Weihnachtsfeier planen leicht gemacht: 7 Fragen, 7 Antworten

Die Weihnachtsfeier ist ein besonderer Moment im Jahr für jede Firma: eine Gelegenheit, Erfolge zu feiern und Teams enger zusammenzubringen. Wenn du die Organisation dieses Events übernimmst, kommen vielleicht Fragen auf: Wie koordinierst du den Transport oder wählst das passende Menü?

Hier findest du Antworten auf die wichtigsten Fragen, um ein unvergessliche Weihnachtsfeier zu planen.

Wann ist der beste Zeitpunkt, um die Weihnachtsfeier der Firma zu planen?

Die Planung einer gelungenen Weihnachtsfeier im Unternehmen beginnt rechtzeitig. Es empfiehlt sich, etwa zwei bis drei Monate im Voraus zu starten. So bleibt ausreichend Zeit ein Menü zu wählen und besondere Wünsche zu berücksichtigen. Solltest du eine Location brauchen, musst du in manchen Städten schon über ein Jahr im Voraus einplanen.

• Datum: Wähle ein Datum, das keine Pläne der Mitarbeitenden überlagert. Viele Unternehmen setzen auf die ersten Dezembertage, um die Hochphase der Vorbereitungen zu umgehen.
• Budget: Kläre frühzeitig das Budget, um die Kosten für Essen, Getränke, Transport und Extras gezielt einzuplanen.
• Event-Stil: Entscheide, ob die Feier eher formell, entspannt oder eine Mischung aus beiden sein soll. Das beeinflusst die Wahl des Ortes und des Dresscodes.

Wie versende ich eine Einladung zur Weihnachtsfeier der Firma?

Eine gut gestaltete Einladung ist der erste Schritt, um die Vorfreude auf die Weihnachtsfeier zu schüren. Mit der Einladung stellst du sicher, dass alle Mitarbeitenden die wichtigen Infos erhalten.

• Event-Details: Datum, Uhrzeit und Ort unmissverständlich angeben.
• Dresscode: Gebe an, ob ein bestimmter Kleidungsstil erwünscht ist, damit alle Mitarbeitenden passend gekleidet sind.
• Transport: Informiere über die Anreise und wer dafür aufkommt. Falls du deine Mitarbeitenden zwischen Büro und Event-Location oder nachts sicher nach Hause bringen möchtest, empfiehlt es sich, den Transport professionell zu organisieren, z.B. mit FREENOW for Business.

Wie wähle ich das passende Menü für alle?

Ein passendes Menü auszuwählen kann eine Herausforderung sein, da viele Mitarbeitende individuelle Wünsche oder spezielle Ernährungsbedürfnisse haben. Ob Allergien, vegetarische oder vegane Optionen – wichtig ist eine Auswahl, die niemanden ausschließt.

Tipps für ein inklusives Menü:

• Abfrage der Bedürfnisse: Erstelle im Vorfeld ein Formular, in dem die Mitarbeitenden ihre Wünsche und Einschränkungen angeben können.
• Vielfältige Optionen: Biete glutenfreie, vegetarische und vegane Optionen an und achte auf gängige Allergien wie Nüsse oder Meeresfrüchte.
• Passende Getränke: Ergänze alkoholfreie Getränke und biete eine Auswahl an Desserts, die für verschiedene Vorlieben passen.

Mit einem durchdachten Menü sorgst du dafür, dass sich alle willkommen fühlen und das Essen genießen können.

Welches Weihnachtsfeier-Outfit passt zum Anlass?

Das Outfit für die Weihnachtsfeier hängt von der Art des Events und der Unternehmenskultur ab. Meist ist Business Casual für Weihnachtsfeiern die Regel, doch auch kreative Mottoparties mit verrückten Outfits können gut ankommen.

• Formell: Für elegante Restaurants oder exklusive Locations sind Anzüge und Cocktailkleider passend.
• Business Casual: Geeignet für entspannte, aber professionelle Feiern; schicke Outfits, die nicht zu steif wirken.
• Thema: Ideen zur Weihnachtsfeier sind keine Grenzen gesetzt. Das gilt auch für Motto-Parties, wie z.B. Weihnachten in den 20ern, Polarexpedition, Gold & Glitzer oder einem Ugly Sweater Contest.

