Mitarbeiterzufriedenheit: Neue Wege für die Compliance in deiner Reiserichtlinie

Richtlinien für Geschäftsreisen dienen nicht nur dem Unternehmen selbst, sondern sollen auch den Mitarbeitenden das Leben leichter machen. Leider wird das von den Beteiligten nicht immer verstanden.

Strenge Regeln und Sanktionen für die Missachtung von Reiserichtlinien können bei den Mitarbeitenden zu Unmut führen, was die Tendenz zur Nichteinhaltung oft verstärkt.

Wie bringst du deine Mitarbeitenden also dazu, die Richtlinien für Geschäftsreisen zu respektieren, ohne sich bevormundet zu fühlen? Mit dem richtigen Ansatz ist es nicht schwer, die Akzeptanz der Mitarbeitenden zu verbessern. Aber wie entsteht dieser „richtige“ Ansatz? Indem du deine Mitarbeitenden fragst, was sie wollen.

In Zusammenarbeit mit YouGov hat FREENOW 3.666 Geschäftsreisende in Europa befragt, um mehr über ihre Richtlinien für Geschäftsreisen zu erfahren. Daraus haben wir wichtige Erkenntnisse abgeleitet, wie du das Engagement deiner Mitarbeitenden und die Compliance rund um deine Reiseprogramme verbessern kannst. Erfahre jetzt, was wir herausgefunden haben.

Was sind die Bedürfnisse der Mitarbeitenden auf Geschäftsreisen?

Geschäftsreisen sind oft ein Balanceakt zwischen Mitarbeiterbedürfnissen und Unternehmenszielen. Eine aktuelle Studie in Zusammenarbeit mit der GBTA zeigt, dass nur etwa ein Drittel der Geschäftsreiseverantwortlichen die Mitarbeiterzufriedenheit als oberste Priorität ansieht. Eine erschreckende Zahl, oder?

Der erste Schritt, um zu verstehen, warum die Richtlinien nicht eingehalten werden, ist ein Blick auf die Bedürfnisse der Fahrgäste.

• Eines der wichtigsten Anliegen ist die Kostensicherheit. Die Mitarbeiter*innen erwarten eine garantierte Übernahme der Kosten und eine schnelle Rückerstattung. Mit 55 Prozent der Nennungen ist dies das wichtigste Bedürfnis der Reisenden.

• Aber auch die Flexibilität spielt eine große Rolle. Die Reisenden wünschen sich Flexibilität z.B. in Bezug auf Reisedaten, Reisezeiten und persönliche Umstände. Immerhin 44% der Geschäftsreisenden geben dies an.
• Darüber hinaus ist die Work-Life-Balance ein zentraler Aspekt, der bei Geschäftsreisen berücksichtigt werden muss. Es ist wichtig, dass Arbeitnehmer*innen die Möglichkeit haben, ihre persönlichen Verpflichtungen und Bedürfnisse mit ihren beruflichen Anforderungen in Einklang zu bringen.
• Eine Kultur der Anerkennung und Wertschätzung im Zusammenhang mit Geschäftsreisen ist ebenfalls wichtig. Mitarbeiter*innen möchten das Gefühl haben, dass ihre Anstrengungen und Opfer im Zusammenhang mit Geschäftsreisen geschätzt werden.

Interessanterweise zeigt die Umfrage auch, dass Komfort zwar als wichtig erachtet wird, aber nicht unbedingt an erster Stelle steht. Zwar wünscht sich rund ein Drittel der Befragten komfortable Transportmittel, die Business Class rangiert jedoch an letzter Stelle der genannten Bedürfnisse.

Was hindert Mitarbeitende an der Einhaltung ihrer Reiserichtlinien?

Schritt zwei. Die Umfragedaten zeigen drei wichtige Hindernisse auf, die Beschäftigte davon abhalten, die Reiserichtlinien ihres Arbeitgebers einzuhalten: Bewusstsein, Komfort und Motivation.

Bei 14 % der Befragten weist die Reiserichtlinie Unklarheiten auf, 5 % haben ihre Reiserichtlinie noch nie gesehen und bei 9 % gibt es keine solche Richtlinie im Unternehmen. Wie sollen sich deine Mitarbeitenden an Reiserichtlinien halten, die nicht komplett klar sind?

Wenn deine Richtlinie die Beschäftigten in irgendeiner Weise benachteiligt (z. B. wenn nicht genügend Mobilitätsoptionen erlaubt sind), besteht die Gefahr, dass sie sich nicht daran halten. Aus diesem Grund ist Komfort so wichtig. Deine Richtlinie sollte darauf abzielen, das Erlebnis der Mitarbeitenden bei Geschäftsreisen zu verbessern, und ihnen nicht das Reisen unnötig erschweren.

Hinzu kommt: Ohne gewisse Anreize für die Einhaltung der Reiserichtlinien ist die Wahrscheinlichkeit groß, dass das nötige Engagement fehlt. Warum sollte die Belegschaft deine Richtlinien für Geschäftsreisen einhalten, wenn es keine Motivation dafür gibt?

Wie du die Compliance unter Mitarbeitenden verbessern kannst

Wenn du die Einhaltung der Reiserichtlinien durch deine Mitarbeitenden verbessern willst, ist es wichtig, Vertrauen aufzubauen und einen offenen Dialog zu pflegen. Wenn du die Bedürfnisse deiner Beschäftigten verstehst, kannst du eine Richtlinie für Geschäftsreisen entwickeln, die auch wirklich befolgt wird.

In unserer Umfrage haben wir europäische Geschäftsreisende gefragt, welche Anreize sie motivieren würden, die Reiserichtlinien ihres Unternehmens einzuhalten. Die Antworten findest du in unserem E-Book, das du unten herunterladen kannst. Außerdem erhältst du Tipps, wie du ein verantwortungsbewusstes Reiseverhalten bei deinen Mitarbeitenden förderst.