Reiseplanung
Reisebedarf definieren
Bestätige die Reisedaten und das Reiseziel, plane aber möglichst flexibel.
Kläre den Reisezweck (Meeting, Konferenz, Kundenbesuch usw.).
Ermittle die Bedürfnisse der Reisenden (Transport, Unterkunft, Barrierefreiheit).
Berücksichtige mögliche Sonderwünsche (Ernährung, Zusatzgepäck).
Reiserichtlinien festlegen
Mache Buchungsvorgaben (bevorzugte Anbieter, Zeiträume, Genehmigungen).
Definiere Reisekostenregeln (Grenzen für Unterkunft, Verpflegung, Transport).
Entwickle ein klares Genehmigungsverfahren für Geschäftsreisen..
Kosten kalkulieren
Berücksichtige alle Kosten, inkl. Flughafentransfers und Taxifahrten zwischen Hotel und Veranstaltungsort
Handle günstigere Preise mit Mobilitätsanbietern aus.
Verfolge deine Ausgaben mit einer Plattform wie FREENOW for Business.
Plane die Reiserouten möglichst effizient.
Buchung und Logistik
Buchungen vereinfachen
Buche die Reisebestandteile möglichst im Voraus.
Erstelle und verwalte sämtliche Reisedetails an einem zentralen Ort.
Stimme deine Reiseplanung mit allen Beteiligten ab.
Die richtigen Verkehrsmittel wählen
Achte bei der Flugbuchung auf Reisedauer, Kosten und Sicherheit der Airline.
Plane nachhaltigere Bahnreisen für kürzere Strecken.
Wähle für die letzte Meile Taxis, Ride Hailing oder umweltfreundliche Optionen.
Unterkunft und andere wichtige Dinge
Achte bei der Hotelbuchung auf Faktoren wie Lage, Ausstattung und Budget.
Besorge erforderliche Visa und sonstige Reiseunterlagen im Voraus.
Kümmere dich um Flughafentransfers, Reiseversicherungen und andere wichtige Dienstleistungen.
Während der Reise
Kontakt aufrechterhalten
Nutze Kommunikationstools (E-Mail, Messenger, In-App-Chatfunktion).
Biete den Reisenden Echtzeit-Updates und Unterstützung an.
Sorge dafür, dass wichtige Kontaktdaten für Notfälle vorhanden sind.
Auf Änderungen vorbereiten
Bereite Notfallpläne für Flugverspätungen und -annullierungen vor.
Definiere Regeln für unvorhersehbare Ereignisse (Krankheit, Gepäckverlust).
Bleibe immer flexibel in deiner Reiseplanung.
Sicherheit gewährleisten
Erarbeite einen Risikomanagementplan für Geschäftsreisen.
Sorge für einen angemessenen Reiseversicherungsschutz.
Definiere klare Notfallprotokolle.
Nach der Reise
Abrechnung vereinfachen
Automatisiere die Kostenabrechnung mit einer Reisemanagement-Plattform wie FREENOW for Business.
Nutze Sammelrechnungen, um den Abrechnungsprozess zu vereinfachen.
Sorge für die Einhaltung der festgelegten Abrechnungsregeln.
Reisedaten analysieren
Verfolge wichtige Kennzahlen (Reisekosten, Reiseziele, Verkehrsmittel).
Identifiziere Möglichkeiten zur Kosteneinsparung.
Analysiere Reisemuster, um künftige Anforderungen vorherzusagen.
Feedback sammeln
Sammle Feedback über Umfragen, Formulare oder In-App-Bewertungen.
Analysiere das Feedback, um Verbesserungspotenzial zu bestimmen.
Setze Änderungen basierend auf dem Feedback der Reisenden um.
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