Geschäftsreise organisieren: Planung und Management

Geschäftsreise organisieren: Planung und Management

Eine Geschäftsreise zu organisieren, erfordert eine sorgfältige Planung. Nur durch ein effektives Geschäftsreise-Management, kann sicher gestellt werden, dass alle Aspekte reibungslos verlaufen.

Vom Reiseziel und der Unterkunft bis zum Organisieren von Meetings und dem Budget. Jedes Detail kann den Reiseerfolg beeinflussen.

Hier stellt sich die Frage: Sind Geschäftsreisen in unserer digital vernetzten Welt wirklich noch erforderlich? Eine Umfrage von TravelPerk zeigt, dass 53 % der Befragten persönliche Treffen für den Erfolg des Unternehmens für wichtig halten. Zudem bereiten sich 60 % der Befragten auf persönliche Meetings besser vor als auf Online-Meetings.

Trotz Online-Meetings sind also Geschäftsreisen weiterhin wichtig, für die Ziele des Unternehmens. Eine gut geplante Reise steigert nicht nur die Produktivität, sondern hinterlässt auch einen positiven Eindruck bei Geschäftspartner*innen.

Wir betrachten nachfolgend die wichtigsten Aspekte der Planung und des Managements von Geschäftsreisen.

Geschäftsreisen organisieren ganz effizient

Eine Geschäftsreise zu planen, erfordert Zeit. Beginne frühzeitig, um die besten Preise für Flüge und Unterkünfte zu sichern. So kannst du das Budget einfacher einhalten.

Nutze digitale Tools für die Vorbereitung der Reise. Buchungsplattformen, Apps für Reisedaten und Online-Kalender helfen dir, alles zu organisieren und den Überblick zu behalten.

Mit der App von FREENOW kannst du beispielsweise zuverlässig Geschäftstaxis vor Ort buchen. Wenn du deine Reise gerne vorab planen möchtest, kannst du die Taxis auch vorbestellen. Du erhältst eine automatische Abrechnung der Taxikosten und kannst so nicht nur Zeit sparen, sondern auch Kosten reduzieren.

Vergiss nicht, bei der Reiseplanung die Richtlinien des Unternehmens zu beachten und die Reisenden darüber zu informieren. Zudem solltest du unerwartete Änderungen im Reiseverlauf berücksichtigen und Flexibilität einplanen.

Eine Geschäftsreise planen erfordert ebenfalls, nachhaltige Praktiken zu berücksichtigen, unter anderem umweltfreundliche Transportmittel und Unterkünfte. Dies stärkt nicht nur das Image des Unternehmens, sondern trägt auch zum Umweltschutz bei.

Tipps für die Geschäftsreise Planung: Checkliste

Eine gut organisierte Geschäftsreise kann den Unterschied zwischen Erfolg und Stress ausmachen. Hier ist eine umfassende Checkliste, die dir hilft, alle wichtigen Aspekte der Reiseplanung zu berücksichtigen:

Was vor der Dienstreise zu tun ist

Je früher du mit der Planung beginnst, desto mehr Zeit hast du, um alle Details zu berücksichtigen. Dies ermöglicht es dir, günstigere Optionen für Flug, Unterkunft und Mietwagen zu finden und vermeidet Last-Minute-Stress. Versuche, mindestens 3 bis 4 Wochen im Voraus zu planen, um alle Optionen in Ruhe zu prüfen.

1. Reiseziele und Zweck klären

• Definiere den Hauptzweck der Geschäftsreise (z. B. Meetings, Konferenzen, Kundenbesuche).
• Bestimme die wichtigsten Ziele und Ergebnisse, die du erreichen möchtest. Bevor du mit der Buchung beginnst, solltest du dir über das genaue Ziel der Reise im Klaren sein. Geht es um ein Meeting, eine Konferenz oder einen Geschäftsabschluss? Die Art der Reise beeinflusst, wie du sie organisierst. Definiere deine Prioritäten, um die besten Möglichkeiten für Unterkunft und Transport wählen zu können.
  

2. Reisedaten festlegen

Wähle die optimalen Reisedaten unter Berücksichtigung von Verfügbarkeiten und Terminen. Plane genügend Pufferzeit für eventuelle Verspätungen ein.

3. Reisebudget planen / Budget festlegen

Lege ein Gesamtbudget für die Reise fest. Berücksichtige Kosten für Transport, Unterkunft, Verpflegung und eventuelle Spesen.

