Reisekosten im Griff: Verwaltungslösungen für Unternehmen

In diesem Artikel zeigen wir dir, wie du dich im Labyrinth der Belege zurechtfindest und die Kunst der Budgetierung wie ein Profi beherrschst. Wir haben die Tipps, Tricks und das Know-how, die du für perfekte Spesenabrechnungen brauchst.

Top-Apps zur Reisekostenabrechnung

Für die Verwaltung von Geschäftsreisekosten gibt es verschiedene beliebte Apps mit unterschiedlichen Merkmalen und Funktionen. Die Wahl der passenden App hängt von deinen spezifischen Anforderungen und Bedürfnissen ab. Zu den besten Apps auf dem Markt gehören die folgenden:

• FREENOW ist eine Software, die zentralisierte Zahlungsmethoden, monatliche Abrechnungen, Unterstützung bei der Erstellung und Umsetzung von Richtlinien, die Verfolgung des CO2-Fußabdrucks und ein stressfreies Reisekostenmanagement ermöglicht.
• SAP Concur unterstützt Reisekostenmanagement, Richtlinienumsetzung sowie Prüffunktionen und lässt sich in Reisebuchungssysteme und ERP-Software integrieren. FREENOW for Business kann in SAP Concur integriert werden.
• Cytric ist eine One-Stop-Lösung für Reise- und Geschäftsausgaben. Buchungen, Spesenmanagement, Zahlungen und Due Diligence auf einer einzigen Online-Plattform – und das auch integriert mit FREENOW for Business!
• Expensify bietet Funktionen wie das automatische Scannen von Belegen, Kilometerverfolgung, Echtzeit-Spesenverfolgung, Integration in die Buchhaltungssoftware und die Richtlinienumsetzung zur Einhaltung von Vorschriften.
• Zoho Expense bietet eine Schnittstelle zur Verwaltung von Reisekosten, einschließlich dem Scannen von Belegen, Kostenkategorisierung und Richtlinienumsetzung.
• Navan kombiniert Reisebuchungen mit dem Ausgabenmanagement und bietet Einblicke in Reisekosten, Richtlinieneinhaltung und Verhandlungen mit Anbietern.
• Rydoo ermöglicht das automatische Scannen von Belegen, die Kategorisierung von Ausgaben und die Kilometerverfolgung. Diese App lässt sich in gängige Buchhaltungssoftware integrieren und bietet anpassbare Berichte.

Funktionen, die eine Reisekostensoftware haben sollte

Bei der Auswahl des richtigen Tools zur Unterstützung deines Reisekostenmanagements ist zu berücksichtigen, ob es den Anforderungen deines Unternehmens und deiner Mitarbeitenden entspricht. Wichtig sind unter anderem die folgenden Aspekte:

• Benutzerfreundlichkeit: Je benutzerfreundlicher ein Tool ist, desto lieber benutzen deine Mitarbeitenden es. Ist es intuitiv nutzbar, sparst du dir Erklärzeit und kannst schnell von optimierten Abrechnungsprozessen profitieren.
• Integrationsmöglichkeiten: Integrationen gewährleisteten einen reibungslosen Datenfluss und machen manuelle Dateneingaben überflüssig, sodass Abläufe vereinfacht werden und du Zeit sparst. Überprüfe, ob die Anbieter, die du auf Geschäftsreisen benutzt in die Expense Tools integriert sind oder Schnittstellen über Dritttools hergestellt werden können.
• Mobile Zugänglichkeit: Geschäftsreisen machen es notwendig, dass deine Mitarbeitenden auch unterwegs auf das Tool zugreifen können. Nur so sind Komfort und die Effizienz auf der Reise gegeben.
• Reiserichtlinien und Compliance: Features, die die Compliance deiner Reiserichtlinie unterstützen helfen dir bei der Kostenkontrolle und erleichtern es, die Konsistenz in der gesamten Organisation aufrechtzuerhalten.
• Kostenverfolgung und -berichterstattung: Funktionen wie das automatische Scannen von Belegen, die Kategorisierung von Ausgaben, anpassbare Berichtsvorlagen und Echtzeitanalysen, um Einblicke in die Muster der Reiseausgaben zu erhalten, erleichtern es dir, den Überblick zu behalten.
• Erstattungsabwicklung: Achte auf die Effizienz und Genauigkeit des von der Software unterstützten Erstattungsprozesses, damit alles korrekt abläuft.
• Sicherheit und Compliance: Die Software sollte Datensicherheit und die Einhaltung relevanter Vorschriften wie DSGVO oder HIPAA priorisieren, damit du rechtlich auf der sicheren Seite bist.
• Skalierbarkeit und Anpassung: Wähle eine Softwarelösung, die mit dem Wachstum deines Unternehmens skaliert und sich an veränderte Geschäftsanforderungen anpasst, damit stets alles auf dem neuesten Stand ist.
• Kundensupport und Schulung: Achte darauf, dass der Softwareanbieter den von dir benötigten Kundensupport und notwendige Schulungen anbietet, um eine optimale Erfahrung zu gewährleisten.

