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Richtlinien für Geschäftsreisen sollen nicht nur dem Unternehmen dienen, sondern auch den Mitarbeitenden das Leben erleichtern. Doch selbst mit den besten Absichten erstellt, brauchen Reiserichtlinien regelmäßige Updates.
Zu strenge Regeln oder Sanktionen bei Nichteinhaltung können hingegen Frust erzeugen – und genau das Gegenteil bewirken: eine geringere Compliance mit der Reiserichtlinie.
Wie schaffst du es also, dass deine Mitarbeitenden die Reiserichtlinien respektieren, ohne sich bevormundet zu fühlen? Der Schlüssel liegt darin, deine Mitarbeitenden direkt zu fragen, was sie wirklich brauchen.
Wir können nicht für dein Team sprechen, aber gemeinsam mit YouGov hat FREENOW 3.666 Geschäftsreisende zu Reiserichtlinien befragt. Das Ergebnis? Lies weiter.
Geschäftsreisen sind ein Balanceakt zwischen Mitarbeiterbedürfnissen und Unternehmenszielen. Eine aktuelle Studie in Zusammenarbeit mit der GBTA zeigt, dass nur etwa ein 1/3 der Travel Manager die Mitarbeiterzufriedenheit als oberste Priorität ansieht. Eine erschreckende Zahl, oder?
Der erste Schritt, um zu verstehen, warum die Richtlinien nicht eingehalten werden, ist ein Blick auf die Bedürfnisse:
Interessanterweise zeigt die Umfrage, dass Komfort zwar wichtig ist, aber auf der Wunschliste eher weit unten steht. Etwa ein Drittel der Befragten wünscht sich komfortable Transportmittel, doch die Business Class liegt an letzter Stelle.
Schritt zwei: Die Umfragedaten zeigen drei zentrale Hindernisse, die Mitarbeitende daran hindern, die Reiserichtlinien ihres Arbeitgebers zu befolgen: Bewusstsein, Komfort und Motivation.
14 % der Befragten geben an, dass die Reiserichtlinie unklar ist, 5 % haben sie noch nie gesehen, und bei 9 % existiert keine solche Richtlinie im Unternehmen. Wie sollen sich Mitarbeitende an Richtlinien halten, die nicht eindeutig sind?
Wenn die Richtlinie in irgendeiner Weise nachteilig für die Mitarbeitenden ist (z. B. wenn nicht genügend Mobilitätsoptionen erlaubt sind), ist die Wahrscheinlichkeit groß, dass sie ignoriert wird. Deshalb ist Komfort so wichtig: Deine Richtlinie sollte das Reiseerlebnis verbessern und den Mitarbeitenden das Reisen nicht unnötig erschweren.
Außerdem gilt: Ohne Anreize zur Einhaltung der Richtlinien wird das Engagement fehlen. Warum sollten Mitarbeitende die Richtlinien befolgen, wenn es keine Motivation dafür gibt? Hast du schon einmal über einen Gamification Ansatz deiner Reiserichtlinie nachgedacht?
Unsere 5 Tipps, um die Compliance der Geschäftsreiserichtlinien zu steigern:
Eine einzige Reiserichtlinie wird in großen Unternehmen kaum allen Bedürfnissen gerecht. Statt einer starren Vorgabe solltest du die Richtlinien nach Teams oder typischen Reiseverhalten differenzieren. Führungskräfte, der Außendienst oder Remote-Teams haben unterschiedliche Anforderungen – mit flexiblen und spezifischen Vorgaben kannst du sicherstellen, dass sich alle besser daran halten. Inspiration erhältst du in unserer Reiserichtlinien Vorlage.
Buchungstools und Business Travel Apps sorgen dafür, dass Reisen automatisch gemäß den Richtlinien gebucht werden. Automatisierte Genehmigungsprozesse minimieren Fehler und erleichtern die Nachverfolgung.
Besonders wichtig: Die Spesenabrechnungen werden beschleunigt oder automatisiert, damit Mitarbeitende nicht lange auf die Rückerstattung ihrer Auslagen warten müssen.
Rund ein Drittel der Geschäftsreisenden haben mit Unklarheiten in der Reiserichtlinie zu kämpfen. Schulungen und Workshops helfen, Richtlinien verständlich zu machen, und bieten Unternehmen gleichzeitig die Chance, sie ständig zu optimieren. Auch interaktive E-Learning-Module im Onboarding können dabei helfen, die Reiserichtlinien spielerisch zu vermitteln.
Feedback von Reisenden ist essenziell, um die Richtlinien praxisnah zu gestalten und die Mitarbeiterzufriedenheit auf einer Geschäftsreise zu erhöhen. Unternehmen sollten ihre Teams aktiv fragen, welche Bedürfnisse bestehen und wo Unklarheiten bestehen. So entsteht eine Reiserichtlinie, die tatsächlich alltagstauglich ist.
Firmenwagen sind nicht mehr für alle Mitarbeitenden die beste Lösung. Während sie im ländlichen Raum oft unverzichtbar sind, sind sie in Städten eher eine Last. Unternehmen sollten ihre Mobilitätsangebote überdenken und Alternativen wie Carsharing, Mobilitätsbudgets oder Firmenabos für den ÖPNV und Mikromobilität in Betracht ziehen.
Auch auf der „Last Mile“ gibt es bessere Optionen als nur Taxi oder ÖPNV. Günstigere Alternativen wie E-Scooter oder Fahrräder sind nicht nur wirtschaftlicher, sondern steigern auch das Wohlbefinden der Mitarbeitenden – vor allem an sonnigen Tagen. Unternehmen sollten ihre Mobilitätsangebote daher erweitern und nachhaltigere Alternativen fördern.
Mitarbeitende sollten verstehen, wie ihre Reiseausgaben das Unternehmen beeinflussen. Transparente Reisebudgets helfen, eine verantwortungsbewusste Buchungspraxis zu fördern.
Doch Achtung: Zu starke Kosteneinsparungen gehen oft auf den Rücken der Mitarbeitenden. Werden Reisen zu unbequem oder aufwendiger, kann das zu Frust führen – oder sogar dazu, dass Mitarbeitende sogenannte wilde Buchungen - auf eigene Faust durchführen. Das Gegenteil von dem, was du erreichen willst!
Mobilität ist ein wichtiges Thema für Geschäftsreisende. Unternehmen sollten auf Travel-Apps und digitale Lösungen setzen, um den Buchungs- und Abrechnungsprozess zu vereinfachen. Mit FREENOW und dem kostenlose Business Account , wird automatisiertes Abrechnen und eine einfachere Verwaltung von Geschäftsfahrten möglich.
Lass uns einen Mythos aus dem Weg räumen:
Eine Reiserichtlinie zu erstellen, braucht nicht viel Zeit. Über unseren Business Account kannst du deinen Mitarbeitenden sofort Zugang zu allen FREENOW-Mobilitätsoptionen gewähren. Oder du legst im Admin Panel fest, wie die Nutzung eingeschränkt wird (z.B. nach Uhrzeiten, Kosten oder Verkehrsmitteln). Zeitaufwand? Weniger als 3 Minuten! Mach deinen Mitarbeitenden eine Freude und bring noch heute mehr Struktur und Flexibilität in eure Mobilitätsrichtlinien!