Ein realistisches Budget ist entscheidend, um die Ausgaben im Rahmen zu halten. Erstelle eine detaillierte Kostenaufstellung, die alle Aspekte der Reise abdeckt. Zu den wichtigsten gehören folgende:

• Transport (Flüge, Zugfahrten, Mietwagen)
• Unterkunft (Hotels, Airbnb usw.)
• Verpflegung
• Nebenkosten (z. B. Konferenzgebühren, Parkgebühren, Taxis)
• Unvorhergesehene Ausgaben

Achte darauf, alle Spesenrichtlinien deines Unternehmens zu berücksichtigen, um sicherzustellen, dass du im Budgetrahmen bleibst.

4. Reiserichtlinien prüfen & Angebote vergleichen

Überprüfe die Richtlinien des Unternehmens für Geschäftsreisen. Informiere dich über genehmigte Ausgaben und bevorzugte Anbieter. Nutze verschiedene Plattformen und Tools, um die besten Preise zu finden. Spezifische Software für das Management von Geschäftsreisen ist besonders effektiv.

5. Flüge und Transportmittel buchen / Transport buchen

Die Wahl des richtigen Verkehrsmittels hängt von der Entfernung und der Reisedauer ab. Wenn du fliegst:

Früh buchen: Je früher du buchst, desto günstiger sind in der Regel die Tickets. Achte auf flexible Ticketoptionen, falls sich deine Reisepläne ändern.

Alternativen prüfen: In manchen Fällen kann auch eine Zugfahrt oder ein Mietwagen eine komfortablere oder kostengünstigere Option sein. Buche Flüge, Züge, Taxis oder Mietwagen im Voraus. Überprüfe die besten Verbindungen und Transportmittel für die jeweilige Reise.

6. Unterkunft auswählen / reservieren

Wähle eine Unterkunft, die nahe an deinen Geschäftszielen liegt, um unnötige Reisezeiten zu vermeiden. Berücksichtige auch, ob du zusätzliche Annehmlichkeiten benötigst, wie z. B. ein gut ausgestattetes Büro im Hotel oder kostenloses WLAN.

Wähle eine Unterkunft, die in der Nähe der Arbeitsstätte liegt. Achte dabei auf Annehmlichkeiten wie WLAN, Frühstück und Parkmöglichkeiten.

7. Reiseversicherung abschließen

Für längere Reisen oder internationale Geschäftsreisen empfiehlt es sich, eine Reiseversicherung abzuschließen. Diese kann dich im Falle von Flugverspätungen, Gepäckverlust oder medizinischen Notfällen absichern.

8. Reiseunterlagen vorbereiten

Stelle alle erforderlichen Dokumente zusammen. Erstelle einen Reiseplan mit wichtigen Kontaktdaten und Adressen. In der Regel benötigst du:

• Flugtickets und Buchungsbestätigungen

• Hotelreservierungen

• Visum (falls erforderlich)

• Reisepass und andere Ausweisdokumente

• Einladungsschreiben oder andere relevante Dokumente für Meetings oder Veranstaltungen

• Bei internationalen Reisen, prüfe deinen Impfschutz & führe deinen Impfausweis mit

9. Packe deinen Koffer

Überlege dir ob Handgepäck oder Aufgabegepäck. Wenn es bei Handgepäck bleibt, entscheide, ob Koffer oder Rucksack die bessere Wahl für dich sind. Mit unserer Packliste bist du auf der sicheren Seite. Hake einfach ab und passe ggf. je nach Reiseziel minimal an.

10. Weitere Vorbereitungen der Geschäftsreise-Planung

Bereite dich gut auf alle geschäftlichen Treffen und Präsentationen vor. Schicke vorab alle notwendigen Unterlagen, wie z. B. Agenda, Präsentationen oder Vertragsentwürfe, an alle Beteiligten. Es kann auch hilfreich sein, die genaue Location der Meetings zu überprüfen, damit du den besten Weg dorthin findest und keine Zeit verlierst.

Was während der Dienstreise zu tun ist

Gute Vorbereitung einer Dienstreise ist die halbe Miete, auch damit du vor Ort deine Zeit mehr genießen kannst.

1. Flexibilität

Obwohl eine detaillierte Planung wichtig ist, sollte auch immer ein gewisses Maß an Flexibilität eingeplant werden. Unvorhergesehene Situationen können auftreten, wie z.B. Flugverspätungen, unerwartete Änderungen bei den Geschäftstreffen oder andere unvorhergesehene Ereignisse.

