Dienstreisen und Steuern in Deutschland: Was du wissen musst

Dienstreisen sind ein wichtiger Bestandteil des Berufslebens, und selbstverständlich entstehen dabei Kosten. Die durchschnittliche deutsche Dienstreise in 2024 liegt bei 400 Euro.

Was viele Geschäftsreisende nicht wissen: Viele dieser Ausgaben lassen sich von der Steuer absetzen.

Im Blog erfährst du, wie du Dienstreisen in deiner Steuererklärung angibst, welche Kosten du absetzen kannst und was passiert, wenn dein*e Arbeitgeber*in die Reisekosten erstattet.

Was kann von der Dienstreise abgesetzt werden?

Egal ob Kundentermin, Kongress oder Betriebsausflug. Eine Dienstreise liegt vor, wenn du für deinen Job vorübergehend an einem anderen Ort arbeitest.

Wichtig dabei ist: Der Ort muss von deinem regelmäßigen Arbeitsort abweichen, um steuerlich als Dienstreise zu gelten. Dieser Zusatz mag unwichtig klingen, doch der Teufel liegt im Detail. Insbesondere in Konstellationen aus Dienstreisen unter Remote-Arbeitsverträgen kann dies steuerlich von Bedeutung sein.

Was lässt sich nun von der Dienstreise steuerlich absetzen?

Verpflegungspauschale

Bei Dienstreisen entstehen oft zusätzliche Reisekosten für Mahlzeiten, die du teilweise von der Steuer absetzen kannst. Dafür gibt es die Verpflegungspauschale, die du ohne Einzelnachweis geltend machen kannst. Für Reisen innerhalb Deutschlands gelten folgende Pauschalen:

• 28 Euro pro Tag, wenn du länger als 24 Stunden unterwegs bist.
• 14 Euro für den An- und Abreisetag sowie bei einer Abwesenheit von mindestens 8 Stunden.

Bei Auslandsreisen gibt es für jedes Land eigene Verpflegungspauschalen. Wichtig: Diese Pauschalen gelten nur, wenn dein Unternehmen dir keine kostenlose Verpflegung zur Verfügung stellt.

Fahrtkosten

Wenn du für deine Dienstreise ein Verkehrsmittel nutzt, kannst du die Fahrtkosten steuerlich absetzen. Das gilt sowohl für Bahn-, Flug- als auch Autofahrten.

Nutzt du deinen privaten PKW, kannst du die Kilometerpauschale ansetzen. Diese beträgt 2024 30 Cent pro Kilometer. Ab dem 21 Kilometer steigt diese Pauschale auf 0,36 €.

Diese Regelung ist nicht zu verwechseln mit der Pendlerpauschale, die die Fahrtkosten für den täglichen Weg zur Arbeit abdeckt.

Du kannst auch die Kosten für andere Verkehrsmittel wie Busse oder Taxis geltend machen. Du musst dafür nur Belege für der tatsächlichen Reisekosten haben. Für Dienstfahrten mit einem Firmenwagen zahlt normalerweise deine Firma die Kosten. Deshalb kannst du diese nicht extra in deiner Steuererklärung für Dienstreisen angeben.

Übernachtungskosten

Auch die Übernachtungskosten auf deiner Dienstreise sind steuerlich absetzbar.

Du kannst die tatsächlichen Kosten angeben, solange du eine Rechnung vorlegst. Ohne Rechnung greift die Übernachtungspauschale, diese beträgt in Deutschland 20 € pro Nacht.

Achte darauf, dass im Hotelpreis oft auch das Frühstück enthalten ist. Diese Kosten müssen separat ausgewiesen werden, da sie von den Verpflegungspauschalen abgezogen werden.

Wenn dein Unternehmen dir die Übernachtungskosten erstattet, kannst du sie in deiner Steuererklärung natürlich nicht mehr angeben.

Nebenkosten der Dienstreise

Auch kleinere Ausgaben während deiner Dienstreise können steuerlich geltend gemacht werden.

Dazu gehören zum Beispiel Parkgebühren, Mautgebühren, Kosten für öffentliche Verkehrsmittel oder Internetnutzung im Hotel. Wichtig:

Auch hier solltest du alle Belege aufbewahren, um die Kosten nachweisen zu können.

Was passiert, wenn der Arbeitgeber die Reisekosten erstattet?

Wenn dein Arbeitgeber die Reisekosten vollständig erstattet, kannst du diese Kosten nicht in der Steuererklärung angeben. Es gibt aber bestimmte steuerfreie Erstattungen, die für dich von Vorteil sind:

• Verpflegungspauschalen: Wenn dir dein Unternehmen die Verpflegungskosten bis zu den gesetzlich festgelegten Pauschalen erstattet, bleibt dies steuerfrei.
• Fahrtkosten: Nutzt du deinen privaten PKW, kann dir deine Arbeitgeberin die Kilometerpauschale von 30 Cent steuerfrei erstatten.
• Übernachtungskosten: Wenn dein Unternehmen dir die Hotelkosten zurückerstattet, bleibt auch das bis zur tatsächlichen Höhe steuerfrei.

