Geschäftsreisekosten verwalten: Alles, was du wissen musst

Das ABC der Reisekosten für Arbeitgeber ist kompliziert. Reisekosten im Englischen sind Expenses, aber auch im deutschen Business-Kontext wird der Begriff übernommen. Du brauchst die Expensing-Basics, um Herausforderungen von Geschäftsreisen zu bewältigen. Im nächsten Schritt möchtest du vielleicht die Geschäftsreisekosten senken oder Ausgabenlimits festlegen.

Also anschnallen und los geht's!

Was sind Geschäftsreisekosten?

Sobald du für deinen Job an einen anderen Ort reist (eine sogenannte Auswärtstätigkeit), fallen Kosten an.

Diese Kosten, sei es für Kundenbesuche oder Konferenzen, werden als Geschäftsreisekosten bezeichnet. Es handelt sich um Ausgaben, die am normalen Arbeitsplatz nicht entstanden wären. Zu den Reisekosten gehören u.A. Kosten für die benutzten Verkehrsmittel - in der Regel Flugzeug, Bahn oder Auto. Darüber hinaus auch Übernachtungs- und Verpflegungskosten.

Warum sollte man Geschäftsreisekosten erfassen?

Für Unternehmen und Selbstständige ist es wichtig, einen Überblick über die Ausgaben für Geschäftsreisen zu haben. Warum? Weil diese Kosten in der Regel steuerlich absetzbar sind und zur Steuerminderung genutzt werden können.

Unternehmen, die viele Geschäftsreisen unternehmen, haben in der Regel eine Geschäftsreiserichtlinie, die auch die Kosten ordnet. Die Compliance der Mitarbeitenden mit den vorgegebenen Spesenlimits hilft Unternehmen den Rahmen der Reisekosten einzuschränken.

Wie man die Kosten für Dienstreisen im Auge behält

Je mehr Geschäftsreisekosten anfallen, desto schwerer wird es sie nachzuvollziehen. Als Selbstständige*r, mit wenigen Reisen im Jahr, reicht es wahrscheinlich aus eine Kreditkarte zu haben.

Unternehmen mit vielen Mitarbeitenden oder regelmäßigen Geschäftsreisen haben meist ein Geschäftsreisebüro oder eine Reise-Software.

Software für die Verwaltung von Geschäftsreisen und Spesen

Es gibt diverse Anbieter von Reisemanagement-Software. Eine häufige Herausforderung von Geschäftsreisenden ist, dass die letzte Meile nicht in die Buchungssysteme integriert ist. Das FREENOW Admin Panel ist eine Reisemanagement-Lösung, mit der Du Überblick und Verwaltung der Fahrten erlangst.

Eine Geschäftsreise-App, die für dich arbeitet: FREENOW’s Admin Panel

FREENOW bietet über die App eine ideale Lösung für die Buchung von Geschäftsfahrten. Deine Mitarbeitenden können ihre Reisen ganz nach ihren Wünschen planen und sie leicht über Abrechnungstools verbinden. Erhalte detaillierte Spesenabrechnungen per Klick, integriere SAP Concur oder Cytric.

Wie man Ausgabenlimits festlegt

Geschäftsreisen sind nur unternehmerisch sinnvoll, wenn die Kosten nicht aus dem Ruder laufen. Eine Reisekostenrichtlinie ist der erste Schritt in die richtige Richtung. So kannst du als Arbeitgeber Reisekosten-Limits anstellen und kategorisieren.

Für kleine und mittelständische Unternehmen ist es besonders wichtig abzuwägen, ob eine Reise lohnt. Die durchschnittlichen Kosten für Geschäftsreisen können je nach Reiseziel erheblich variieren. Flugpreise, Mietwagen, Taxi, Übernachtung. Alles zusammen summiert sich schnell auf durchschnittliche Tagesausgaben von 400-500 Euro.

Wie lassen sich die Kosten für Geschäftsreisen senken?

Hier sind einige Tipps, wie du deine Geschäftsreisekosten senken kannst: Biete mehr Flexibilität, um die besten Angebote zu nutzen. Vergiss nicht, die Mehrwertsteuer der Reisekosten abzuziehen, wenn du mehrwertsteuerpflichtig bist.

Liste für Geschäftsreisekosten

Solltest du dir noch unsicher sein, welche Kosten als Geschäftsreisekosten gelten, findest du hier einige Beispiele für Geschäftsreisekosten:

• Transportkosten für Flug, Zug, Bus oder Auto zwischen deinem Wohnort und dem Ziel deiner Geschäftsreise.

• Kosten für ein Taxi oder ein anderes Verkehrsmittel zwischen Flughafen/ Bahnhof und deinem Hotel, dem Hotel und Arbeitsplatz und Retour. Sowie die Kosten für Gepäck und den Transport dafür.

• Fahrtkosten, entweder als Pauschale oder die tatsächlich entstandenen Kosten.

• Unterkunftskosten und Geschäftsessen, sowie deren Trinkgelder

• Reinigung und Wäscherei während der Reise

• Telefonate während der Geschäftsreise.

Wie du siehst sind Reisekosten vielseitig und sobald ein gewisses Volumen an Dienstreisen stattfindet, sind Tools unerlässlich. Jede Geschäftsreise erfordert Mobilität. Deine Mitarbeitenden müssen am Zielort von A nach B gelangen. Daher schau dir doch mal unsere Business-Lösung an.