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INHALTSVERZEICHNIS:
Nach der COVID-19-Krise sind Geschäftsreisen wieder auf dem Vormarsch und die Prognose lässt hoffen, dass 2024 wieder zum Vor-Krisen-Niveau zurückkehren.
Obwohl Zoom & Teams aus dem Arbeitsleben nicht mehr wegzudenken sind, sind sich die meisten Unternehmen der Wichtigkeit von persönlichen Treffen bewusst - denn nichts schließt ein Geschäft besser ab als ein Handschlag!
Geschäftsreisen stellen eine große Herausforderung dar und können sich bei guter Planung als wichtiger Vorteil und Motivator für die Mitarbeiter*innen erweisen.
Es gibt jedoch kein Standardmodell für Geschäftsreisen, da es viele verschiedene Arten, Größen und Zwecke gibt. Vom Aufbau einer Geschäftsbeziehung oder Partnerschaft bis hin zur Vermarktung deiner Produkte und Dienstleistungen hat jede Geschäftsreise ihre eigenen Besonderheiten und Vorteile.
Im Folgenden findest du einige der vielen Gründe, warum deine Mitarbeitenden für ihre Arbeit reisen müssen, sowie einen Überblick über die damit verbundenen Vorteile und Herausforderungen.
Pandemie und Remote Work haben uns eindeutig gezeigt, wie fragil Teamstrukturen sind. Daher bemühen Unternehmen sich heutzutage immer mehr darum, ein Teamgefühl aufzubauen und ihre Mitarbeitenden zu engagieren.
Abwechslungsreiche Teamevents fernab des Arbeitsplatzes bieten eine hervorragende Gelegenheit, die Werte des Unternehmens zu bekräftigen, Beziehungen aufzubauen und als Team zusammenzuwachsen.
Kreativität und Innovation erfordern eine besondere Denkweise. Was gibt es also Besseres, um dein Team aus der Routine zu befreien, als es an einen ganz anderen Ort zu entführen?
Der Schlüssel zu einem erfolgreichen Betriebsausflug ist die Organisation - vor allem, wenn es sich um eine Reise handelt. Anreise, Unterkunft, Verpflegung, Aktivitäten usw. müssen im Voraus gut durchdacht werden. Damit sich deine Mitarbeiter*innen wertgeschätzt, motiviert und inspiriert fühlen, solltest du ihnen keine langen und schwierigen Reisewege oder fragwürdige Unterkünfte und Verpflegung zumuten.
Ein gelungenes Teamevent erfordert zwar eine gewisse Investition, kann aber günstiger sein, als man denkt. Viele beliebte Teambuilding-Anbieter bieten günstige Gruppentarife für Firmenkunden an. Und es gibt viele Geschäftsreisebüros und spezialisierte Veranstalter, die dir helfen können, dein Budget zu schonen.
Bleisure-Reisen werden immer beliebter. Dahinter verbirgt sich die Möglichkeit, eine Geschäftsreise durch ein Freizeitangebot zu ergänzen. Wenn du deinen Mitarbeitenden auf einer Geschäftsreise eine Balance gönnst, steigert das den Anreiz für die Geschäftsreise und motiviert sie zur Mitreise.
Außerdem können sie sich während der Arbeit besser konzentrieren und müssen keine Zeit für Sightseeing einplanen.
Bleisure ist im Grunde ein Mitarbeiterbenefit, der das Unternehmen nichts kostet, da die Mitarbeitenden selbst für die Kosten des Freizeitvergnügens aufkommen.
Der einzige Mehraufwand ist die Zeit, die für die Absprache mit den Mitarbeiter*innen benötigt wird. Da immer mehr Menschen die Möglichkeit haben, von zu Hause aus zu arbeiten, müssen die Mitarbeiterinnen nicht einmal Urlaubstage opfern, um aus einer Geschäftsreise eine Bleisure-Reise zu machen.
Wenn die Reise am Anfang der Woche stattfindet, können die Mitarbeitende Remote weiterarbeiten und haben sogar das ganze Wochenende Zeit, um die Stadt zu besichtigen.
Wenn dein Unternehmen also regelmäßig Mitarbeiter*innen auf Geschäftsreisen schickt, solltest du deine Reiserichtlinien so anpassen, dass sie auch Bleisure-Reisen umfassen!
Eine Vorlage inklusive einem Absatz zur Erlaubnis von Bleisure findest du in unserem Reiserichtlinien-Muster.
Die zunehmende Globalisierung und das Internet haben dazu geführt, dass immer mehr Unternehmen nach Kund*innen in anderen Städten oder sogar Ländern suchen.
Oft arbeiten Unternehmen mit ihren Kund*innen hauptsächlich aus der Ferne. Um eine Beziehung zu ihnen aufzubauen und aufrechtzuerhalten, ist der persönliche Kontakt wichtig. Das sichert eine dauerhafte Geschäftsbeziehung.