Ein Plan B für solche Fälle kann helfen! Halte dich an den geplanten Reiseverlauf, sei jedoch flexibel bei Änderungen. Nutze Apps zur Überwachung von Geschäftsreisen, um aktuelle Daten zu erhalten.

2.Effizient arbeiten und produktiv bleiben:

Arbeitszeiten einhalten: Auch wenn du nicht im Büro bist, solltest du deine Arbeitszeiten und -aufgaben im Auge behalten. Versuche, den Arbeitsaufwand so zu organisieren, dass du während der Reise nicht überfordert bist.

Technologie nutzen: Stelle sicher, dass du Zugriff auf alle notwendigen Tools und Anwendungen hast (z.B. VPN, Cloud-Dienste). So kannst du auch unterwegs produktiv sein.

3. Gesund und fit bleiben:

• Ernährung: Achte darauf, dich gesund zu ernähren. Vermeide es, dich mit Fast Food oder zu viel Koffein und Zucker zu überlasten.
• Bewegung: Versuche, in deine Reiseaktivitäten Bewegung einzubauen.Ein Spaziergang nach dem Mittagessen oder eine kurze Sporteinheit im Hotel kann helfen, Stress abzubauen und fit zu bleiben.
• Hydratation: Trinke ausreichend Wasser, vor allem wenn du viel fliegst oder viel unterwegs bist.

4. Die Umgebung erkunden:

• Freizeit nutzen: Wenn es die Zeit zulässt, nutze die Gelegenheit, die Stadt oder Region zu erkunden. Du kannst nicht nur etwas Neues entdecken, sondern es hilft dir auch, den Kopf freizubekommen und Stress abzubauen.
• Lokale Kultur und Essen: Wenn möglich, kannst du kulturelle Angebote nutzen, um dein Erlebnis zu bereichern.

5. Kontakt mit deinem Team oder Vorgesetzten:

• Halte deine Kollegen oder Vorgesetzten regelmäßig über den Stand der Dinge auf dem Laufenden.
• Stelle sicher, dass du während der Arbeitszeiten erreichbar bist, sei es per E-Mail, Telefon oder Instant Messaging. Informiere dein Team über deine Reisepläne und sei für wichtige Fragen erreichbar. Halte die Kontaktdaten von Kollegen und Kunden bereit.

6. Sicherheitsvorkehrungen beachten:

• Achte auf deine persönliche Sicherheit, vor allem, wenn du in fremde oder weniger vertraute Regionen reist.
• Bewahre wichtige Dokumente wie deinen Reisepass sicher auf und sei vorsichtig im Umgang mit persönlichen Daten.
• Stelle sicher, dass du eine Notfallnummer für medizinische Notfälle sowie den Notfallkontakt deines Unternehmens parat hast.

7. Networking und Beziehungen pflegen:

Dienstreisen sind eine ideale Gelegenheit, um berufliche Beziehungen zu vertiefen. Nutze Pausen oder informelle Gespräche, um Kontakte zu knüpfen oder bestehende Beziehungen zu pflegen. Plane aber ebenso Zeit für dich selbst ein, zum Beispiel einen Abend lang Auszeit bei einem Abendessen alleine.

8. Nachhaltigkeit im Auge behalten:

Achte auf umweltfreundliche Transportmittel und Unterkünfte. Versuche, den ökologischen Fußabdruck während der Reise zu minimieren.

Was nach der Dienstreise zu tun ist

1. Reiseberichte erstellen

Halte die wichtigsten Ergebnisse, Meetings und Gespräche schriftlich fest. Dies hilft, die gewonnenen Daten für zukünftige Projekte zu sichern. Weitere Geschäftsreisen planen, ist so in Zukunft einfacher.Teile die Ergebnisse mit dem Team oder der Geschäftsleitung. Hinter jeder Reise steckt ein Ziel, daher darf auch das Reporting nicht zu kurz kommen.Nutze die gesammelten Erfahrungen, um zukünftige Reisen besser zu planen. Überlege, welche neuen Geschäftsziele sich aus der Reise ergeben haben.

2. Spesenabrechnung durchführen

Bewahre alle Belege und Rechnungen für die auf. Stelle sicher, dass alle Ausgaben dokumentiert sind. Organisiere die Belege und Rechnungen für die Spesenabrechnung. Reiche die Abrechnung zeitnah zur Erstattung ein.Einen Leitfaden zu den aktuellen Tagessätzen findest du im Artikel: . Dort steht, was du wissen musst.

