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Taxifahrten gehören für viele Geschäftsreisende zum Alltag. Doch wusstest du schon, dass dein Unternehmen dabei bares Geld sparen kann?
In der Regel dürfen sich Arbeitnehmende nämlich die Mehrwertsteuer (MwSt) nach geschäftlichen Fahrten zurückholen. Mit dem richtigen Know-how kannst du so die Reisekosten durch Taxi Mehrwertsteuer erheblich senken.
Die Basics: Dieser Steuersatz gilt bei Taxifahrten
Wie für nahezu alle Leistungen zahlst du in Deutschland auch Umsatzsteuer, umgangssprachlich Mehrwertsteuer, für Fahrten mit dem Taxi. Der Regelsteuersatz beträgt hierbei 19 %. Abhängig von der gefahrenen Entfernung gelten dabei zwei unterschiedliche Steuersätze.
Für Fahrten im Umkreis von 50 km sowie Taxifahrten, bei denen Fahrgäste in der gleichen Gemeinde ein- und aussteigen, gilt ein ermäßigter Steuersatz der Umsatzsteuer – und zwar 7 %. Geht die Strecke über diese 50 km hinaus, fällt dagegen der Umsatzsteuersatz von 19 % an.
Info: Warum steigt der Umsatzsteuersatz bei längeren Fahrten mit dem Taxi?
Dass der Mehrwert- bzw. Umsatzsteuersatz für längere Fahrten mit dem Taxi gleich mehrere Prozent höher ist, hat einen simplen Grund. Taxifahrten im Nahverkehr werden als grundlegende Beförderungsleistung für die Allgemeinheit angesehen, während längere Fahrten als Dienstleistung im Fernverkehr eingestuft sind.
Übrigens: Um auch bei langen Taxifahrten zu sparen, können sogenannte Taxi-Festpreise eine Alternative sein. Hierbei zahlst du unabhängig von der Fahrtdauer oder weiteren Einflussfaktoren einen festen Preis.
Wann du dir die Mehrwertsteuer auf Taxifahrten zurückholen kannst
Die Mehrwertsteuer auf Fahrten mit dem Taxi ist grundsätzlich in voller Höhe als Vorsteuer abzugsfähig. Das bedeutet, dass du die 7 % oder 19 % MwSt, die auf der Taxirechnung ausgewiesen sind, vom Finanzamt zurückholen kannst. Voraussetzung dafür ist, dass die Taxifahrt einen geschäftlichen Hintergrund hat. Das ist zum Beispiel bei Geschäftsreisen oder Kundenbesuchen der Fall.
Im Ausland sieht dies anders aus. In vielen Ländern fällt ebenfalls eine Mehrwertsteuer oder ein vergleichbarer Steuerbetrag bei Fahrten mit dem Taxi an. Allerdings kannst du diese Steuer in der Regel nicht direkt mit der deutschen Vorsteuer verrechnen. Sie fällt nämlich in das Steuerrecht des jeweiligen Landes. Stattdessen gibt es häufig die Möglichkeit, die Mehrwertsteuer über spezielle Erstattungsverfahren zurückzufordern. Dazu erfährst du später mehr.
Voraussetzungen für die Erstattung der Mehrwertsteuer bei Taxifahrten im Geschäftskontext
Der berufliche Zweck ist die wichtigste Voraussetzung, um die Kosten für Taxifahrten und die MwSt steuerlich geltend zu machen. Darüber hinaus geltend die folgenden drei Bedingungen.
1. Unternehmerische Tätigkeit
Dein Unternehmen muss steuerlich als „Unternehmer“ gelten und vorsteuerabzugsberechtigt sein. Gemeinnützige Organisationen oder Privatpersonen können die Mehrwertsteuer bei Fahrten mit dem Taxi nicht abziehen.
