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Viele Mitarbeitende wünschen sich einen Firmenwagen. Dieser steigert die Arbeitgeberattraktivität und bringt sogar gewisse Steuervorteile für Unternehmen. Doch wie lässt sich ein Firmenwagen versteuern?
Was ist eigentlich ein Firmenwagen?
Bevor geklärt werden kann, wie ein Firmenwagen versteuert wird, sollte zunächst einmal die Bedeutung dessen klar sein. Doch auf die Frage, was ein Firmenwagen ist, gibt es rechtlich keine eindeutige Antwort. Interessanter ist daher der Blick in das Steuerrecht:
Dort gilt ein Firmenwagen nämlich als Teil des Unternehmens, sofern es das Fahrzeug zu mindestens 10 Prozent im Geschäftsalltag nutzt. Liegen hingegen die geschäftlichen Fahrten über 50 Prozent, muss das Unternehmen es zum Betriebsvermögen hinzurechnen.
Bei einem Transporter eines Handwerksbetriebs ist die Sache klar. Dieser zählt zum Betriebsvermögen. Wie sieht es aber aus, wenn ein Unternehmen seinen Mitarbeitende einen Firmenwagen anbietet? Dürfen sie den Geschäftswagen auch privat nutzen, spricht man von einem geldwerten Vorteil.
Hinweis zu Begrifflichkeiten
Die Begriffe Firmenwagen, Dienstwagen und Geschäftswagen bedeuten alle dasselbe.
Übersicht: Welche Vor- und Nachteile hat ein Firmenwagen?
Vorteile:
- Ein Unternehmen kann den Firmenwagen versteuern.
- Ein Firmenwagen zählt zum Betriebsvermögen, was den Unternehmenswert steigert.
- Ein Dienstwagen erhöht die Arbeitgeberattraktivität.
Nachteile:
- Die Kosten für einen Firmenwagen können den Nutzen übersteigen.
- Ein Firmenwagen ist nicht für alle Mitarbeitende sinnvoll.
- Die Verwaltung bedeutet zusätzlichen Aufwand für das Unternehmen.
Firmenwagen versteuern: Welche Rolle spielt der geldwerte Vorteil?
Sobald Mitarbeitende einen Firmenwagen auch privat oder für den Arbeitsweg nutzen, entsteht ein geldwerter Vorteil. Es ist sozusagen ein finanzieller Bonus, da Haltungs- und Anschaffungskosten für ein privates Auto entfallen! Ebenfalls brauchen sich die Mitarbeitende keine Gedanken, um Spritkosten oder Wartung machen.
Zwar stellt dies einen realen Wert dar, der allerdings nicht in Form von Geld auf das Bankkonto fließt. Dennoch ist er Teil des Einkommens, wodurch der Dienstwagen zu versteuern ist und somit auf die Steuererklärung gehört.
Grundsätzlich gibt es keine Ausnahme, wer einen Geschäftswagen versteuern muss. Das bedeutet: Sobald ein Mitarbeitender einen Firmenwagen auch zur Privatnutzung erhält, entsteht ein geldwerter Vorteil. Dann muss er den Firmenwagen auch steuerlich über die Steuererklärung geltend machen!
Welche Steuern fallen für Unternehmen bei der Versteuerung von Firmenwagen an?
Unternehmen fragen sich oftmals: Wie versteuern wir einen Firmenwagen korrekt? Hierbei gilt es, gleich mehrere Aspekte zu berücksichtigen. Neben der Einkommensteuer des Mitarbeitenden spielen nämlich auch die Sozialversicherungsbeiträge eine wichtige Rolle. Wie hoch die Steuersätze dann ausfallen, hängt zusätzlich von beispielsweise diesen Faktoren ab:
- Nutzungsart
- Fahrzeugwert
- gewählte Versteuerungsmethode
Die Mitarbeitenden erhalten den finanziellen Vorteil mit ihrer monatlichen Lohnabrechnung. Das Unternehmen hingegen führt die Lohnsteuer und Sozialabgaben direkt an das Finanzamt und Co. ab. Um den Firmenwagen korrekt zu versteuern, gibt es zwei unterschiedliche Varianten:
- die 1-Prozent-Regelung für Firmenwagen
- das Fahrtenbuch
Den Firmenwagen mit der 1-Prozent-Regelung versteuern
Die einfachste und bequemste Firmenwagenregelung ist die 1-Prozent-Regelung. Bei dieser Regelung wird das Auto beziehungsweise das Firmenauto pauschal mit 1 Prozent des Bruttolistenpreises versteuert. Anders sieht es hingegen bei Elektro- oder Hybridfahrzeugen aus. Bei ersterem liegt der Pauschalsteuersatz grundsätzlich nur bei 0,25 Prozent und bei hybriden Fahrzeugen bei 0,5 Prozent.
Der Bruttolistenpreis des Firmenwagens lässt sich dann als monatlicher geldwerter Vorteil ansetzen und versteuern. Dies geschieht auf Basis der tatsächlichen Fahrten oder einer Pauschale.
- So berechnest du die Pauschale: 0,03 Prozent des Bruttolistenpreises x Entfernungskilometer zur Tätigkeitsstätte
- Alternativ: 0,002 Prozent des Bruttolistenpreises x Entfernungskilometer zur Tätigkeitsstätte x Anzahl der Tage
Wer versteuert das Fahrzeug denn eigentlich — die Arbeitnehmenden oder Unternehmen? Die Aufgabe, den Firmenwagen zu versteuern, liegt in den Händen des Unternehmens, welches den Pauschalbetrag abführt.
