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Geschäftsreisen sind ein unverzichtbarer Bestandteil unserer Geschäftswelt, bringen jedoch auch einige Risiken mit sich. Diese unbeachtet zu lassen, kann sowohl kostspielig als auch rechtlich problematisch sein.
Im Folgenden werden sechs häufige Compliance-Fallen auf Geschäftsreisen beleuchtet, die Unternehmen kennen sollten. Zu jedem der sechs Fallstricke bekommst du einen wertvollen Tipp, um sowohl dein Unternehmen als auch die Mitarbeitenden effektiv abzusichern.
Ein häufiges Missverständnis bei Geschäftsreisen ist die Annahme, dass für alle Tätigkeiten ein Touristenvisum ausreicht. Doch sobald Mitarbeitende im Ausland geschäftliche Aktivitäten wie Verhandlungen oder Dienstleistungen ausüben, kann eine spezielle Arbeitserlaubnis erforderlich sein. Ohne diese Genehmigungen drohen Strafen und ein mögliches Einreiseverbot.
Tipp: 💡
Vor jeder Reise sollten die Anforderungen an Visum- und Arbeitserlaubnis des Ziellandes gründlich überprüft werden. Automatisierte Tools können helfen, diesen Prozess zu überwachen und die rechtzeitige Beschaffung aller notwendigen Dokumente zu gewährleisten.
Regelmäßige oder längere Aufenthalte in einem bestimmten Land können dazu führen, dass das Unternehmen dort als steuerpflichtige Betriebsstätte eingestuft wird. Dies bedeutet zusätzliche steuerliche und administrative Belastungen.
Tipp: 💡 Dauer und Häufigkeit der Reisen in bestimmte Länder sollten überwacht und die Aktivitäten vor Ort so gestaltet werden, dass keine Betriebsstätte entsteht. Ein gut organisiertes Reisemanagement hilft, diese Risiken zu minimieren.
Geschäftsreisen können unter Umständen Lohnsteuerpflichten im Zielland auslösen, wenn eine bestimmte Aufenthaltsdauer überschritten wird oder Einkünfte erzielt werden. Das kann zu doppelten Steuerpflichten führen, wenn nicht rechtzeitig gehandelt wird.
Tipp: 💡
Ein System zur Überwachung der Aufenthaltsdauer und Einkünfte im Ausland sollte implementiert werden, um potenzielle Steuerpflichten frühzeitig zu erkennen und zu managen.
Wenn Mitarbeitende im Ausland arbeiten, könnten sie ihre Sozialversicherungsansprüche im Heimatland verlieren oder im Gastland sozialversicherungspflichtig werden. Dies kann zu doppelten Beitragszahlungen oder sogar zum Verlust des Versicherungsschutzes führen.
Tipp: 💡
Vorab sollten die notwendigen A1-Zertifikate oder Certificates of Coverage beantragt werden, um sicherzustellen, dass die Mitarbeitenden im Heimatland versichert bleiben und keine doppelten Beiträge gezahlt werden müssen.
Bei Geschäftsreisen innerhalb der EU müssen oft spezielle Meldepflichten beachtet werden. Die Nichteinhaltung dieser Pflichten kann empfindliche Strafen nach sich ziehen.
Tipp: 💡
Es ist ratsam, sich gründlich über die Meldepflichten im jeweiligen Zielland zu informieren und sicherzustellen, dass alle erforderlichen Anmeldungen rechtzeitig vorgenommen werden. Digitale Tools können diesen Prozess erleichtern.
Ein fehlender oder unzureichender Versicherungsschutz kann verheerend sein, wenn ein Mitarbeitender im Ausland erkrankt oder einen Unfall hat. In solchen Fällen ist oft das Unternehmen haftbar und muss für hohe medizinische Kosten aufkommen.
Tipp: 💡
Vor Antritt der Reise sollte dafür gesorgt werden, dass die Mitarbeitenden umfassend versichert sind. Die Versicherung sollte speziell auf die Risiken im Ausland abgestimmt sein und sowohl Kranken- als auch Unfallversicherung umfassen.
Für weitere Details lies' gerne im Compliance Handbuch von unserem Partner WorkFlex nach.
Um Unternehmen vor diesen Compliance-Fallen zu schützen, sollten folgende Best Practices in die Reisemanagementstrategie integriert werden:
Durch die Beachtung dieser Best Practices lässt sich die Sicherheit der Mitarbeitenden gewährleisten, und das Unternehmen bleibt bei allen Geschäftsreisen in Sachen Compliance auf der sicheren Seite.
Eine durchdachte Planung und Umsetzung dieser Strategien minimiert Risiken und maximiert die Vorteile internationaler Geschäftsreisen.
Um diese Risiken effektiv zu minimieren und wertvolle Zeit der Personal- und Reiseverantwortlichen im Unternehmen zu sparen, gibt es Software wie WorkFlex, die die Prüfung, die Erstellung der relevanten Dokumente sowie die finanzielle Haftung übernehmen.
Sicherheit auf Geschäftsreisen sollte für jedes Unternehmen oberste Priorität haben – auch auf der letzten Meile. Dieser oft unterschätzte Abschnitt birgt viele Risiken, die du als Arbeitgeber*in im Rahmen deiner Fürsorgepflicht nicht ignorieren solltest. Indem du sichere Transportoptionen bereitstellst und Mitarbeitende für potenzielle Gefahren sensibilisierst, kannst du dazu beitragen, ihre Sicherheit zu gewährleisten und ein verantwortungsvolles Reisemanagement sicherzustellen.
Kürzlich hat FREENOW zusammen mit der GBTA ein Whitepaper zur Fürsorgepflicht auf Geschäftsreisen veröffentlicht. Weitere wertvolle Tipps wie du mit den Risiken auf Geschäftsreisen umgehen kannst, erfährst du in der kostenlosen Voll-Version.
