas favorables con los proveedores de viajes
Fomentar un comportamiento consciente de los costes entre los empleados
Realizar auditorías periódicas para identificar áreas de mejora
Si adoptas un enfoque proactivo de la gestión de gastos, puedes minimizar el gasto inútil, aumentar la transparencia y maximizar el valor de tus inversiones en viajes.
Independientemente del número de personas que viajan por negocios en tu empresa, disponer de un sistema para soportar el peso de la gestión de los gastos de viaje derivados es algo fundamental.
En este punto es donde las soluciones de software de gestión de gastos de viaje se convierten en tu arma secreta. Un software específico proporciona un sistema listo para usar que elimina el estrés de la gestión de los gastos de viaje.
Una vez que encuentres la solución de software más adecuada para tu empresa, tanto tú como tus empleados tendréis libertad para viajar por todo el mundo con una sola cosa en mente: conquistar nuevos territorios para tu negocio.
Quienes viajan por negocios saben que el presupuesto de un viaje consiste en encontrar el equilibrio perfecto entre la responsabilidad fiscal y la optimización del viaje. Así pues, te presentamos los aspectos principales de la elaboración de presupuestos para viajes de negocios:
Planifica con antelación y gasta con prudencia: Traza tu itinerario con antelación, señalando dónde puedes permitirte derrochar un poco por comodidad o confort y dónde tienes que ajustar los gastos.
Fija unos límites de gastos claros: Establece unos límites de gasto estrictos para varias categorías de gastos como vuelos, alojamiento, comidas o transporte y cúmplelos a rajatabla.
Aprovecha el potencial de los programas de recompensas: Aprovecha los programas de fidelización que ofrecen las compañías aéreas, los hoteles y las empresas de tarjetas de crédito. Acumula puntos y verás cómo tus gastos de viaje se reducen más rápido que un asiento de avión en clase turista.
Busca ofertas y descuentos: Saca el buscador de gangas que llevas dentro y busca en Internet buenas ofertas, códigos promocionales y gangas de última hora. O mejor aún, consigue un proveedor de viajes que lo haga por ti.
Controla los gastos: Ya sea con una aplicación, con una hoja de cálculo o con el papel y el bolígrafo de toda la vida, controla cada céntimo que gastes en el viaje. Esos pequeños gastos se acumulan antes de que puedas decir «informe de gastos».
Bueno, ahí lo tenéis, compañeros de viaje: armados con estos elementos esenciales para elaborar presupuestos y estaréis listos para conquistar el mundo mientras viajáis por negocios.
Sin embargo, si aún no te sientes preparado para conquistar esos gastos de viaje, echa un vistazo a la entrada de nuestro blog: Gestión de los Gastos de Viajes de Negocios: La Guía Completa si quieres aprender aún más.