2. Vorauszahlung durch Unternehmen oder Mitarbeitende
Entweder muss dein Unternehmen die Taxifahrt direkt bezahlt haben oder die Mitarbeitenden gehen in Vorkasse. Im letzteren Fall erhalten sie die vorgestreckten Kosten dann über die Reisekostenabrechnung zurück. Es muss klar erkennbar sein, dass die Fahrt im Unternehmenskontext angefallen ist.
3. Fristgerechte Einreichung
Die Belege müssen rechtzeitig beim Finanzamt eingehen, damit sie berücksichtigt werden können. Informiere dich sowohl über die internen Fristen in deinem Unternehmen als auch über die gesetzlichen Fristen.
Hol dir die Mehrwertsteuer für Taxifahrten in 5 Schritten zurück!
Befolge fünf einfache Schritte, um dir beziehungsweise deinem Unternehmen die Mehrwertsteuer für Geschäftsreisen mit dem Taxi zurückzuholen.
1. Sichere die Taxiquittung!
Für eine erfolgreiche Rückerstattung der Mehrwertsteuer ist eine ordnungsgemäße Taxirechnung wesentlich. Die Quittung für die Fahrt mit dem Taxi muss neben den Fahrtkosten unter anderem den Steuersatz, die MwSt und die vollständigen Angaben des Taxiunternehmens (Name, Adresse, Steuernummer) enthalten. Lass dir nach jeder Fahrt unbedingt eine korrekte und vollständige Rechnung ausstellen. Bei uns in der FREENOW App passiert das automatisch.
2. Sammle und ordne alle Quittungen!
Gerade auf längeren Geschäftsreisen sind Taxifahrten oft häufiger notwendig. Darum ist es wichtig, alle Rechnungen ordentlich und gebündelt zu sammeln. Digitale (oder digitalisierte) Quittungen sind dabei besonders hilfreich.
Wenn du dir ein Business-Profil als Geschäftsreisender anlegst, kannst du leicht zwischen geschäftlichen und privaten Fahrten unterscheiden.
3. Prüfe die Fahrten!
Bedenke immer: Privatfahrten sind nicht abzugsfähig. Hast du – oder die Person, deren Rechnung du bearbeitest – eine Geschäftsfahrt teilweise auch privat genutzt, darf nur der berufliche Anteil geltend gemacht werden. Prüfe außerdem noch einmal genau, ob die Quittungen alle notwendigen Voraussetzungen erfüllen.
4. Füge die Belege in die Reisekostenabrechnung ein!
Ordne den Reisekosten die Rechnungen für die Fahrten mit dem Taxi inklusive Mehrwertsteuer zu. Im Optimalfall gibt es in deinem Unternehmen dafür standardisierte Prozesse oder passende Software. Informiere dich gerne hier, um mehr darüber zu erfahren, wie Geschäftsausgaben automatisiert abgerechnet werden können.
5. Beantrage den Vorsteuerabzug!
Die Finanz- oder Buchhaltungsabteilung deines Unternehmens kann die Steuer für Geschäftsfahrten mit dem Taxi über die Umsatzsteuer-Voranmeldung geltend machen. Nach der Einreichung der Belege prüft das Finanzamt die Angaben. Im Anschluss erstattet es den MwSt-Betrag zurück oder verrechnet ihn mit anderen Vorsteuerbeträgen.
So kannst du dir die Umsatzsteuer für eine Fahrt mit dem Taxi im Ausland zurückholen!
Die Prozesse und Besonderheiten, um dir die Mehrwertsteuer bei Geschäftsfahrten mit dem Taxi im Ausland zurückzuholen, sind von Land zu Land unterschiedlich. Normalerweise benötigst du auch hierbei eine ordnungsgemäße Taxirechnung.
Dabei sind Angaben wie der Fahrpreis, der Steuersatz und der ausgewiesene Steuerbetrag wichtig. Manche Länder verlangen zusätzlich eine Registrierung im Land oder die Beauftragung eines Dienstleisters, der sich auf die Rückerstattung ausländischer Mehrwertsteuer spezialisiert hat.
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