Geschäftsreiserichtlinien: Alles, was du wissen musst!

Trends bei Geschäftsreisen haben in den letzten Jahren dazu geführt, dass immer mehr Angestellte geschäftlich unterwegs sind. Im Zuge dieses Wandels haben sich die Buchungen von Geschäftsreisen seit 2019 fast verdoppelt.

Entsprechend steigt auch der Bedarf an klaren, umfassenden Richtlinien für Geschäftsreisen, an denen sich die Mitarbeitenden (und ihr Unternehmen) orientieren können.

Wenn du eine neue Richtlinie für Geschäftsreisen erstellen oder die bestehende Richtlinie deines Unternehmens optimieren willst, bist du hier genau richtig.

In diesem Leitfaden erfährst du alle Vorteile, Verfahren und Best Practices, um ein möglichst effektives Richtliniendokument zu erarbeiten. Doch zunächst einmal die Frage: Was genau ist eine Richtlinie für Geschäftsreisen und brauchst du wirklich eine?

Was ist eine Geschäftsreiserichtlinie?

Eine Richtlinie für Geschäftsreisen ist ein formales Dokument, in dem ein Unternehmen Regeln und Verfahren für Geschäftsreisen von Mitarbeitenden festlegt. Diese Richtlinie stellt sicher, dass deine Mitarbeitenden bei beruflich veranlassten Reisen das Unternehmensprotokoll befolgen, indem sie ihnen alle dafür wichtigen Informationen an die Hand gibt.

Richtlinien für Geschäftsreisen beinhalten auch Regeln für die Zeit vor und nach der Geschäftsreise, etwa für die Buchung von Reisearrangements und die Erfassung von Reisekosten.

Sie sind also nicht nur auf die Geschäftsreise selbst beschränkt.

Wozu brauchen wir eine Reiserichtlinie?

Die Erstellung einer Reiserichtlinie ist zwar nicht gesetzlich vorgeschrieben, aber es gibt rechtliche Verpflichtungen in Bezug auf Geschäftsreisen, die durch eine Richtlinie abgedeckt werden können.

Arbeitgeber haben zum Beispiel eine Sorgfaltspflicht und müssen die Sicherheit ihrer Mitarbeitenden gewährleisten. Außerdem muss das Unternehmen verschiedene Vorschriften im Zusammenhang mit steuerlichen Auswirkungen, Kostenerstattungen und Visabestimmungen erfüllen. Eine Richtlinie für Geschäftsreisen zeigt, dass die Verfahren deines Unternehmens all diese Aspekte berücksichtigen.

Auch wenn dein Unternehmen rechtlich gesehen keine Richtlinie für Geschäftsreisen „braucht“, kann es mit einem solchen Regelwerk von zahlreichen Vorteilen profitieren.

7 Vorteile einer Richtlinie für Geschäftsreisen

Es gibt einige Möglichkeiten, wie dein Unternehmen von einer Reiserichtlinie für Mitarbeitende profitieren kann. Eine Richtlinie für Geschäftsreisen bietet unter anderem folgende Vorteile:

Klarheit und Transparenz schaffen

Eine gute Richtlinie für Geschäftsreisen schafft Klarheit in Bezug auf die Erwartungen und Verantwortlichkeiten deines Unternehmens und der Beschäftigten bei Geschäftsreisen. Wenn alle Regeln klar dokumentiert sind, gibt es keine Grauzonen und kein Rätselraten mehr, wovon letztendlich alle Beteiligten profitieren.

Mitarbeitende besser schützen

Arbeitgeber müssen ihrer gesetzlichen Sorgfaltspflicht nachkommen, indem sie gewisse Sicherheitsprotokolle beachten und potenzielle Risiken im Zusammenhang mit Geschäftsreisen verringern. Du kannst in deine Richtlinie Sicherheitsmaßnahmen für Geschäftsreisen integrieren, zum Beispiel für Gesundheitsschutz, Notfallpläne und die Notwendigkeit einer Reiseversicherung.

Solche Maßnahmen verbessern die Sicherheit der Beschäftigten und zeigen, dass dir dieses Thema wichtig ist. Gleichzeitig schützen sie das Unternehmen vor Haftungsansprüchen, falls Mitarbeitende die Unternehmensrichtlinien missachten und sich selbst in Gefahr bringen.

Reisekosten kontrollieren

Einer der größten Vorteile einer Reiserichtlinie für dein Unternehmen: die Kontrolle und Verwaltung der Kosten im Zusammenhang mit Geschäftsreisen.

