Was ist eigentlich ein Reisekostenzuschuss für Mitarbeitende?

Wenn wir über Reisekostenzuschüsse sprechen, die vom Arbeitgeber an die Mitarbeiter*innen gewährt werden, gibt es zwei verschiedene Arten. Im klassischen Sinne verstehen wir als Zuschüsse zu Reisekosten als Beitrag zu den entstehenden Kosten, wenn Mitarbeitende dienstlich reisen.

In einigen Metropolen wie London oder Berlin, haben die steigenden Lebenshaltungskosten in den Städten und die Pendlerkosten zu einer neuen Art von Reisekostenzuschüssen geführt.

Mit dieser neuen Vergütung bieten Unternehmen ihren Mitarbeiter*innen die Möglichkeit, die Kosten für das Pendeln zur Arbeit zu decken. Dies ermöglicht es den Mitarbeiter*innen, in weiter entfernten Städten mit günstigeren Wohnkosten zu leben.

Hier erfährst du, wie sich diese neue Form der Fahrtkostenerstattung auf dein Gehalt und deine Steuerlast auswirkt.

Wie funktioniert ein Reisekostenzuschuss für Mitarbeitende?

In der Regel übernimmt der Arbeitgeber die Reisekosten des Arbeitnehmers, wenn dieser sich im Rahmen seiner Tätigkeit von seinem regulären Arbeitsplatz entfernen muss.

Größere Reisekosten wie Flüge und Hotelübernachtungen werden in der Regel direkt vom Unternehmen gebucht und bezahlt. Wenn der Beschäftigte die Kosten selbst trägt, kann er Quittungen vorlegen und sich die Kosten erstatten lassen.

Für regelmäßige Reisen kann das Unternehmen einen festen "Reisekostenzuschuss" gewähren, der zusammen mit dem Gehalt ausgezahlt wird. Gewährt ein Unternehmen einem Mitarbeitenden einen Fahrtkostenzuschuss, um die Kosten des Arbeitsweges teilweise oder ganz zu decken, so handelt es sich um eine freiwillige Leistung.

Die Höhe des Fahrtkostenzuschusses hängt von der Entfernung und dem für den Arbeitsweg benutzten Verkehrsmittel ab. Diese Art von Fahrtkostenzuschuss ist eine Leistung, die Unternehmen als Anreiz zur Gewinnung oder Bindung von Mitarbeiter*innen anbieten können und die daher gesondert ausgehandelt werden muss.

Was genau versteht man unter einem Reisekostenzuschuss?

Die Kosten für Dienstreisen, einschließlich Reisekostenzuschüsse, gelten im Allgemeinen nicht als Teil des Gehalts eines Arbeitnehmers.

Wenn dir dein Arbeitgeber jedoch einen Reisekostenzuschuss gewährt, um dich bei deinen Reisekosten zu unterstützen, gilt dieser als Teil deines Gehalts.

Die genaue Art der Leistung, ihre Berechnung und Auszahlung sowie die Besteuerung können je nach Vereinbarung mit deinem Arbeitgeber und je nach Land sehr unterschiedlich sein.

Wie berechnet man einen Reisekostenzuschuss?

Reisekostenzuschüsse können auf verschiedene Weise gezahlt werden, um die Kosten für Fahrten zwischen Wohnort und Arbeitsplatz zu decken.

Eine Möglichkeit ist die nachträgliche Berechnung auf der Grundlage der tatsächlich angefallenen Fahrtkosten. Dazu kannst du Quittungen oder Aufzeichnungen über die gefahrenen Kilometer zur Erstattung einreichen.

Alternativ kann auch eine externe Stelle beauftragt werden, die den Mitarbeiter*innen einen festen Betrag zuweist, den sie in ihrer App für verschiedene Verkehrsmittel ausgeben können. Wenn es sich um tatsächliche Kosten handelt, ist keine vorherige Berechnung erforderlich.

Wenn dein Arbeitgeber dir jedoch einen festen Betrag mit deinem monatlichen Gehalt auszahlt, muss der zugewiesene Betrag auf der Grundlage deiner normalen Fahrtkosten berechnet werden.

