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Auch für kleine und mittelständische Unternehmen ist eine klare Reiserichtlinie unerlässlich, um Geschäftsreisen effizient und kostentransparent zu gestalten. Doch in der Realität mangelt es an der Ressource um diese zu erstellen.
Unser Reiserichtlinien-Muster kannst du dir ganz leicht kopieren und für dein Unternehmen anpassen. Ganz ohne deine Daten mit uns zu teilen.
Die unten vorgegebene Struktur umfasst alle wichtigen Aspekte einer state-of-the-art-Reiseverordnung. Sie bezieht sich auf die aktuellen deutschen steuerlichen Vorgaben für Spesen- und Reisekosten.
Die nachfolgende Reisekostenrichtlinie legt die Regeln für die Buchung von Reisen und die Verwaltung von Ausgaben fest. Sie ist nicht nur für das Finanzteam bzw. Travelteam wichtig, sondern auch für alle Geschäftsreisenden.
Die Richtlinie sorgt für Sicherheit, Fairness und einfache Abläufe, um manuelle Arbeit zu vermeiden. Bei Fragen steht [Ansprechpartner*in] zur Verfügung.
Mitarbeitende können ihre Reisen über die Reisemanagement-Plattform selbstständig buchen. Diese Plattform hat die geltenden Richtlinien gespeichert. Die Buchung kann selbstständig erfolgen, nachdem der Reiseanlass und -umfang mit der betreffenden Führungskraft abgesprochen wurden. Für Reisen außerhalb der festgelegten Reiseverordnung ist eine separate Genehmigung erforderlich.
Sollte im Unternehmen keine Reisebuchungs-Plattform etabliert sein, muss dieser Absatz entsprechend angepasst werden. Zum Beispiel:
Geschäftsreisen können durch Urlaubstage verlängert werden. Diese Bleisure-Reise muss von der Führungskraft genehmigt werden und darf den Zweck der Geschäftsreise nicht beeinträchtigen.
Die Kosten für die An- und Abreise übernimmt das Unternehmen. Dies gilt, solange die Gesamtkosten den Preis eines regulären Rücktransports um höchstens 10 % übersteigen.
Weitere Ausgaben, wie Unterkunft und Verpflegung während der Urlaubstage, sind von den Mitarbeitenden selbst zu tragen.
Der am häufigsten nachgefragte Aspekt von Reiserichtlinien sind Reisekostenregelungen Muster. Mitarbeitende sollten hierbei stets die günstigste Option wählen.
Taxi- und FREENOW-Fahrten sind im Rahmen der regulären Arbeitszeiten auf Reisen erstattungsfähig. Öffentliche Verkehrsmittel sind zu bevorzugen, es sei denn, es gibt Bedenken zur Sicherheit der Reisenden. Auch der vermeintliche Verlust von nachfolgenden Verbindungen rechtfertigt die Wahl von Taxis als Transportmittel.
Gemäß der aktuellen Reisekostenrichtlinie 2024 gelten folgende Pauschalen:
Zu den nicht erstattungsfähigen Ausgaben zählen:
Separate Reisekostenabrechnungen sind bei der Nutzung der Reisemanagement-Plattform überflüssig. Alle anderen Ausgaben sowie die steuerlichen Tagespauschalen müssen über die Plattform abgerechnet werden. Reisekostenabrechnungen sind im gleichen Kalendermonat, in dem die Reise stattgefunden hat, einzureichen. Die Rückerstattung erfolgt mit der nächsten Gehaltsauszahlung.
Diese Reiserichtlinien für Geschäftsreisen Vorlage bietet dir eine umfassende Struktur. So kannst du schnell mit nur wenigen Anpassungen ein Regelwerk im Unternehmen aufzustellen. So gibst du deinen Mitarbeitenden eine transparente und leicht verständliche Reiserichtlinien Vorlage.
Unsere Muster-Richtlinie berücksichtigt aktuelle Spesenregelungen. Als Reise-Verantwortliche*r kannst du dich über steigende Compliance und sinkende Reisekosten freuen.
Für besonders leichte Abänderung, kopiere den Artikel und füge die Reiserichtlinien Vorlage in Word ein. Das wird die Umsetzung in der Praxis noch weiter erleichtern.