In deiner Richtlinie legst du Regeln für die Buchung von Reisen und Unterkünften, die Übernahme von Reisekosten und die Erstattung der Auslagen von Mitarbeitenden fest. Darüber hinaus kannst du bestimmen, welche Mobilitätsoptionen erlaubt sind und welche Anbieter bevorzugt werden, um die Kosten in Grenzen zu halten. Das trägt zur Kostenkontrolle bei, fördert die Effizienz und stellt sicher, dass alle Mitarbeitenden die vom Arbeitgeber festgelegten Budgetgrenzen einhalten.

Verwaltungsaufwand reduzieren

Eine klare, gut durchdachte Reiserichtlinie kann den Mitarbeitenden die Arbeit rund um Geschäftsreisen erleichtern, da sie den Prozess der Reisevorbereitung und andere damit verbundene Aufgaben vereinfacht.

Mit fest definierten Richtlinien entfällt ein Großteil der Unklarheiten, wodurch der gesamte Prozess wesentlich effizienter wird. Hinzu kommt, dass Reiserichtlinien die Arbeitsbelastung von Travel Managern und Personalverantwortlichen reduziert, die bei Fragen zu Geschäftsreisen auf die Unternehmensrichtlinien verweisen können.

Öffentliche Wahrnehmung optimieren

Eine Reiserichtlinie definiert, wie sich Mitarbeitende bei der Vertretung des Unternehmens nach außen verhalten sollen, und stellt so das gewünschte Verhalten auf Geschäftsreisen sicher. Sie zeigt auch, dass dir das Wohlergehen der Beschäftigten und verantwortungsvolle Geschäftspraktiken wichtig sind, was sich positiv auf den Ruf des Unternehmens auswirkt.

Unternehmenskultur verbessern

Jedes offizielle Dokument, das die Transparenz bei Geschäftsreisen fördert, ist gut für die Unternehmenskultur. Eine Richtlinie für Geschäftsreisen ist fair, weil sie für alle Mitarbeitenden die gleichen Regeln und Verfahren vorsieht.

Im Falle von rollenspezifischer Flexibilität (z. B. wenn Führungskräfte ein größeres Reisebudget haben) können diese Punkte in der Reiserichtlinie klargestellt werden, damit alle die möglichen Unterschiede bei Geschäftsreisen nachvollziehen können.

Neues Personal gewinnen

Auch wenn das Dokument selbst nicht öffentlich zugänglich ist, lassen sich wahrscheinlich Teile deiner Reiserichtlinie für das Personalmarketing nutzen, um qualifizierte Fachkräfte für das Unternehmen zu gewinnen.

Umfasst deine Richtlinie beispielsweise eine Regelung zu Bleisure Travel im Rahmen von Geschäftsreisen?

Gibt es Gamification-Anreize für die Mitarbeitenden, um die Einhaltung des Reiseprotokolls zu verbessern?

Solche Argumente eignen sich hervorragend für das Employer Branding deines Unternehmens.

Best Practices für Reiserichtlinien

Hier sind einige wichtige Best Practices, mit denen du die perfekte Reiserichtlinie für dein Unternehmen erstellst:

1. Klar, ansprechend und prägnant formulieren – Wenn du willst, dass die Mitarbeitenden sich mit deinen Reiserichtlinien auseinandersetzen und sie letztendlich auch einhalten, müssen die Regeln leicht lesbar und nachvollziehbar sein. Überlasse nichts der Interpretation!
2. Sicherstellen, dass alles abgedeckt ist – Es gibt einige wichtige Themen, die jede Richtlinie für Geschäftsreisen behandeln muss, um ihre Rolle zu erfüllen. Du findest sie im nächsten Abschnitt, in dem wir näher auf den Inhalt einer Reiserichtlinie eingehen.
3. Reiserichtlinie regelmäßig aktualisieren – Eine Reiserichtlinie sollte niemals statisch sein, sondern immer flexibel und offen für Veränderungen, vor allem, wenn dein Unternehmen wächst. Überprüfe regelmäßig anhand von Mitarbeiterfeedback, eigenen Reisedaten und etwaigen Änderungen der Marktbedingungen oder des Unternehmensbudgets, ob deine Richtlinie für Geschäftsreisen noch auf dem neuesten Stand ist oder ob ein Update ansteht.
4. Beschäftigte in den Mittelpunkt stellen – Eine Reiserichtlinie, in der es nur um Regeln, Vorschriften, Verfahren und Konsequenzen bei Missachtung geht, wird deine Mitarbeitenden nicht zur Einhaltung motivieren. Sorge dafür, dass deine Reiserichtlinie die Bedürfnisse der Mitarbeitenden aufgreift und sich darauf konzentriert, wie und warum die Regeln für sie von Vorteil sind (was wiederum dem Unternehmen zugute kommt).
5. Nachhaltigkeitsmaßnahmen integrieren – Die meisten Unternehmen haben im Zusammenhang mit Geschäftsreisen bestimmte Nachhaltigkeitsziele zu erfüllen. Es empfiehlt sich daher, in der Reiserichtlinie auch auf die Erwartungen rund um die Verfolgung und Reduzierung der CO2-Emissionen auf Geschäftsreisen einzugehen.

