Eine Geschäftsreise zu organisieren, erfordert eine sorgfältige Planung. Nur durch ein effektives Geschäftsreise-Management, kann sicher gestellt werden, dass alle Aspekte reibungslos verlaufen.
Vom Reiseziel und der Unterkunft bis zum Organisieren von Meetings und dem Budget. Jedes Detail kann den Reiseerfolg beeinflussen.
Hier stellt sich die Frage: Sind Geschäftsreisen in unserer digital vernetzten Welt wirklich noch erforderlich? Eine Umfrage von TravelPerk zeigt, dass 53 % der Befragten persönliche Treffen für den Erfolg des Unternehmens für wichtig halten. Zudem bereiten sich 60 % der Befragten auf persönliche Meetings besser vor als auf Online-Meetings.
Trotz Online-Meetings sind also Geschäftsreisen weiterhin wichtig, für die Ziele des Unternehmens. Eine gut geplante Reise steigert nicht nur die Produktivität, sondern hinterlässt auch einen positiven Eindruck bei Geschäftspartner*innen.
Geschäftsreisen organisieren ganz effizient
Eine Geschäftsreise vorbereiten, erfordert Zeit. Beginne frühzeitig, um die besten Preise für Flüge und Unterkünfte zu sichern. So kannst du das Budget einfacher einhalten.
Nutze digitale Tools für die Vorbereitung der Reise. Buchungsplattformen, Apps für Reisedaten und Online-Kalender helfen dir, alles zu organisieren und den Überblick zu behalten.
Mit der App von FREENOW kannst du beispielsweise zuverlässig Geschäftstaxis vor Ort buchen. Wenn du deine Reise gerne vorab planen möchtest, kannst du die Taxis auch vorbestellen. Du erhältst eine automatische Abrechnung der Taxikosten und kannst so nicht nur Zeit sparen, sondern auch Kosten reduzieren.
Vergiss nicht, bei der Reiseplanung die Richtlinien des Unternehmens zu beachten und die Reisenden darüber zu informieren. Zudem solltest du unerwartete Änderungen im Reiseverlauf berücksichtigen und Flexibilität einplanen.
Eine Geschäftsreise planen erfordert ebenfalls, nachhaltige Praktiken zu berücksichtigen, unter anderem umweltfreundliche Transportmittel und Unterkünfte. Dies stärkt nicht nur das Image des Unternehmens, sondern trägt auch zum Umweltschutz bei.
Die Geschäftsreise planen: Checkliste & Tipps
Eine gut organisierte Geschäftsreise kann den Unterschied zwischen Erfolg und Stress ausmachen. Denk an deine Work-Life-Balance und nutze unsere Checkliste für alle wichtigen Aspekte der Reiseplanung:
Vor der Reise
1. Reiseziele und Zweck klären
- Definiere den Hauptzweck der Geschäftsreise (z. B. Meetings, Konferenzen, Kundenbesuche).
- Bestimme die wichtigsten Ziele und Ergebnisse, die du erreichen möchtest.
- Sollten das Reiseziel für dich privat interessant sein, erfrage die Möglichkeiten eine Bleisure-Reise zu machen. So kannst du beispielsweise um einige Tage verlängern und noch Zeit für Sightseeing haben.
2. Reisedaten festlegen
- Wähle die optimalen Reisedaten unter Berücksichtigung von Verfügbarkeiten und Terminen.
- Plane genügend Pufferzeit für eventuelle Verspätungen ein.
3. Reisebudget planen
- Lege ein Gesamtbudget für die Reise fest. Berücksichtige Kosten für Transport, Unterkunft, Verpflegung und eventuelle Spesen. Häufig wird dieses Budget von deinem Unternehmen vorgegeben. Dann entfällt dieses To-Do.
4. Reiserichtlinien prüfen
- Überprüfe die Richtlinien des Unternehmens für Geschäftsreisen. Informiere dich über genehmigte Ausgaben und bevorzugte Anbieter.
- In den meisten Travel Management Tools haben Unternehmen die Möglichkeit Reisekostenrichtlinien zu hinterlegen. Dann bekommst du als Reisender direkt angezeigt, welche Optionen innerhalb des Budgets liegen.
5. Reise buchen
- Transport buchen: Buche Flüge, Züge, Taxis oder Mietwagen im Voraus. Überprüfe die besten Verbindungen und Transportmittel für die jeweilige Reise.
- Unterkunft reservieren: Wähle nach Möglichkeit eine Unterkunft, des primären POI der Reise liegt. Das kann die Messe oder das Büro sein. Achte dabei auf Annehmlichkeiten wie WLAN, Frühstück und Parkmöglichkeiten.
6. Reiseunterlagen vorbereiten
- Stelle alle erforderlichen Dokumente zusammen (Flugtickets, Hotelbuchungen, Visa). Erstelle einen Reiseplan mit wichtigen Kontaktdaten und Adressen.
7. Packe deinen Koffer
- Überlege dir ob Handgepäck oder Aufgabegepäck. Wenn es bei Handgepäck bleibt, entscheide, ob Koffer oder Rucksack die bessere Wahl für dich sind.
- Mit unserer Packliste für Geschäftsreisen bist du auf der sicheren Seite. Hake einfach ab und passe ggf. je nach Reiseziel minimal an.