Unabhängig davon, ob es sich um eine Reise ans andere Ende der Stadt, des Landes oder der Welt handelt, müssen die meisten Unternehmen einen Teil ihres Reisebudgets für Kundenbesuche oder Besprechungen ausgeben.
Daher ist es wichtig, eine möglichst kostengünstige Möglichkeit zu finden, deine Mitarbeitenden zu den Kunden zu bringen. Wahrscheinlich möchtest du auch auf Nachhaltigkeit achten, also könntest du statt der üblichen Transportmittel Flugzeug, Zug und Auto auch Elektrofahrzeuge, E-Mopeds und E-Scooter in Betracht ziehen.
Ein weiterer Schwerpunkt bei Geschäftsreisen sind Konferenzen und Messen. Solche Veranstaltungen sind eine hervorragende Möglichkeit für Unternehmen, sich zu vernetzen, für ihre Produkte und Dienstleistungen zu werben und sicherzustellen, dass ihre Mitarbeiter*innen über die neuesten Entwicklungen in der Branche auf dem Laufenden sind.
Konferenzen und Messen sind oft mit hohen Investitionen verbunden, aber viele Unternehmen sind sich der Vorteile einer Teilnahme bewusst. Dies ist wahrscheinlich der Grund, warum diese Art von Veranstaltungen in den letzten Jahren so stark zugenommen hat. Obwohl viele Unternehmen während der Pandemie ihre Arbeit aus der Ferne fortsetzten, kehrten sie relativ schnell zu einer persönlichen Arbeitsbeziehung zurück.
Ein Großteil der organisatorischen Aufgaben kann von den Konferenzveranstaltern übernommen werden, z. B. Unterkunft, Verpflegung, Transfers usw.
Unternehmen, die ihr Budget im Auge behalten wollen, können diese Aufgaben auch selbst übernehmen. Wenn du ein oder zwei Mitarbeiter*innen oder sogar ein ganzes Team zu einer Konferenz schicken willst, kannst du die Reise vielleicht sogar mit einer Freizeitaktivität oder einem Betriebsausflug ergänzen.
Geschäftsreisen sind heutzutage nicht mehr auf kurze Ausflüge beschränkt. Viele große Unternehmen haben Niederlassungen auf der ganzen Welt und entsenden regelmäßig Mitarbeiter*innen für unterschiedliche Zeiträume dorthin.
In besonders spezialisierten Branchen und Nischen bieten einige Unternehmen ihren Kund*innen Dienstleistungen in anderen Städten und Ländern an, was oft einen vorübergehenden Ortswechsel des Personals erfordert. Wenn dein Unternehmen diese Art von Offshore-Arbeit anbietet, wird dein Reisebudget wahrscheinlich die Kosten für den Transport, die Unterkunft und vielleicht sogar die Verpflegung deiner entsandten Mitarbeiter*innen enthalten.
Je nach den oben genannten Kriterien stehen verschiedene Verkehrsmittel zur Verfügung.
Geschäftsreisen sind steuerlich absetzbar. Die genauen Regelungen können jedoch von Land zu Land variieren. Um in den Genuss steuerlicher Vorteile zu kommen, müssen lokale Voraussetzungen in deinem Heimatland erfüllt sein.
Wenn du deine Mitarbeiter*innen auf Geschäftsreisen schickst, können in der Regel folgende Ausgaben steuerlich berücksichtigt werden:
Aber was genau zählt eigentlich als Geschäftsreise?
Grundsätzlich sind Geschäftsreisen als solche anzusehen, wenn sie über den normalen Arbeitsweg einer Mitarbeiter*in zum festen Arbeitsplatz hinausgehen. Das bedeutet, wenn deine Mitarbeiter*innen an verschiedene Orte reisen müssen, die nicht als ihren festen Arbeitsplatz gelten oder wenn sie zu einer bestimmten vorübergehenden Arbeitsstelle außerhalb ihres gewöhnlichen Arbeitsweges fahren müssen, handelt es sich um Geschäftsreisen.
Da die steuerlichen Vorschriften von Land zu Land unterschiedlich sind, ist es ratsam, dass Unternehmen sich mit den jeweiligen Bestimmungen vertraut machen. Einige Ausgaben wie Fahrtkosten und Mahlzeiten können wie in Deutschland pauschal berechnet werden.
Um herauszufinden, ob eine Reise steuerlich absetzbar ist, solltest du dir die Frage stellen: "Wurden diese Ausgaben ausschließlich und vollständig im Rahmen der geschäftlichen Tätigkeit des Unternehmens oder zur Erzielung zusätzlicher Einnahmen getätigt?" Wenn die Antwort "Ja" lautet, ist es wahrscheinlich möglich, die Kosten abzusetzen. Dennoch ist es in steuerlichen Angelegenheiten immer empfehlenswert,sich von einem Steuerberater beraten zu lassen!