3. Feedback einholen

Führe ein kurzes Meeting durch, um die gesammelten Erfahrungen zu besprechen und mögliche Verbesserungen zu diskutieren.Bewerte auf den Buchungsportalen Hotels, damit deine Kolleg*innen in Zukunft bessere Entscheidungen treffen können.

4. Kontakte pflegen

Nutze die Gelegenheit, um die während der Reise geknüpften Kontakte zu pflegen. Wenn es während der Reise zu interessanten Gesprächen oder Ideen kam, plane ein Follow-up.Falls noch nicht geschehen, füge die neuen Kontakte auf beruflichen Netzwerken hinzu.

Die Nachbereitung einer Geschäftsreise ist entscheidend, um gemachte Erfahrungen sinnvoll zu nutzen und zukünftige Reisen effizienter zu gestalten. Die Geschäftsreise nachzubereiten schafft außerdem die Verbindung zur ursprünglichen Planung und ermöglicht eine Bewertung, ob die angestrebten Ziele tatsächlich erreicht wurden.

Mit dieser Checkliste bist du gut vorbereitet, um Geschäftsreisen effizient zu planen und durchzuführen. So kannst du dich auf das Wesentliche konzentrieren: den Erfolg deiner geschäftlichen Aktivitäten.

Software zur Unterstützung einer Dienstreise

In der heutigen Geschäftswelt bietet Technologie eine Vielzahl von Lösungen für unsere alltäglichen geschäftlichen Anforderungen. Das Management von Geschäftsreisen ist keine Ausnahme.

Software und Anwendungen für Geschäftsreisen bieten zahlreiche Vorteile. Wir erwähnen anschließend die wichtigsten davon:

• Kostenersparnis: Lösungen für Geschäftsreisen helfen, das Budget zu verwalten, unnötige Ausgaben zu vermeiden und die Reisekosten zu minimieren.
• Zeitersparnis: Automatische Buchungssysteme und das Management von Reiseplänen sparen den Mitarbeitenden und den Travel Managern Zeit. Der schnelle Zugriff auf Optionen, sofortige Buchungen und Echtzeit-Updates minimieren den Verwaltungsaufwand.
• Einhaltung der Richtlinien: Reisemanagement-Software stellt sicher, dass die Mitarbeitenden die Reiserichtlinien des Unternehmens einhalten. Sie kennzeichnet automatisch nicht konforme Buchungen und bietet Alternativen.
• Kostenmanagement: Integrierte Tools für Berichte über Ausgaben erleichtern es, Reisekosten zu verfolgen und zu erstatten. So wird der Verwaltungsaufwand geringer und die verfügbaren Daten sind genauer.
• Verbesserte Berichte und Analysen: Detaillierte Berichte zeigen Reisemuster, Ausgaben und Probleme bei der Einhaltung von Richtlinien. Diese Daten helfen, bessere Entscheidungen zu treffen und Reiseprogramme zu optimieren.
• Verbessertes Reiseerlebnis: Maßgeschneiderte Optionen, mobiler Zugriff auf Reisepläne und 24/7-Support steigern die Zufriedenheit und Produktivität der Mitarbeitenden.
• Nachhaltigkeit im Blick: Viele Tools ermöglichen es, den CO₂-Fußabdruck zu verfolgen und nachhaltigere Reisepraktiken umzusetzen.

Wenn du die Vorteile von Software für Geschäftsreisen noch nicht nutzt, verpasst du eine wichtige Gelegenheit!

Fazit Reiseorganisation für Geschäftsreisen

Also, was ist das Wichtigste, wenn es um die Planung einer erfolgreichen Geschäftsreise geht?

Gute Vorbereitung ist das A und O! Denke vorher über die Ziele der Reise nach und buche rechtzeitig. Nimm dir ruhig ein paar Minuten, um eine To-do-Liste zu erstellen, die dir die Organisation erleichtern.

Und vergiss nicht: Eine gute Planung sorgt nicht nur dafür, dass du stressfreier reist, sondern auch, dass du dich voll auf die Inhalte konzentrieren kannst. So holst du das Maximum aus deiner Geschäftsreise raus!

Mit FREENOW hast du mehr Zeit für das Wesentliche. Du kannst deine Mobilität vor, während und nach der Reise optimieren. Papierbelege und Bargeld gehören der Vergangenheit an.