Ergänzende Strategien für das Reisekostenmanagement

Zu einem effektiven Reisekostenmanagement für Geschäftsreisen gehört außerdem eine Kombination aus Strategien zur Prozessoptimierung, Kostenkontrolle und Sicherstellung der Compliance. Einige der wichtigsten Strategien sind die folgenden:

• Eine solide Ausgabenpolitik und -leitlinien verfolgen
• Technologie zur optimierten Kostenverfolgung und -berichterstattung nutzen
• Kostenbewusstes Verhalten bei den Mitarbeitenden fördern
• Regelmäßige Audits durchführen, um Bereiche zu identifizieren, die verbessert werden sollten

Durch die Einführung eines proaktiven Ansatzes beim Reisekostenmanagement kannst du unnötige Ausgaben minimieren, die Transparenz erhöhen und den Wert deiner Reiseinvestitionen maximieren.

Softwarelösungen zur Reisekostenverwaltung

Unabhängig davon, wie viele Geschäftsreisende es in deinem Unternehmen gibt, ist ein System zur Verwaltung der anfallenden Reisekosten unabdingbar.

Sobald du die richtige Softwarelösung für dein Unternehmen gefunden hast, können deine Mitarbeitenden und natürlich auch du selbst rund um den Globus reisen und sich nur auf ein Ziel konzentrieren: Neuland für dein Unternehmen zu erobern.

Grundlagen der Budgetierung: Reisekosten besser nachvollziehen

• Plane im Voraus und gib dein Geld mit Bedacht aus: Plane deine Reiseroute frühzeitig und überlege dir, wo du dir etwas mehr Komfort leisten kannst und wo du lieber weniger ausgeben solltest.
• Lege klare Ausgabenlimits fest: Bestimme die Grenzen für verschiedene Kostenkategorien (z. B. Flüge, Unterkunft, Mahlzeiten, Transport) und halte dich strikt daran.
• Nutze Bonusprogramme: Profitiere von den Treueprogrammen von Fluggesellschaften, Hotels und Kreditkartenunternehmen. Sammel Punkte, und deine Reisekosten reduzieren sich schneller als ein Platz in der Economy Class!
• Angebote und Rabatte: Lass deinem inneren Schnäppchenjäger freien Lauf und durchforste das Internet nach tollen Angeboten, Aktionscodes und Last-Minute-Schnäppchen. Oder noch besser: Such dir einen Reiseanbieter, der das für dich übernimmt!
• Behalte deine Ausgaben im Auge: Ob mit einer App, einer bewährten Kalkulationstabelle oder ganz altmodisch mit Stift und Papier – halte jeden Cent fest, den du unterwegs ausgibst. Diese kleinen Ausgaben summieren sich schneller, als du das Wort „Reisekostenabrechnung“ aussprechen kannst.

Mit diesen Budget-Grundlagen bist du bereit, die Welt zu erobern: eine kostengünstige Geschäftsreise nach der anderen!

Wenn du dich jedoch noch nicht bereit fühlst, die Reisekosten zu bewältigen, wirf einen Blick auf den folgenden Blog-Beitrag, um dich besser vorzubereiten: Geschäftsreisekosten managen: Ein umfassender Leitfaden.