Flottenmanagement: So optimieren Unternehmen ihren Fuhrpark

In Deutschland sind 5,7 Millionen dienstlicher Fahrzeuge auf den Straßen unterwegs. Diese Flotten bilden das Rückgrat vieler Unternehmen. Sie sind die Grundlage vieler mittelständischen Betriebe und ermöglichen reibungslose Prozesse. Von Spedition bis Vertrieb.

Doch mit der wachsenden Anzahl von Fahrzeugen steigen auch die Herausforderungen im Fuhrparkmanagement. Zwischen Kosten und Effizienz. Nachhaltigkeit und Transparenz. Flottenverantwortliche stehen vor der Aufgabe, all diese Aspekte miteinander zu verbinden und viele Stakeholder zufriedenzustellen.

Lass uns zunächst zu den Grundlagen zurückkehren: Was genau ist Flottenmanagement?

Was ist Flottenmanagement?

Das Flottenmanagement, auch Fleet Management oder Fuhrparkmanagement (FM) genannt, kümmert sich um alle dienstlichen Fahrzeuge eines Unternehmens. Diese Fahrzeuge werden vereinfacht auch "Flotte" genannt.

Eine Flotte besteht aus allen Fahrzeugen eines Unternehmens, die für die Arbeit genutzt werden. Neben Autos können dies auch LKWs oder E-Scooter sein.

Das FM ist vor allem für Unternehmen wichtig, die eine große Anzahl von Fahrzeugen einsetzen. Dazu zählen zum Beispiel Bau-, Transport- und Logistikunternehmen, Lieferdienste und öffentliche Verkehrsbetriebe. Aber auch darüber hinaus, haben viele Unternehmen haben Firmenwagen, die sie ihren Mitarbeitenden zur Verfügung stellen.

Die erfolgreiche Verwaltung dieser Fahrzeugflotten ist eine echte Herausforderung. FM umfasst die Anschaffung, den Betrieb, die Wartung und die Entsorgung von Fahrzeugen im täglichen Betrieb eines Unternehmens. Dabei spielt das Thema Digitalisierung, insbesondere durch von Fuhrparkmanagement-Software, eine immer größere Rolle.

Flottenmanager sorgen dafür, dass Fahrzeuge effizient, kostengünstig und nachhaltig genutzt werden. Das gilt für die heutige und zukünftige Nutzung der Fahrzeuge.

Wer und wie verwaltet eine Fahrzeugflotte?

Je nach Größe der Flotte gibt es einen oder mehrere Fuhrparkmanager. Diese werden auch Fleet Manager oder Flottenkoordinatoren genannt. Die Fuhrparkverantwortlichen haben viele Aufgaben:

Sie sind verantwortlich für die Beschaffung, Wartung und den Betrieb aller Fahrzeuge im Unternehmen. Außerdem ist es wichtig, alle rechtlichen Vorschriften sowie die Fürsorgepflicht einzuhalten. Der Fuhrparkmanager überwacht die Fahrtwege und Reisekosten.

Zu den Hauptaufgaben gehören:

• Beschaffung der Fahrzeuge: Auswahl von Kauf oder dem Leasing unter Einhaltung der Anforderungen des Unternehmens, z.B. Kosten, Kraftstoffeffizienz und Sicherheit.

• Fahrzeugwartung: Die regelmäßige Wartung und Instandhaltung trägt entscheidend zu Sicherheit bei. Dazu müssen regelmäßige Inspektionen und Reparaturen geplant und Wartungsarbeiten dokumentiert werden.

• Kraftstoffmanagement: Kraftstoffkosten machen einen großen Anteil der Flottenkosten aus. Zur Effizienzsteigerung der der Betriebskosten ist es unerlässlich, den Kraftstoffverbrauch zu kontrollieren. Auch die Verwaltung von Tankkarten bzw. die Schulung von kraftstoffsparenden Fahrpraktiken gehört zum Job.

• Flotten-Elektrifizierung: politische und gesellschaftliche Debatten machen es unabdingbar, CO2-Emissionen zu reduzieren. Als Flottenmanager ist der strategische Umstieg auf alternative Antriebe eine der Aufgaben.

• Fahrzeug-Entsorgung: Flottenmanager veralten den gesamten Lebenszyklus eines Fahrzeugs. Sobald ein Fahrzeug ausgedient hat, ist ihre Aufgabe, es durch Verkauf, Versteigerung oder auf andere Weise zu entsorgen.

• Planung und Organisation der Fahrzeugnutzung: Bei Poolfahrzeugen ist es wichtig, die Nutzung im Voraus zu planen. So kann die beste Auslastung sichergestellt werden.

• Verwaltung der Fahrzeugkosten: Eine genaue Überwachung der Kosten ist wichtig. Dazu gehören neben Wartung und Kraftstoff, Versicherung und Zulassungen. Diese Kontrolle hilft, die Ausgaben zu reduzieren. Dadurch kann die Rentabilität gesteigert werden.

• Compliance und Sicherheit: Schulung der Nutzenden gemäß der Fürsorgepflicht, sowie Überwachung der Leistungsfähigkeit der Fahrer*innen. Es muss sichergestellt werden, dass Sicherheitsprotokolle befolgt und Vorschriften eingehalten werden.