Wichtig: Selbst wenn dein Unternehmen einige Kosten übernimmt, kannst du andere Kosten, die dir entstanden sind, in der Steuererklärung für Dienstreisen angeben. Beispiel: Wurde dir die Übernachtung erstattet, nicht aber die Verpflegung, kannst du die Verpflegungspauschale trotzdem geltend machen.

Wie gebe ich Dienstreisen in der Steuererklärung an?

Für Arbeitnehmer*innen dient die Anlage N zur Leistung der Kosten in der Steuererklärung.

Dienstreisen fallen für dich unter Werbungskosten in deiner Steuererklärung. Diese gehören zu den sogenannten Reisekosten, die bei beruflichen Auswärtstätigkeiten entstehen. Es zählen zum Beispiel auch Reisekosten für Bildungsurlaub oder Vorstellungsgespräche hier zu. Auch Fahrten ins Büro lassen sich steuerlich absetzen.

Wichtig ist, dass du alle relevanten Belege aufbewahrst und sie dem Finanzamt vorlegen kannst. Das betrifft insbesondere Rechnungen für Übernachtungen, Tickets für öffentliche Verkehrsmittel oder Tankquittungen.

Die wichtigsten Kostenpunkte, die du in deiner Steuererklärung für Dienstreisen angeben kannst, sind:

• Verpflegungspauschale: Für jede Dienstreise, bei der du länger als 8 Stunden von deinem Wohnort abwesend warst.

• Fahrtkosten: Zum Beispiel die Kilometerpauschale für deinen privaten PKW.

• Übernachtungskosten: Abzüglich der im Preis enthaltenen Verpflegung (Frühstück).

• Nebenkosten: Parkgebühren, Maut, Taxifahrten und Ähnliches.

Mobilitätsdienste für Dienstreisen: FREENOW in der Steuererklärung

Mobilitätsapps wie FREENOW machen nicht nur die Geschäftsreisen an sich einfacher, sondern auch die Steuererklärung. Wenn du für deine Dienstreisen Taxis oder Ride-Hailing nutzt, kannst du diese Fahrtkosten steuerlich absetzen. Selbstverständlich nur, wenn du die Rechnungen bzw. Fahrtbelege aufbewahrst.

Warum FREENOW for Business?

Die Nutzung von FREENOW für deine Dienstreisen hat mehrere Vorteile:

• Digitale Belege: Alle Fahrten werden automatisch in deinem FREENOW-Konto gespeichert. So hast du am Ende des Monats eine Übersicht über deine beruflichen Fahrten. Diese kannst du direkt für deine Steuererklärung der Dienstreisen nutzen. Vollkommen digital, ohne lästigen Papierkram.

• Kilometerpauschale vs. tatsächliche Kosten: Anders als bei der Nutzung des privaten PKW durch die Kilometerpauschale kannst du bei Fahrdiensten die tatsächlichen Kosten ansetzen. Dies ist insbesondere bei kurzen Strecken oft finanziell attraktiver ist.

• Komfort und Zeitersparnis: FREENOW for Business ermöglicht dir, deine Dienstreisen effizienter zu planen, da du nicht nach Parkplätzen suchen oder lange Wartezeiten bei öffentlichen Verkehrsmitteln in Kauf nehmen musst. So sparst du wertvolle Arbeitszeit, die du anderweitig nutzen kannst.

Dienstreisen steuerlich absetzen lohnt sich

Geschäftsreisen und Dienstreisen verursachen oft hohe Kosten, die du in deiner Steuererklärung für Dienstreisen geltend machen kannst. Von der Verpflegungspauschale über die Kilometerpauschale bis hin zu den Übernachtungs- und Fahrtkosten – viele dieser Ausgaben sind steuerlich absetzbar.

Auch wenn deine Firma einen Teil der Kosten übernimmt, lohnt es sich, die restlichen Ausgaben sorgfältig zu dokumentieren.

Wichtig ist, dass du alle Belege sammelst und die Kosten korrekt in deiner Steuererklärung angibst.

Wenn du dir nicht sicher bist, welche Kosten du absetzen kannst, schau dir Steuerprogramme wie taxfix an. Du kannst auch einen Steuerberater oder eine Steuerberaterin fragen. So kannst du sicherstellen, dass du das Maximum aus deiner Steuererklärung für Geschäftsreisen herausholst.