Wie man eine Richtlinie für Geschäftsreisen verfasst

Es gibt eine ganze Reihe von Mustervorlagen für Reiserichtlinien, an denen du dich orientieren kannst. Sie eignen sich besonders für kleinere Unternehmen, die erstmals eine eigene Richtlinie für Geschäftsreisen erstellen. Die einzelnen Vorlagen geben ein grundlegendes Layout und gewisse Formulierungen vor, sodass du nur noch den Inhalt an die Verfahren deines Unternehmens anpassen musst.

Was gehört in eine Reiserichtlinie?

Wenn du dein Dokument von Grund auf ohne eine Mustervorlage für Reiserichtlinien verfassen willst, solltest du die folgenden Eckpunkte berücksichtigen:

• Buchungsprozess und Genehmigungsverfahren – Mit welchen Tools sollen die Mitarbeitenden ihre Reisen und Unterkünfte buchen? Buchen die Beschäftigten selbst oder leiten sie Buchungsanfragen an Vorgesetzte weiter?
• Regeln für die Reisekostenabrechnung – Was kann als Reisekosten abgerechnet werden und was nicht (besonders wichtig in Kombination mit Bleisure Travel)? Gibt es Firmenkreditkarten? Wie werden Reisekosten eingereicht und welche Fristen gelten dafür?
• Vorgaben für Reise und Unterkunft – Hierzu zählen Hotelbudgets, bevorzugte Mobilitätsoptionen und zulässige Reiseklassen.
• Richtlinien für sicheres Reisen – Notfallverfahren, Krankenversicherungsschutz und Vorsichtsmaßnahmen bei Reisen in Hochrisikogebiete.
• Rechtliche Anforderungen – Informationen über die Einhaltung geltender Gesetze und Vorschriften, einschließlich Visa- und Steuerbestimmungen.
• Nachhaltigkeit – Hat dein Unternehmen Nachhaltigkeitsziele zu erfüllen? Deine Reiserichtlinie sollte deine Strategie für nachhaltiges Reisenskizzieren und auch Richtlinien zur Verfolgung der CO2-Emissionen für Travel Manager enthalten.

Freenow macht Richtlinien für Geschäftsreisen einfacher

Wenn deine Geschäftsreisen komplex sind, kann sich eine Geschäftsreiseplattform wie FREENOW lohnen, die alle Reisearrangements sowie Fahrt- und Flugbuchungen für deine Mitarbeitenden zentral zusammenführt.

Mit den Geschäftsreiselösungen von FREENOW erhältst du Tools und Technologien, mit denen du dein Geschäftsreisemanagement optimieren und den Reisebedarf des Unternehmens besser verwalten kannst.

FREENOW bietet fertige Lösungen für die meisten Kernelemente deiner Reiserichtlinie, darunter:

• Reisekostenabrechnung und Belege
• Buchungsverfahren
• Nachhaltigkeit und CO2-Bilanz
• Flexibilität und Mitarbeiterfeedback
• Kostenkontrolle
• Compliance

Mit dem Premium-Feature kannst du mit dem Reiserichtlinien-Builder individuelle Reiserichtlinien für jede Abteilung oder jeden Mitarbeitenden erstellen. Dank einer monatlich zusammengefassten Abrechnung wird das Geschäftsreisemanagement für dein Unternehmen - und natürlich für dich - zum Kinderspiel!

Im hektischen Geschäftsleben hilft dir eine zuverlässige Reiserichtlinie, die komplexen Anforderungen der Geschäftsreisen zu meistern. Von der Kostenkontrolle bis hin zum Wohlbefinden deiner Mitarbeiter*innen - eine gute Reiserichtlinie ist der Schlüssel zum Erfolg.