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass der Job von Fleet Managern anspruchsvoll und abwechslungsreich ist. Natürlich in der Abhängigkeit von Unternehmens- und Flottengröße. Sei arbeiten mit vielen internen und externen Stakeholder zusammen.

Warum ist Fuhrparkmanagement wichtig?

Fuhrparkmanagement ist ein zentraler Bestandteil der Mobilitätsstrategie, insbesondere wenn Mitarbeitende regelmäßig geschäftlich unterwegs sind. Eine gute Verwaltung des Fuhrparks sorgt für geringere Betriebskosten, bessere Effizienz und eine optimierte Nutzung der Fahrzeuge.

Modernes Flottenmanagement strebt dazu an, den CO2-Ausstoß zu senken. Zum Beispiel werden elektrische und hybride Antriebe bevorzugt oder alternative Mobilität wie Carsharing integriert.

• Kostenersparnis: Durch die richtige Verwaltung lassen sich Kraftstoffkosten und Reparaturen minimieren.

• Effizienz: Eine gut organisierte Flotte spart Zeit und optimiert den Einsatz von Ressourcen.

• Nachhaltigkeit: Integration E-Fahrzeuge und nachhaltige Mobilitätsformen.

Was leistet eine Flottenmanagement-Software?

Bei so vielen Aufgaben ist eine Flottenmanagement-Software oftmals eine sinnvolle Ergänzung des Arbeitsalltages. Sie hilft Firmen, ihre Fahrzeugflotte digital zu verwalten. Das umfasst die Buchung, die Routenplanung und die Abrechnung.

Flottenmanagement-Software-Lösungen bieten viele Funktionen:

• Automatisierung: Buchungen der Poolfahrzeuge, Abrechnungen und Berichte werden automatisiert.

• Echtzeit-Überwachung: Alle Fahrzeuge können in Echtzeit überwacht werden, wodurch Probleme sofort erkannt werden. Auch GPS-Tracking ist eine Anforderung vieler Unternehmen.

• Wartungsplanung

• Kraftstoffmanagement, Routen-Optimierung & Kostenanalyse

• Überwachung von Fahrerverhalten

• Einhaltung der Vorschriften und Berichterstattung

• Inventarverwaltung & Sicherheits- und Anti-Diebstahl-Funktionen

• Telematik-Integration

• CO2-Tracking: Unternehmen können ihren CO2-Ausstoß messen und emissionsarme Optionen fördern.

Welche Vorteile hat es Flottenmanagement und Geschäftsreisen gesamtheitlich zu denken?

Flottenmanagement und Geschäftsreisen sollten als eine Einheit betrachtet werden. Durch eine intelligente Verknüpfung beider Bereiche können Unternehmen ihre Mobilität effizienter gestalten. Oftmals werden Fuhrpark-Management und Geschäftsreisen in Unternehmen getrennt betrachtet, obwohl es große Schnittstellen zwischen den Bereichen gibt.

Eine Zusammenarbeit beider Abteilungen bietet:

• Transparenz & Effizienz: Eine klare Übersicht aller Fahrzeuge und Kosten hilft, unnötige Ausgaben und Leerfahrten zu vermeiden.

• Vereinfachte Abrechnung & Kostenkontrolle: Durch die bessere Planung und zentrale Erfassung aller Fahrten können Betriebskosten gesenkt werden.

• Flexible Mobilität: Mitarbeiter können je nach Bedarf das passende Verkehrsmittel wählen.

• Nachhaltigkeit: Integration von emissionsarmen Fahrzeugen oder Shared Mobility trägt zur Reduktion des ökologischen Fußabdrucks bei.

Eine Flottenmanagement-Software hilft, Mobilität nahtlos zu organisieren, indem sie die Reiseplanung mit der Verfügbarkeit der Fahrzeuge koordiniert. Zudem ermöglicht sie die einfache Integration alternativer Mobilitätslösungen wie Mietwagen, Taxis, E-Scooter oder Fahrräder.

Vorteile eines alternativen Flottenmanagement: FREENOW for Business

Wenn dein Unternehmen in Transport, Logistik oder Bauwesen arbeitet, brauchst du eine eigene Fahrzeugflotte. Alle anderen Unternehmen erkennen, dass eine nicht optimale Auslastung der Flotte sie sehr teuer zu stehen kommt.

Eine Alternative muss her. Wer würde nicht gerne, die größte Fahrzeugflotten von Elektro- und Null-Emissions-Fahrzeugen in Europa zur Verfügung haben? Ganz ohne Verwaltungsaufwand?

Mit FREENOW for Business kannst du deinen Mitarbeitenden den Zugriff auf unsere App vorgeben. Du siehst alle Fahrtdetails in Dashboards und kannst über individuelle Reiserichtlinien deine Vorgaben aufstellen. Dein Finanzteam kannst die Reisekosten einfach über monatliche Rechnungen verwalten.

Die Software von FREENOW erfasst außerdem die CO₂-Emissionen jedes einzelnen Mitarbeitenden und liefert detaillierte CO2-Berichte. Daten, die dir helfen Nachhaltigkeitsziele zu erreichen.

Mit FREENOW for Business wird das Flottenmanagement nicht nur einfacher, sondern auch nachhaltiger und kosteneffizienter.