Fahrtkosten – alles, was du zur Berechnung und Erstattung wissen musst

Fahrtkosten – alles, was du zur Berechnung und Erstattung wissen musst

Auch der Weg zur Arbeit gehört zu deinem täglichen Berufsleben. Und dieser Weg kostet nicht nur Zeit, sondern unter Umständen auch Geld. Diese Kosten nennt man Fahrtkosten.

Fahrtkosten sind alle Ausgaben, die entstehen, wenn du beruflich unterwegs bist – egal, ob mit dem Auto oder den öffentlichen Verkehrsmitteln. Auf Dienstreise sind Fahrtkosten genauso wie beim täglichen die Benzinkosten oder Fahrkarten.

Kurz gesagt: Fahrtkosten decken alles ab, was nötig ist, um von A nach B zu kommen, wenn der Job ruft.

Was bringen dir Fahrtkosten?

Was dir Fahrtkosten bringen, erscheint erstmal wie eine widersprüchliche Frage. Schließlich sind es ja zunächst Kosten. Dennoch ist es für dich von Vorteil, dich mit diesem Thema zu beschäftigen. Die Wegstrecke zu deiner Tätigkeitsstätte lässt sich nämlich zu einem gewissen Teil steuerlich geltend machen oder werden sogar vom Unternehmen bezuschusst. 

Welche Kosten entstehen im Sinne der Fahrtkosten?

• Kraftstoffkosten: Egal, ob Benzin, Diesel oder Strom für ein Elektroauto – die Treibstoffkosten gehören zu den häufigsten Ausgaben.
• Parkgebühren: Bei Meetings in der Innenstadt oder bei längeren Aufenthalten können Parkkosten schnell ins Gewicht fallen.
• Mautgebühren: In vielen Ländern – manchmal auch nur für besondere Tunnel oder Brücken – fallen Mautkosten an. Auch diese Reisekosten sind Fahrtkosten und sollten in deiner Abrechnung berücksichtigt werden.
• Tickets für öffentliche Verkehrsmittel: Fahrkarten für Busse, Bahnen oder andere Verkehrsmittel sind ein fester Bestandteil der Fahrtkosten, wenn du auf öffentliche Verkehrsmittel setzt.
• Taxikosten: Besonders auf Geschäftsreisen oder nach Konferenzen und Abendveranstaltungen, sind Taxis häufig das Mittel zur Wahl. Entsprechend der Reisekostenrichtlinie deines Unternehmens kannst du auch hierfür Kosten geltend machen.

Privat oder beruflich – worauf kommt es an?

Wichtig ist die Unterscheidung: Fahrtkosten beziehen sich immer auf beruflich bedingte Fahrten, also zum Beispiel Geschäftsreisen, Kundentermine oder Flughafentransfers. Private Fahrten – wie der Weg zum Einkaufen oder zu Freizeitaktivitäten – zählen natürlich nicht dazu.

Tipp: Dokumentiere unbedingt deine Fahrten!

Dokumentiere deine Fahrten sauber, damit bei der Abrechnung alles klar ist. Besonders bei einer gemischten Nutzung (privat und geschäftlich) ist es sinnvoll, die Fahrten zu trennen, um Missverständnisse zu vermeiden sowie Fahrgeld vom Arbeitgeber zu erhalten. 

Fahrtkostenzuschuss vs. Erstattung

Das Unternehmen zahlt dir einen festen Betrag für Fahrten – oft unabhängig von den tatsächlichen Kosten. Beispiele sind Zuschüsse zum Deutschlandticket als sogenanntes Jobticket oder Pauschalen für regelmäßige berufliche Fahrten.

Es kann natürlich auch eine Regelung über Kilometergeld vom Arbeitgeber vereinbart werden. Es ist allerdings nicht immer so, dass die Arbeitgebende den Reisekostenzuschuss für Mitarbeitende übernehmen.

Bei der Fahrtkostenerstattung vom Arbeitgeber werden die tatsächlichen Kosten übernommen, die nachgewiesen werden können. Voraussetzung ist, dass du alle Belege (z. B. Tankquittungen, Tickets) einreichst. Diese Variante ist besonders häufig bei Fahrtkosten durch Dienstreisen.

Wie berechnet man einen Fahrtkostenzuschuss?

1. Kilometerpauschale

Nutzt du dein eigenes Auto oder Fahrrad für dienstliche Fahrten, kannst du pro gefahrenem Kilometer eine Pauschale geltend machen. Es geht also um Fahrtkosten pro km, die erstattet werden.

Formel:

Anzahl der Kilometer × Kilometerpauschale × Anzahl der Arbeitstage = Fahrtkostenzuschuss

Berechnen der Fahrtkosten für den*die Arbeitgeber*in:

20 km × 0,30 € × 15 Tage = 90,00 € Fahrtkostenzuschuss

2. Fahrten mit öffentlichen Verkehrsmitteln

Tickets für Bus, Bahn oder Straßenbahn kannst du bei geschäftlichen Fahrten geltend machen. Hier gilt jedoch: Belege aufbewahren!