Wie beantrage ich einen Reisekostenzuschuss?

Die Beantragung einer Reisekostenvergütung bei deinem Arbeitgeber ist Teil der Gehaltsverhandlungen. Diese Verhandlungen finden in der Regel bei deiner Einstellung statt, können aber auch Teil einer Beförderung sein oder von dir verlangt werden, wenn du eine andere Stelle suchst.

Bei den Verhandlungen solltest du dir überlegen, was für dich am besten ist. Neben einem festen Betrag, der auf dein Gehalt aufgeschlagen wird, gibt es noch andere Möglichkeiten:

• eine Dauerkarte für den öffentlichen Nahverkehr
• ein Mobilitätsbudget
• Kilometergeld für deinen Privat- oder Firmenwagen
• oder sogar die Bereitstellung eines Fahrrads.

Ist der Reisekostenzuschuss steuerpflichtig?

Die Steuervorschriften sind von Land zu Land und manchmal sogar von Jahr zu Jahr sehr unterschiedlich.

Dennoch müssen sie bei der Aushandlung von Gehaltsvergünstigungen unbedingt berücksichtigt werden.

Es lohnt sich daher, vor Beginn der Verhandlungen die steuerlichen Auswirkungen der verschiedenen Optionen zu recherchieren.

Dabei ist zu berücksichtigen, dass viele Regierungen heutzutage nachhaltige Mobilität fördern wollen und daher dazu neigen, Steuererleichterungen für umweltfreundlichere Verkehrsmittel anzubieten.

Wie hoch ist der durchschnittliche Reisekostenzuschuss für Mitarbeiter*innen?

Wahrscheinlich hast du schon gemerkt, dass es keinen durchschnittlichen Reisekostenzuschuss für Mitarbeiter*innen gibt. Das hängt davon ab, wie weit dein Wohnort von der Arbeit entfernt ist, wie du reist und in welcher Form dein Arbeitgeber den Zuschuss gewährt.

Der Betrag, den dein Arbeitgeber bereit ist, dir zu zahlen, hängt auch davon ab, wie viel Wert er auf dich als Mitarbeiter*in legt.

Wie hoch ist der maximale Reisekostenzuschuss?

Noch einmal ganz einfach: Es gibt keine Obergrenze für den Fahrtkostenzuschuss. Es kommt darauf an, was dich der Weg zur Arbeit tatsächlich kostet und wie viel dein Arbeitgeber für dich ausgeben möchte.

Wenn es jedoch Steuerbefreiungen gibt, gelten dafür bestimmte Höchstgrenzen. Die Höchstsätze für die Kilometerpauschale zum Beispiel werden in der Regel von den Finanzämtern festgelegt. Auch die Erstattung von Dienstreisen ist in den meisten Fällen geregelt, da Unternehmen diese zum größten Teil als Betriebsausgaben geltend machen können. Im Deutschland beispielsweise gilt das Bundesreisekostengesetz.

Spezielle staatliche Programme - wie z.B. https://www.cyclescheme.co.uk/Cycle-to-Work-Programm im Vereinigten Königreich - sind ebenfalls an bestimmte Bedingungen geknüpft.

Soweit der Überblick über Reisekostenzuschüsse für Mitarbeiter*innen. Wahrscheinlich wusstest du bereits, dass Unternehmen für Dienstreisen aufkommen, aber vielleicht hast du noch nicht gewusst, dass du für den Weg zur Arbeit einen Reisekostenzuschuss aushandeln kannst. Dies kann einen großen Unterschied bei der Jobsuche oder bei der Neuverhandlung deines derzeitigen Gehalts machen.

Wenn du ein Arbeitgeber bist, solltest du erwägen, einen Fahrtkostenzuschuss als Teil deines Gehaltspakets anzubieten. Abhängig von den Steuervorschriften deines Landes kann dies eine kostengünstige Strategie sein, um Talente anzuziehen und zu halten, die dein Unternehmen voranbringen!