Während der Reise
Die Geschäftsreise nachbereiten
11. Reiseberichte erstellen
- Halte die wichtigsten Ergebnisse, Meetings und Gespräche schriftlich fest. Dies hilft, die gewonnenen Daten für zukünftige Projekte zu sichern. Weitere Geschäftsreisen planen, ist so in Zukunft einfacher.
- Teile die Ergebnisse mit dem Team oder der Geschäftsleitung. Hinter jeder Reise steckt ein Ziel, daher darf auch das Reporting nicht zu kurz kommen.
- Nutze die gesammelten Erfahrungen, um zukünftige Reisen besser zu planen. Überlege, welche neuen Geschäftsziele sich aus der Reise ergeben haben.
12. Spesenabrechnung durchführen
- Bewahre alle Belege und Rechnungen für die Spesenabrechnung auf. Stelle sicher, dass alle Ausgaben dokumentiert sind. Organisiere die Belege und Rechnungen für die Spesenabrechnung. Reiche die Abrechnung zeitnah zur Erstattung ein.
- Einen Leitfaden zu den aktuellen Tagessätzen findest du im Artikel: Dienstreisen und Steuern in Deutschland. Dort steht, was du wissen musst.
13. Feedback einholen
- Führe ein kurzes Meeting durch, um die gesammelten Erfahrungen zu besprechen und mögliche Verbesserungen zu diskutieren.
- Bewerte auf den Buchungsportalen Hotels, damit deine Kolleg*innen in Zukunft bessere Entscheidungen treffen können.
14. Kontakte pflegen
- Nutze die Gelegenheit, um die während der Reise geknüpften Kontakte zu pflegen. Wenn es während der Reise zu interessanten Gesprächen oder Ideen kam, plane ein Follow-up.
- Falls noch nicht geschehen, füge die neuen Kontakte auf beruflichen Netzwerken hinzu.
Die Nachbereitung einer Geschäftsreise ist wichtig, um die Erfahrungen zu nutzen und zukünftige Reisen zu verbessern. Die Geschäftsreise nachbereiten, ist entscheidend, um zukünftige Reisen effizienter zu gestalten.
Mit dieser Checkliste bist du gut vorbereitet, um Geschäftsreisen effizient zu planen und durchzuführen. So kannst du dich auf das Wesentliche konzentrieren: den Erfolg deiner geschäftlichen Aktivitäten.
Software zur Unterstützung einer Dienstreise
In der heutigen Geschäftswelt bietet Technologie eine Vielzahl von Lösungen für unsere alltäglichen geschäftlichen Anforderungen. Das Management von Geschäftsreisen ist keine Ausnahme.
Software und Anwendungen für Geschäftsreisen bieten zahlreiche Vorteile. Wir erwähnen anschließend die wichtigsten davon:
- Kostenersparnis: Lösungen für Geschäftsreisen helfen, das Budget zu verwalten, unnötige Ausgaben zu vermeiden und die Reisekosten zu minimieren.
- Zeitersparnis: Automatische Buchungssysteme und das Management von Reiseplänen sparen den Mitarbeitenden und den Travel Managern Zeit. Der schnelle Zugriff auf Optionen, sofortige Buchungen und Echtzeit-Updates minimieren den Verwaltungsaufwand.
- Einhaltung der Richtlinien: Reisemanagement-Software stellt sicher, dass die Mitarbeitenden die Reiserichtlinien des Unternehmens einhalten. Sie kennzeichnet automatisch nicht konforme Buchungen und bietet Alternativen.
- Kostenmanagement: Integrierte Tools für Berichte über Ausgaben erleichtern es, Reisekosten zu verfolgen und zu erstatten. So wird der Verwaltungsaufwand geringer und die verfügbaren Daten sind genauer.
- Verbesserte Berichte und Analysen: Detaillierte Berichte zeigen Reisemuster, Ausgaben und Probleme bei der Einhaltung von Richtlinien. Diese Daten helfen, bessere Entscheidungen zu treffen und Reiseprogramme zu optimieren.
- Verbessertes Reiseerlebnis: Maßgeschneiderte Optionen, mobiler Zugriff auf Reisepläne und 24/7-Support steigern die Zufriedenheit und Produktivität der Mitarbeitenden.
- Nachhaltigkeit im Blick: Viele Tools ermöglichen es, den CO₂-Fußabdruck zu verfolgen und nachhaltigere Reisepraktiken umzusetzen.
Wenn du die Vorteile von Software für Geschäftsreisen noch nicht nutzt, verpasst du eine wichtige Gelegenheit!
Fazit Reiseorganisation für Geschäftsreisen
Also, was ist das Wichtigste, wenn es um die Planung einer erfolgreichen Geschäftsreise geht?
Gute Vorbereitung ist das A und O! Denke vorher über die Ziele der Reise nach und buche rechtzeitig. Nimm dir ruhig ein paar Minuten, um eine To-do-Liste zu erstellen, die dir die Organisation erleichtern.
Und vergiss nicht: Eine gute Planung sorgt nicht nur dafür, dass du stressfreier reist, sondern auch, dass du dich voll auf die Inhalte konzentrieren kannst. So holst du das Maximum aus deiner Geschäftsreise raus!
Mit FREENOW hast du mehr Zeit für das Wesentliche. Du kannst deine Mobilität vor, während und nach der Reise optimieren. Papierbelege und Bargeld gehören der Vergangenheit an.
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