Beispiel: Ticket einreichen und Betrag erstattet bekommen

Eine Hin- und Rückfahrt mit der Bahn zu einem Meeting kostet 25,00 €. Reiche das Ticket zusammen mit deiner Abrechnung ein. Dann wird dir der Betrag erstattet. 

Steuerliche Behandlung der Fahrtkosten für Firmen und Mitarbeitende

Fahrtkosten und Reisekosten sind nicht nur für Mitarbeitende relevant – auch Unternehmen profitieren von klaren Regelungen:

Für Firmen:

Fahrtkostenzuschüsse stellen ein beliebtes Mittel dar, um die Mitarbeitende zu motivieren und dich als faires Unternehmen zu positionieren. Auch wenn zunächst Mehrkosten und Aufwendungen entstehen, ist der Zuschuss am Ende günstiger als eine Gehaltserhöhung (Stichwort Sachbezug).

Für Mitarbeitende:

Erstattete Fahrtkosten werden zur Entfernungspauschale mit 15 % versteuert. Auch hier bleibt am Ende meist mehr übrig als bei einer klassischen Lohnerhöhung.

Wer die Fahrtkosten tatsächlich zahlt, hängt von den Vereinbarungen und der Art der Fahrtkosten ab. Die Aufwendungen für deine Dienstreisen liegen letztlich klar beim Unternehmen. Dafür braucht es eine sorgfältige Dokumentation, inklusive

• Quittungen und Rechnungen: Dies gilt zum Beispiel für Kraftstoff, Parkgebühren, Maut oder Tickets für öffentliche Verkehrsmittel.
• Fahrtenbuch: Besonders bei der Nutzung deines eigenen Fahrzeugs für geschäftliche Fahrten solltest du das Datum, den Zweck der Fahrt, die Strecke sowie die Kilometerzahl festhalten.
• Genehmigungen: Falls deine Firma bestimmte Fahrten vorab freigeben muss, sollte die Genehmigung in der Abrechnung enthalten sein.

Bei der täglichen Fahrt zur Arbeit kannst du steuerlich die Pendlerpauschale nutzen. Das ist etwas anderes als der Fahrtkostenzuschuss. Unternehmen müssen von sich aus keinen Fahrtkostenzuschuss leisten. Sie können dies allerdings ihren Angestellten extra anbieten.

Tipps für eine schnelle und fehlerfreie Abrechnung

• Mit diesen Tricks bleiben die Fahrtkostenabrechnung und Reisekostenabrechnung stressfrei:

  1. Belege direkt digitalisieren: Nutze Apps oder Scanfunktionen, um Quittungen und Einzelnachweise sofort in die Cloud hochzuladen. So gehen keine Dokumente verloren.
  2. Fahrtenbuch automatisieren: Es gibt Tools wie elektronische Fahrtenbücher oder Mobilitätslösungen wie FREENOW for Business helfen dir, Kilometer automatisch zu erfassen.
  3. Regelmäßige Abrechnungen: Warte nicht, bis sich Belege stapeln. Reiche deine Fahrtkosten regelmäßig ein, um den Überblick zu behalten und die Bearbeitungszeit zu verkürzen.
  4. Klare Kommunikation: Stelle sicher, dass du die Richtlinien deines Unternehmens zum Thema Fahrtkosten kennst – von der Art der Belege bis zu den Fristen.

Wie entstehen Fahrtkosten? Beispiele aus der Praxis

Geschäftsreisen:

Du wirst zu einem Meeting in einer anderen Stadt eingeladen. Dein Unternehmen zahlt entweder die Tickets für die Bahn, das Flugzeug direkt oder erstattet dir die Kosten nach Vorlage der Belege. Falls du mit deinem eigenen Auto fährst, wird häufig eine Kilometerpauschale angesetzt.

Termine mit Kunden:

Dein Job erfordert es, regelmäßig Kunden vor Ort zu besuchen. In diesem Fall sind die Fahrtkosten geschäftlich bedingt und sollten vom Arbeitgeber übernommen werden. Beispiele hierfür sind Taxifahrten, öffentliche Verkehrsmittel oder auch Parkgebühren.

Fahrtkosten effizient abrechnen und verwalten

Mit FREENOW for Business wird die Verwaltung von Geschäftsreisen und Fahrtkosten smarter und stressfreier. Unsere Lösung hilft dir und deinem Unternehmen, 30% der mühsamen Abrechnungszeit zu sparen, die Kosten im Blick zu behalten. Und das alles ganz kostenlos mit unserem Business Account.