Tipp: Geldwerten Vorteil des Firmenwagens senken
Mitarbeitende können den geldwerten Vorteil des Dienstwagens senken. Das geschieht, indem sie ein Nutzungsentgelt oder beispielsweise die Benzinkosten aus eigener Tasche zahlen. Wichtig dabei ist, dass der Eigenanteil hierbei den geldwerten Vorteil weder ausgleichen noch übersteigen darf.
Vorteile der 1-Prozent-Regelung bei Firmenwagen:
- Die Berechnung erfolgt mit einem Prozentsatz des Bruttolistenpreises des Autos.
- Arbeitgeber sparen sich den komplizierten Verwaltungsaufwand.
- Der geldwerte Vorteil für die private Nutzung lässt sich pauschal berechnen.
Nachteile der 1-Prozent-Regelung:
- Die 1-Prozent-Regelung kann zu einer höheren Steuerbelastung führen.
- Bei geringer privater Nutzung ist ein Fahrtenbuch vorteilhafter.
Den Firmenwagen mit der Fahrtenbuchmethode versteuern
Bei der zweiten Variante führen die Mitarbeitenden ein Firmenwagen-Fahrtenbuch. In diesem tragen sie alle privaten und dienstlichen Kilometer ein, die sie mit dem Fahrzeug zurücklegen. Am Ende des Jahres nimmst du dann das Fahrtenbuch des Firmenwagens unter die Lupe.
Alle Fahrten, die der oder die Mitarbeitende privat gemacht hat, lassen sich hier entsprechend berechnen und versteuern. Anders als bei der 1-Prozent-Regel gilt bei dieser Dienstwagenregelung nicht der Listenpreis als Bemessungsgrundlage. Hier zählen nämlich ausschließlich die durch den Firmenwagen angefallenen Kosten inklusive der Abschreibungen.
Die Abschreibungen richten sich nach dem tatsächlichen Kaufpreis inklusive Mehrwertsteuer. Neuwagen werden mit einer Nutzungsdauer von sechs Jahren abgeschrieben. Gebrauchtwagen lassen sich anhand ihres Zustands schätzen.
Es gelten allerdings auch strikte Regeln. In ein Fahrtenbuch gehören folgende Infos:
- Datum, Uhrzeit und Kilometerstand (Fahrtbeginn und -ende)
- Reiseziel und -route
- Grund der Fahrt
Aber wie legst du eigentlich ein Fahrtenbuch für ein Firmenfahrzeug an, um es korrekt zu versteuern? Diesen Punkt solltest du frühzeitig mit den Mitarbeitenden abklären.
Tipp: Verwende ein Fahrtenbuch oder eine Software!
Eine einfache Excel-Tabelle oder lose Papierblätter reichen dem Finanzamt in der Praxis nicht. Entweder stellst du den Mitarbeitenden ein klassisches Fahrtenbuch parat oder eine spezielle Software.
Der Vorteil dieser Dienstwagenbesteuerung besteht darin, dass sich der geldwerte Vorteil bei wenigen privaten Fahrten deutlich senken lässt. Es entstehen jedoch auch Nachteile bei der Firmenwagenregelung. So bestehen bei der Aufzeichnung von Standortdaten Datenschutzbedenken sowie mögliche Probleme mit dem Finanzamt aufgrund von fehlerhaften oder fehlenden Einträgen.
Firmenwagen versteuern: Gibt es noch bestimmte Sonderformen?
Ja, die gibt es tatsächlich! Zu den Sonderformen zählen:
- Pendlerpauschale: Nutzen Arbeitnehmende das Firmenfahrzeug ausschließlich für Pendelfahrten zwischen Wohnung und Arbeitsplatz, dann dürfen sie pro Arbeitstag eine Entfernungspauschale von 0,30 Euro pro Kilometer berechnen – ab 21 Kilometern steigt die Pauschale auf 0,38 Euro.
- Zuzahlung: Die Arbeitnehmenden zahlen bei diesem Beteiligungsmodell jeden Monat einen festen Betrag oder einmalig einen Teil des Kaufpreises für den Dienstwagen. Die Eigenleistung reduziert den geldwerten Vorteil, wodurch weniger Steuern gezahlt werden.
- Gehaltsumwandlung: Bezahlen Mitarbeitende einen Anteil für den Firmenwagen wie Benzin oder andere Kosten, so wandelt dies einen Teil des Bruttogehalts in eine Sachleistung um. Das wiederum führt zu einem niedrigeren zu versteuernden Einkommen, wodurch die Steuern sinken.
Welche Variante ist grundsätzlich sinnvoller, um einen Firmenwagen zu versteuern?
Eine pauschale Antwort auf diese Frage gibt es nicht. Es hängt vielmehr davon ab, wie Unternehmen und Mitarbeitenden das Fahrzeug nutzen.
Für wen lohnt sich ein Firmenwagen?
Ein Dienstfahrzeug eignet sich beispielsweise für Selbstständige, Freelancer, Arbeitnehmende, Pendler*innen und Unternehmen. Grundsätzlich ist es also für Personen interessant, die beruflich viel unterwegs sind.
Unternehmen mit einem großen Fuhrpark müssen allerdings auch den Überblick behalten. Ein effektives Flottenmanagement ist daher besonders wichtig. So findet eine reibungslose Verwaltung der Fahrzeuge statt.
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