Wie organisiere ich den Transport zur Weihnachtsfeier der Firma?

Der Transport spielt eine zentrale Rolle bei der Organisation der Weihnachtsfeier, insbesondere wenn der Veranstaltungsort schwer erreichbar ist. Gerade bei Feiern, die bis spät in die Nacht gehen, kann der ÖPNV oft keine geeignete Lösung bieten.

Um den Mitarbeitenden eine entspannte An- und Abreise zu ermöglichen, sollten Unternehmen den Transport organisieren. Eine einfache und effektive Option hierfür ist FREENOW for Business, das flexible und sichere Mobilität für die Veranstaltung bietet – ganz ohne Stress für das Team.

Vorteile von FREENOW im Blick:

• Kostenkontrolle: Die Transportkosten werden zentral abgerechnet, und Mitarbeitende müssen keine Vorauszahlungen leisten.
• Sicherer Transport: Die Mitarbeitenden können entspannt feiern, ohne sich Sorgen um die Heimfahrt zu machen.
• Nachhaltigkeit: FREENOW bietet auch umweltfreundliche Optionen wie E-Flotten an, was die Feier umweltbewusster gestaltet.

Wie steht es um den Versicherungsschutz während der Weihnachtsfeier?

Weihnachtsfeiern, wie auch alle anderen Betriebsausflüge und -feiern werden durch die gesetzliche Unfallversicherung abgedeckt. Das macht etwaige Unfälle, zu Arbeitsunfällen. Das könnte anders sein, wenn die Feier nur für einen Teil des Teams stattfindet. In den meisten Fällen ist die Weihnachtsfeier aber trotzdem noch eine Betriebsfeier und somit versichert.

Deshalb ist es wichtig, deine Fürsorgepflicht als Arbeitgeber zu beachten.

Kann man die Kosten der Weihnachtsfeier absetzen?

Ja, unter bestimmten Voraussetzungen können die Kosten der Weihnachtsfeier als Betriebsausgaben abgesetzt werden. Die Firmenfeier zählt in vielen Fällen als steuerlich absetzbare Ausgabe, solange der Zweck betrieblich gerechtfertigt ist. Mit Gründen wie Förderung des Teamgeistes oder Erhaltung der Mitarbeitendenmotivation kannst du die Firmenfeier absetzen.

Zu beachtende Punkte:

• Zugänglichkeit: Die Feier sollte allen Mitarbeitenden zugänglich sein, um als Betriebsfeier anerkannt zu werden. Das ist sozusagen die notwendige Bedingung um eine Betriebsfeier absetzen zu können.
• Freibetrag: Der steuerliche Freibetrag für Betriebsfeiern liegt bei 110 Euro pro Person. Für alles, was darüber hinaus geht fällt Lohnsteuer an. Hierzu zählen alle Kosten: Raummiete, Catering, Getränke, Deko und auch die Fahrtkosten, wie z.B. das Taxi nach Hause. Nicht zu den zu berücksichtigenden Gesamtkosten Reisekosten der Geschäftsreisen, sofern aus anderen Standorten angereist wird.
• Pauschale Versteuerung: Wird der Firmenfeier-Freibetrag von 110 Euro überschritten, kann der überschreitende Betrag pauschal mit 25 % Lohnsteuer versteuert werden. Hinzu kommen Solidaritätszuschlag und Kirchensteuer. Wenn die Weihnachtsfeier pauschal versteuert wird, entfällt die Dann entfällt Beitragsfreiheit in der Sozialversicherung.
• Taxikosten: Unter bestimmten Bedingungen können auch Taxikosten steuerlich absetzbar sein, wenn sie direkt im Zusammenhang mit der Feier stehen. Es gibt jedoch keine einheitliche Rechtsprechung dazu. Als steuerlich absetzbar gelten Taxikosten beispielsweise, wenn sie aus gesundheitlichen Gründen oder wegen fehlender Alternativen die „letzte zumutbare Möglichkeit“ darstellen.

Eine Weihnachtsfeier oder ein gemeinsames Weihnachtsessen zu organisieren, ist eine tolle Chance, das Jahr gemeinsam abzuschließen. Mit diesen Tipps und einem durchdachten Plan wird die Feier ein voller Erfolg. Nun heißt es: anstoßen und den Moment genießen – auf viele weitere gemeinsame Erfolge!